Un hospital reduce los costes de almacenamiento de registros y mejora la visibilidad y el cumplimiento con smart sort de iron mountain

Los historiales médicos son esenciales para la atenciónal paciente pero también están muy regulados.Cualquier decisión sobre su gestión (es decir, quédebe conservarse y durante cuánto tiempo, asícomo qué debe destruirse) debe cumplir las leyes ynormativas que protegen la integridad y seguridad dela información sanitaria.

Cuando un gran centro médico estadounidense decidiótomar el control de su programa de gestión de datos,se dio cuenta de la necesidad de mejorar la visibilidada nivel de archivo, junto con un proceso más eficiente ydefendible para tomar decisiones sobre la eliminaciónde documentos. El centro médico, que buscaba unproceso para satisfacer su necesidad a corto plazo detrasladar los registros fuera de las instalaciones, asícomo un sistema de gestión de registros simplificado alargo plazo, recurrió a Smart Sort de Iron Mountain.

CÓMO FUNCIONA SMART SORT

Con Smart Sort, las organizaciones pueden localizar,ordenar, reorganizar y gestionar un gran número deregistros con mayor claridad. Smart Sort es una soluciónde flujo de trabajo que utiliza información mínima (porejemplo, los números de los registros de los pacientes) delas aplicaciones principales de una organización y hacecoincidir esa información con un escaneo o una entradaclave del identificador del archivo.

La tecnología Smart Sort fue diseñada para automatizarla toma de decisiones y la asignación de datos una vezque se identifica una coincidencia. Como resultado, secrea una visibilidad completa a nivel de archivo para cadacaja individual, y se permite a las organizaciones tomarrápidamente decisiones sobre la eliminación de cada archivo.

Veamos con más detalle cómo este importante centromédico aprovechó las ventajas de Smart Sort.

Utilizando Smart Sort para la visibilidad y el cumplimiento de la normativa en el almacenamiento de historiales médicos

UN CENTRO MÉDICO MEJORA EL PROCESO DE GESTIÓN DE REGISTROS CON SMART SORT

Situación

Para hacer sitio a nuevas iniciativas de atención alpaciente, un centro médico se propuso liberar espaciotrasladando sus archivos en papel a una instalaciónexterna. Antes de almacenar sus archivos, queríanidentificar todos los registros que podían destruirse parareducir el riesgo y los costes de almacenamiento.

Reto

Cualquier medida que tome una organización sanitariacon respecto a los historiales de los pacientes debeser defendible. Debe cumplir estrictamente con lasleyes estatales y europeas, así como con las normasde privacidad de la asistencia sanitaria y los acuerdoscontractuales (por ejemplo, con las compañíasde seguros). El centro médico se dio cuentarápidamente que carecía de la visibilidad necesariay de un proceso establecido para tomar decisionesdefendibles sobre qué registros conservar y cuáleseran susceptibles de ser destruidos.

Smart Sort en acción

Un equipo de profesionales de la gestión de registrosde Iron Mountain se puso manos a la obra. MedianteSmart Sort, junto con la información relevanteextraída del índice maestro de pacientes del centromédico y el calendario de retención de registros,pudieron rápidamente:

• Revisar la base de datos de expedientes y el calendario de conservación para identificar todos los expedientes gestionados y evaluar la posibilidad de destruirlos
• Escanear los identificadores de los registros de los archivos individuales
• Organizar y revisar los expedientes por año de eliminación y crear una lista actualizada, con la ubicación de todos los expedientes a nivel de caja individual
• Clasificar y guardar todos los expedientes según el calendario de conservación
• Iniciar la destrucción inmediata de los registros elegibles para reducir los costes de almacenamiento y mitigar potenciales riesgos legales, de auditoría y de incumplimiento.

MÁS INFORMACIÓN SOBRE SMART SORT

Cualquier proceso empresarial que implique laclasificación y organización de registros puedebeneficiarse de Smart Sort.

Para obtener más información o solicitarla, ponte encontacto directamente con tu gestor de cuentas de IronMountain. Ve a nuestra página web de Smart Sort, orellena este formulario e incluye las palabras “SmartSort” en los comentarios.

POR QUÉ ELEGIR SMART SORT

• Reubicación
  /reconfiguración de las instalaciones existentes
• Reducción del almacenamiento de registros

• Adquisiciones
• Desinversiones
• Fusiones
• Acciones legales
• Archivos reglamentarios
• Iniciativas de transformación digital