Arkiveringsregler

Företag genererar varje dag mängder med dokument och material som behöver arkiveras enligt olika arkiveringsregler såsom arkiveringsplikten, bokföringslagen och GDPR. Arkiveringsreglerna kan vara en utmaning att ha koll på men här går vi igenom vad som gäller och vad du behöver tänka på.

På Iron Mountain har vi dessutom flera arkiveringstjänster för dig som vill slippa hålla koll på alla arkiveringsregler själv. Med våra tjänster arkivering, arkivkonsult och policy centre får du trygg och säker arkivering enligt alla rådande arkiveringsregler.

Arkiveringsregler för företag

Arkiveringsregler är olika lagar och policyer som bestämmer hur akriveringsmaterial såsom bokföring, personalhandlingar och andra viktiga dokument ska arkiveras. Arkiveringsregler för företag och organisationer bestämmer bland annat hur länge olika handlingar ska sparas och på vilket sätt.

Arkiveringsregler bokföring

Arkiveringsregler för bokföring som du framförallt bör ha koll på är bokföringslagen. Enligt bokföringslagen ska all bokföring sparas i sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. All räkenskapsinformation ska sparas i den form det mottogs eller i den form som det skapades om det är information ni själva satt ihop. För du över informationen till en digital form behöver originalet endast sparas i tre år medan den digitala varianten ska sparas i sju år.

Räkenskapsinformation som ska sparas enligt arkiveringsregler i bokföringslagen är bland annat följande:

• Balansräkning
• Grund- och huvudbokföring
• Årsredovisning
• Årsbokslut
• Förenklat bokslut
• Specifikation av balansräkningspost

Arkiveringsregler personalhandlingar

När det kommer till arkiveringsregler för personalhandlingar är GDPR det som reglerar hur materialet ska sparas. GDPR är en relativt ny arkiveringsregel som bland annat innebär följande:

• Personuppgifter får endast samlas in för specifika och särskilt angivna ändamål
• Du får endast behandla de personuppgifter som behövs för ändamålet
• Det är upp till dig att se till att alla personuppgifter är riktiga
• Personuppgifter som inte längre behövs ska raderas
• Personuppgifterna ska skyddas så inte obehöriga får tillträde eller att de riskerar att förloras

Så här ska arkiveringsmaterial sparas

Enligt de arkiveringsregler för företag och organisationer som finns så ska arkiveringsmaterial sparas på ett sådant sätt att det inte riskerar att förstöras eller spridas till obehöriga. Det får exempelvis inte finnas en ökad risk för översvämning, brand eller stöld. All information ska även vara lättåtkomlig och förvaras så att du har en bra översikt.

På Iron Mountain är vi experter på både fysisk och digital arkivering och följer alltid rådande arkiveringsregler. Vi har toppmoderna arkiveringslokaler med högsta säkerhet och flera system som ser till att all digital information sparas på rätt sätt och inte riskerar att läcka ut.

Vem är ansvarig för att arkiveringsregler för företag efterföljs?

Har du en enskild firma är det du själv som är ansvarig för all arkivering och att alla arkiveringsregler efterföljs. Är det ett aktiebolag eller handelsbolag ligger istället ansvaret för arkiveringsregler på företaget. Styrelse eller VD är den fysiska person som är det största ansvaret för arkivering och arkiveringsregler.

Iron Mountain har koll på rådande arkiveringsregler

På Iron Mountain har vi en gedigen erfarenhet av fysisk och digital arkivering och vet vad som krävs för att din information ska vara i säkra händer. Vi har alltid koll på rådande arkiveringsregler och ser till att ditt material sparas på rätt sätt.

Vi kan bland annat hjälpa dig med följande:

• Fysisk arkivering – Vi skyddar era fysiska tillgångar i våra arkiveringslokaler. Våra fysiska arkiv är belägna i bergrum 40 meter under marken och är utrustade med toppmoderna säkerhetslösningar så att er information alltid är i säkert förvar.
• Digital arkivering – Vi samlar allt er digitala information på ett och samma ställe där du kan få en överskådlig blick av ert arkivmaterial. Du får snabb tillgång digitalt och allt sparas enligt rådande arkiveringsregler och era förordningar.
• Policy Centre – Iron Mountains tjänst policy centre är en molnbaserad lösning som hjälper er att följa alla arkiveringsregler för företag, så att du alltid kan känna dig säker på att ni uppfyller era skyldigheter och krav.
• Hyllarkivering – Med vår lösning hyllarkivering ser vi till att ert aktiva arkivmaterial förvaras säkert och enligt alla arkiveringsregler. Du kan snabbt få åtkomst till just det material du behöver.
• Arkivkonsult – Våra experter kan hjälpa ditt företag att få ordning och struktur på ert arkiv samt ge stöd i er informationshantering. Vi hjälper er att optimera era processer så att ni kan fokusera på er kärnverksamhet.

Trygga arkiveringslösningar

På Iron Mountain behandlar vi alltid våra kunders arkiv och informationstillgångar som att det vore vårt eget. Vi känner ett starkt engagemang för arkiveringsregler och håller oss alltid uppdaterade när det kommer något nytt. Du kan vara säker på att ert arkiv hanteras enligt konstens alla regler.

Vill du veta mer om arkiveringsregler? Kontakta oss på Iron Mountain så berättar vi mer!