Μετασχηματίστε τις διαδικασίες καταχώρισης σημαντικών εγγράφων

Ψηφιοποίηση και ευρετηρίαση διαφορετικών τύπων εγγράφων, από πιστοποιητικά γέννησης έως πιστοποιητικά θανάτου, σε βιβλιοδετημένα βιβλία, φακέλους ή σε μικρομορφή, συμπεριλαμβανομένης της φυσικής τεκμηρίωσης και των επιχειρησιακών αρχείων του back-office, με ποιοτικούς ελέγχους, πρωτόκολλα πρόσβασης ασφαλείας και έξυπνες ροές εργασιών. Αξιοποιώντας την τεχνολογία οπτικής αναγνώρισης χαρακτήρων (OCR), όλα τα έγγραφα είναι πλήρως αναζητήσιμα με βάση το κείμενο ή το ευρετήριο και διατίθενται σε μορφές PDF, TIFF και Office σε 50 και πλέον γλώσσες.

Αποθήκευση κρυπτογραφημένων αρχείων σε ασφαλή αποθηκευτικό χώρο — Τα ηλεκτρονικά αρχεία θα κρυπτογραφούνται «κατά την ανάπαυση» και «κατά τη διακίνηση» μέσω ασφαλούς δικτύου στο οποίο η πρόσβαση θα περιορίζεται με κλειδιά κρυπτογράφησης. Τα δικαιώματα βάσει ρόλων επιτρέπουν στους εξουσιοδοτημένους χρήστες να έχουν πρόσβαση μόνο στις πληροφορίες που χρειάζονται, οπουδήποτε και όποτε τις χρειάζονται. Οι δημόσιες υπηρεσίες, όπως τα ληξιαρχεία, έχουν τη δυνατότητα να μοιράζονται αρχεία με εσωτερικούς και εξωτερικούς χρήστες είτε ως συνδέσμους είτε ως συνημμένα αρχεία email για προβολή ή λήψη, ανάλογα με την πρόσβαση που χορηγείται εύκολα στον παραλήπτη των ηλεκτρονικών δεδομένων.

Αναβαθμίστε τις δραστηριότητες των ληξιαρχείων και την εμπειρία των πολιτών με μια πιο αποτελεσματική και διαφανή διαδικασία. Η αυτοματοποίηση εγγράφων παρέχει μια κεντρική τοποθεσία για την αποθήκευση και ταξινόμηση ψηφιακών αρχείων, συμβάλλοντας έτσι στη λειτουργική αποτελεσματικότητα. Έχετε επίσης τη δυνατότητα να εφαρμόζετε αυτόματα κανόνες διατήρησης εγγράφων, ώστε να συμμορφώνεστε με τους κανονισμούς απορρήτου δεδομένων.

Τα σαρωμένα έγγραφα και οι εικόνες εισάγονται σε μια κεντρική πλατφόρμα μέσω της ροής εργασίας και συγκρίνονται με το σύνολο δεδομένων του υπάρχοντος μητρώου, προκειμένου να αντιστοιχιστεί η εικόνα με το σχετικό ψηφιακό αρχείο. Η χρήση της επεξεργασίας ML επιτρέπει την εξαγωγή όλων των σχετικών πληροφοριών από την εικόνα και επιτρέπει την αντιστοίχιση των εγγραφών που αντιστοιχούν στο ίδιο άτομο για τη δημιουργία μιας ψηφιακής ταυτότητας.

Εάν απαιτείται, μπορεί να εφαρμοστεί έλεγχος ποιοτικού ελέγχου (QC) προκειμένου να διασφαλιστεί η επιτυχής αντιστοίχιση μεταξύ μιας σαρωμένης εικόνας και μιας εγγραφής ή/και να εξαχθούν οι πληροφορίες που λείπουν. Οι εγγραφές που απορρίπτονται κατά τη διαδικασία ελέγχου ποιότητας ή που δημιουργούν μια επιχειρησιακή εξαίρεση (π.χ. αντίγραφα) μεταφέρονται στην ουρά χειρισμού εξαιρέσεων. Αυτές θα αντιμετωπίζονται από τις ομάδες της Iron Mountain σύμφωνα με τους συμφωνημένους επιχειρηματικούς κανόνες ή, όταν η εξαίρεση δεν εμπίπτει στους καθορισμένους επιχειρηματικούς κανόνες, θα τοποθετούνται στην ουρά εξαιρέσεων πελατών.

Η ενημερωμένη βάση δεδομένων των εγγραφών που περιέχει έναν μοναδικό δείκτη προς την εικόνα της εγγραφής (και τη θέση για σύνθετες εικόνες) μπορεί στη συνέχεια να εισαχθεί στην πλατφόρμα υπηρεσιών περιεχομένου της Iron Mountain για την ολοκληρωμένη διαχείριση πληροφοριών. Εναλλακτικά, τα εξαγόμενα μεταδεδομένα μπορούν να εισαχθούν σε ένα υπάρχον σύστημα αποθήκευσης περιεχομένου.

Με την εφαρμογή αυτής της λύσης, η διαχείριση των αιτημάτων των πολιτών μπορεί να γίνεται αυτόματα. Αυτό έχει ως αποτέλεσμα μια πιο οικονομική και αποτελεσματική διαδικασία για τους κυβερνητικούς φορείς και μια καλύτερη εμπειρία για τους πελάτες.

Αποκτήστε ορατότητα και αξιοποιήστε μεγάλο όγκο δεδομένων και ενεργήστε γρήγορα μετά από αιτήματα των πολιτών για πρόσβαση στα αρχεία τους. Με την εφαρμογή της πλατφόρμας υπηρεσιών περιεχομένου της Iron Mountain, οι πίνακες ελέγχου παρέχουν οπτική απεικόνιση των δεδομένων και των μετρήσεων για αξιόπιστες πληροφορίες που βοηθούν στην απόκτηση καλύτερου ελέγχου των αρχείων που ζητούνται συχνότερα. Τα πεδία πρωτογενών δεδομένων, τα οποία σε συνδυασμό δημιουργούν μια μοναδική αναφορά για κάθε εγγραφή, αντιστοιχίζονται με τα υπάρχοντα δεδομένα των δημόσιων υπηρεσιών προκειμένου να συνδεθεί κάθε εγγραφή με το αντίστοιχο σύνολο δεδομένων. Η διατήρηση μιας ψηφιακής βάσης δεδομένων σε μια πλατφόρμα υπηρεσιών περιεχομένου θα επιτρέψει σημαντική εξοικονόμηση πόρων για τις κρατικές υπηρεσίες χάρη στην επαλήθευση των αιτήσεων διαβατηρίων με βάση τα δεδομένα εγγραφής που τηρούνται στο μητρώο, αντί να απαιτείται από τους αιτούντες να υποβάλλουν κάθε φορά έγγραφα σε έντυπη μορφή.