Elevate the power of your work
Πάρτε μια ΔΩΡΕΑΝ διαβούλευση σήμερα!
Case Study σάρωσης εγγράφων: Το Δημοτικό Συμβούλιο ψηφιοποιεi τις γραφειοκρατικές εργασiες
Ιστορίες επιτυχίας των πελατών μας
Το δημοτικο συμβουλιο βελτιστοποιει τις γραφειοκρατικες εργασιες εγγραφης αλλοδαπων με ψηφιακες διαδικασιες
Το δημοτικο συμβουλιο βελτιστοποιει τις γραφειοκρατικες εργασιες εγγραφης αλλοδαπων με ψηφιακες διαδικασιες
Η λύση της Iron Mountain ήταν λιγότερο δαπανηρή από την αγορά νέων μονάδων καρουζέλ και τη δημιουργία πρόσθετου χώρου γραφείων. Έχουμε λοιπόν όλα τα οφέλη της παραγωγικότητας και της συνεργασίας που προσφέρουν οι ψηφιακές ροές εργασιών.
Προκληση
Με πάνω από 11.000 χαρτοφύλακες αποθηκευμένους σε γερασμένες μονάδες καρουζέλ, το Γραφείο εγγραφής αλλοδαπών στο Schwäbisch Gmünd είχε ξεμείνει από χώρο, ενώ δαπανούσε πολύ χρόνο και μεγάλη προσπάθεια για τη διεκπεραίωση των αυξανόμενων υποθέσεων μετανάστευσης.
Λυση
Η Σάρωση αρχείων ασφαλείας της Iron Mountain® παρείχε μια διαδικασία γρήγορη, αποτελεσματική και συμβατή με τον γενικό κανονισμό για την προστασία δεδομένων (ΓΚΠΔ), μετατρέποντας τους έγχαρτους φακέλους και τις χειρόγραφες σημειώσεις σε ψηφιακά αρχεία για μεταφόρτωση μέσω SFTP στο σύστημα διαχείρισης εγγράφων του δημοτικού συμβουλίου.
Αποτελεσματα
Το προσωπικό εργάζεται πιο αποτελεσματικά και ανταποκρίνεται ταχύτερα στα αιτήματα των δικαστηρίων και των οργανισμών. Υπάρχει επίσης μικρότερος κίνδυνος να χαθούν ή να παραπέσουν σημαντικά έγγραφα. Άλλα οφέλη είναι η εξοικονόμηση χώρου, το χαμηλότερο κόστος αποθήκευσης και η συνεχής πρόσβαση σε αρχεία για τους εργαζόμενους που εργάζονται εξ αποστάσεως.
Απλοποιηση των πιεστικων γραφειοκρατικων διαδικασιων
Η αγορά τριών νέων καρουζέλ αποθήκευσης θα είχε κοστίσει περίπου ¤120.000 και θα συνεχίζαμε να έχουμε τα ίδια προβλήματα διαχείρισης και χώρου.
Ανεξελεγκτη εξαπλωση δυσκολα διαχειριζομενων αρχειων
Ξεπερασμένες εργασιακές πρακτικές βασισμένες σε έγγραφα
Η πόλη Schwäbisch Gmünd, που βρίσκεται στους γραφικούς πρόποδες των βουνών Swabian Alb και Dreikaiserberge, έχει περίπου 60.000 κατοίκους. Το δημοτικό συμβούλιο προσανατολιζόταν ήδη στο ψηφιακό μοντέλο δημόσιων υπηρεσιών και διαδικασιών ηλεκτρονικής διακυβέρνησης. Λόγω της εισροής προσφύγων, το Γραφείο μητρώου αλλοδαπών για τη μετανάστευση δεχόταν μεγάλες πιέσεις με αποτέλεσμα να βρεθεί στο επίκεντρο της προσοχής.
« Η διαχείριση αρχείων άρχισε να γίνεται όλο και πιο δύσκολη στο Γραφείο μητρώου αλλοδαπών», δήλωσε ο Υπεύθυνος έργου, Christian Dolle. «Υπήρχαν πάνω από 11.000 έγχαρτοι φάκελοι που φυλάσσονταν σε μονάδες αποθήκευσης καρουζέλ οι οποίες ήταν πεπαλαιωμένες και μη επισκευάσιμες. Γρήγορα ξεμείναμε από χώρο, έπρεπε να εγκαταστήσουμε προσωρινά ράφια που καταλάμβαναν όλο και περισσότερο χώρο στα γραφεία».
Μια αξιόπιστη περίπτωση εμπορικού ενδιαφέροντος
Έχοντας πρόσφατα εισαγάγει ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων και ενσωματώνοντάς το στο LaDiVA, ένα πρόγραμμα που χρησιμοποιείται από άλλες γερμανικές αρχές μετανάστευσης, το δημοτικό συμβούλιο άδραξε την ευκαιρία να κάνει την ψηφιακή πρόσβαση στα αρχεία τους. Η απόφαση είχε και οικονομική λογική. «Η αγορά τριών νέων καρουζέλ αποθήκευσης θα είχε κοστίσει περίπου ¤120.000 και θα συνεχίζαμε να έχουμε τα ίδια προβλήματα διαχείρισης και χώρου», προσθέτει ο Dolle.
Προτεινόμενες υπηρεσίες και λύσεις
Δημόσιος Τομέας
Ψηφιοποιήστε την πληροφορία, αυτοματοποιήστε τις διαδικασίες και μειώστε τα λειτουργικά σας κόστη, βελτιώνοντας παράλληλα τις υπηρεσίες σας.
InSight Content Management της Iron Mountain
Σύστημα ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων και αυτοματοποίησης ροής εργασιών
Ψηφιοποίηση Αρχείων
Εξελίσσοντας την επιχείρηση μέσω της ψηφιοποίησης και της αυτοματοποίησης.
