Arkivering av personalhandlingar

Arkivering av personalhandlingar måste skötas enligt flera olika lagar och regler såsom GDPR och bokföringslagen. Bland annat ska lönehandlingar sparas i sju år enligt bokföringslagen och de måste sparas enligt dataskyddsförordningen, även kallad GDPR, som reglerar behandlingen av personuppgifter. En del personalhandlingar måste du arkivera fysiskt på papper medan vissa räcker det med att du arkiverar digitalt.

På Iron Mountain är vi experter på all typ av arkivering och hjälper dig arkivera personalhandlingar på ett säkert och effektivt sätt enligt alla rådande lagar och bestämmelser. Med vår tjänst digital arkivering samlar du alla företagets fysiska och digitala personalhandlingar på ett och samma ställe och får tillgång till allt direkt i ett enda smidigt gränssnitt. Vi kan arkivera dina fysiska personalhandlingar i våra toppmoderna säkerhetsanläggningar och du kan snabbt och enkelt få ut just de dokument du behöver när du behöver det.

 

Vilka personalhandlingar ska arkiveras?

Personalhandlingar som finns i en verksamhet är många och de flesta behöver arkiveras i en viss tid. Vanliga handlingar är anställningsavtal, ansökningshandlingar, tidrapporter, kollektivavtal, löneunderlag, semesterlistor och urtag ur belastningsregister. De flesta av dessa dokument måste arkiveras i minst sju år men då till exempel löneunderlag har en preskriptionstid på tio år bör dessa sparas tills preskriptionstiden har löpt ut. Du är själv ansvarig för att arkivera personalhandlingar på rätt sätt och se till att du arkiverar dem tillräckligt länge. Med Iron Mountains digitala arkiveringslösning kan du känna dig trygg med att allt arkiveras enligt alla lagar och regler. Du får dessutom notiser om personalhandlingar som håller på att gå ut och behöver förnyas eller ska destrueras.

Arkivering personalhandlingar GDPR

Det som nästan alla personalhandlingar har gemensamt är att de innehåller personuppgifter vilket innebär att du måste arkivera personalhandlingar enligt GDPR. GDPR, som egentligen benämns som Dataskyddsförordningen, är en lag som reglerar just behandlingen av personuppgifter. Några av principerna du måste följa är bland annat följande:

• Du får bara samla in personuppgifter för specifika, särskilt angiva och berättigade ändamål.
• Du får inte behandla fler personuppgifter än vad som behövs för ändamålet.
• Du ska se till att alla personuppgifter är riktiga.
• Du ska radera alla personuppgifter när de inte längre behövs.
• Du ska skydda alla personuppgifter så att inte obehöriga får tillgång eller att de kan förloras.

Alla dessa principer och många fler har vi på Iron Mountain koll på och vi kan hjälpa dig arkivera personalhandlingar enligt GDPR.

Digital och fysisk arkivering av personalakter med Iron Mountain

Vi är experter på arkivering och skräddarsyr alltid våra lösningar efter dina behov. Med vår tjänst Digital arkivering slipper du allt administrativt pappersarbete som ofta är både tråkigt och tidskrävande. Vi samlar alla personalhandlingar och du kan enkelt komma åt dem via vår smidiga webportal ReQuest Web oavsett om du arbetar från kontoret eller någon annanstans i världen. Du får en tydlig överblick av alla era arkivhandlingar och hittar snabbt de du behöver.

Fördelar med digital arkivering av personalakter:

• Du slipper onödigt pappersarbete – Vi kan skanna in dina fysiska papper och därmed samla dina digital och fysiska personalhandlingar på ett ställe. Därmed reduceras onödigt pappersarbete.
• Tydlig överblick – När allt ligger på ett och samma ställe får du en tydlig överblick över dina arkiverade personalhandlingar och kan hitta det du behöver på en gång.
• Minskad risk för informationsförlust – Risken för att viktiga personalakter ska försvinna minimeras när det lagras digitalt och säkert med våra arkiveringstjänster.

Det är oftast krav på att du även måste spara vissa fysiska personalhandlingar ett visst antal år. Detta tar upp mycket plats på kontoret och det är inte alltid helt lätt att hitta just de dokument du letar efter. På Iron Mountain kan vi arkivera dina fysiska personalhandlingar i våra säkra anläggningar. Du beställer sedan de arkiverade personalakter du behöver och vi levererar dem till dig på endast några timmar. Våra arkiv är belägna i bergrum 40 meter under marken och har toppmoderna säkerhetslösningar för att du ska känna dig trygg med att vi tar hand om ditt arkivmaterial säkert.

Våra arkiv är utrustade med följande:

• Larmade dörrar och portar med kameraövervakning dygnet runt
• Inbrott- och brandlarm kopplade direkt till larmcentral
• Moderna brandlarm och förebyggande åtgärder med bevisat brandsäker konstruktion och pålitlig vattentillförsel
• Omfattande kontroller av miljön så att dina arkivhandlingar skyddas mot yttre påverkan
• Full spårbarhet av ditt arkivmaterial
• Beprövade och certifierade arbetsmetoder med säkerhetsutbildad personal

Säkra arkiveringslösningar med Iron Mountain

På Iron Mountain har vi tagit hand om våra kunders informationshantering sedan 1951 och har samlat på oss en gedigen erfarenhet inom bland annat arkivering, lagring, Workflow Automation och ett av våra nyaste tillskott – Intelligent Content Service Platform. Vi behandlar alltid våra kunders informationstillgångar som att det vore våra egna och har ett starkt engagemang i allt vi gör. Med en skräddarsydd lösning från Iron Mountain arkiveras dina personalhandlingar enligt alla konstens regler.

Har du frågor kring arkivering av personalhandlingar eller någon av våra andra tjänster?

Kontakta oss på Iron Mountain så berättar vi mer!