Bei einer Veräußerung kann die Verwaltung derbetroffenen Akten einige Probleme mit sich bringen.Welche Unterlagen müssen an die Käufer:innenübergeben werden, welche verbleiben beimUnternehmen? Manchmal müssen unter Zeitdruckund Einhaltung strikter Datenschutz- und Compliance-Vorgaben eine große Menge an Akten überprüft werden.

Dafür waren bislang Prüfer:innen und Analyst:innenverantwortlich, die jeden einzelnen Karton manuelldurchgehen mussten. In letzter Zeit werden immer mehrAkten digitalisiert.

Doch der Prozess bleibt zeit- und kostenaufwendig.Noch schwieriger wird es, wenn die Akten – wie so oft –über mehrere Archivräume oder gar externe Standorteverteilt sind und in den einzelnen Kartons mehrereAktentypen vermischt wurden.

Nun gibt es Abhilfe: Iron Mountain Smart Sort – eineWorkflow-Lösung, mit der Sie in kürzester Zeit großeMengen an Akten durchsuchen, sortieren, neu ordnenund verwalten können.

SO FUNKTIONIERT SMART SORT

Grundlegende Informationen aus den Kernanwendungen(z. B. die Policen-Nummern) werden mit den gescanntenoder manuell eingegebenen Aktenkennungenabgeglichen. Auf diese Weise entsteht ein aktuellesVerzeichnis aller Einzelakten und der Kartons, in denensie zu finden sind. Entscheidungen über die Handhabungder einzelnen Akten können dann automatischin Übereinstimmung mit den Anforderungen desUnternehmens getroffen werden.

Auf diese Weise konnte Smart Sort auch bei einerkomplizierten Veräußerung helfen.

WIE EINE GROSSE VERSICHERUNGVON SMART SORT PROFITIERTE

Situation

Ein großes Versicherungsunternehmen veräußerte eineSparte und musste innerhalb von 12 Monaten 1,9 MillionenPolicen an die zwei neuen Eigentümer:innen übergeben.

Herausforderung

Die Versicherung merkte bald, dass es mit den bestehendenArchivmanagment-Prozessen kaum möglich sein würde,die zu übergebenden Akten innerhalb der 12-Monats-Fristzusammenzustellen. Die Versicherungspolicen zum Beispielwurden nicht einheitlich abgelegt und waren mit anderenAktentypen vermischt. Außerdem fehlte für das Sortierenund Übergeben der Akten intern das Personal.

Smart Sort in Aktion

Ein professionelles Archivmanagement-Team von IronMountain machte sich an die Arbeit. Es nutzte Smart Sortund relevante Informationen aus den Kernanwendungendes Unternehmens für folgende Arbeitsschritte:

• Informationen bereitstellen, auf deren Grundlage das Unternehmen entscheiden konnte, ob die Akten behalten oder übergeben werden mussten
• Genau die Policen finden, die von der Veräußerung betroffen waren
• Alle Akten sortieren und den neuen Eigentümer: innen zuweisen
• Akten als aktiv oder inaktiv kennzeichnen
• Ein aktuelles Verzeichnis aller Einzelakten erstellen, in dem deren Lagerposition bis auf Kartonebene erfasst ist

VORTEILE VON SMART SORT

Unmittelbare Vorteile

• Das Unternehmen besitzt nun ein automatisiertes System, mit dem entschieden werden kann, welche Akten an die Käufer:innen übergeben werden müssen.
• Die zur Veräußerung gehörenden Akten wurden wie geplant innerhalb von 12 Monaten übergeben.
• Das Projekt konnte deutlich schneller und preisgünstiger umgesetzt werden als mit internem Personal.

Langfristige Vorteile

Das mit Smart Sort erstellte aktuelle Verzeichnisaller Einzelakten war nicht nur für die Veräußerunghilfreich: Das Unternehmen konnte damit auch seinArchivmanagement optimieren und Kosten senken. Absofort kann schnell und rechtssicher entschieden werden,welche Akten vernichtet werden müssen.

Smart Sort bietet dem Versicherungsunternehmen diefolgenden Vorteile:

• Akten sind zuverlässig, einfacher und schneller auffindbar
• Es kann rechtssicher entschieden werden, welche Akten vernichtet oder aufbewahrt werden müssen
• Keine vermischten Akten mehr und somit künftig Vernichtung ganzer Kartons möglich
• Weniger Platzbedarf für das Archiv – verringert die Kosten und ermöglicht Umgestaltung der Büroräume
• Einfachere Einhaltung von Aufbewahrungspflichten und Compliance-Vorgaben

MEHR ÜBER SMART SORT ERFAHREN

Smart Sort kann Sie bei allen Prozessen unterstützen, beidenen Akten sortiert und neu geordnet werden müssen.

Bitte wenden Sie sich direkt an Ihre:n Kundenbetreuer:inbei Iron Mountain oder füllen Sie unser Kontaktformular aus, um weitere Informationen zu erhalten. Erwähnen Sieim Kommentarfeld bitte das Angebot „Smart Sort“.