Abc för försvarbar disposition

Vad är försvarbar disposition?

Med få undantag har all information ett slutdatum. När det inträffar måste ett beslut fattas om huruvida informationen ska förstöras eller sparas för arkivering eller datautvinning. Denna process kallas dokumentdisposition. Avgörande för dokumentdispositionen är de juridiska och regulatoriska regler en verksamhet lyder under när det gäller lagring av dokument och deras schema för bevakning av handlingar (records retention schedule, RRS). När beslutet om att förstöra - eller behålla - handlingar är fattat måste processen genomföras på ett sätt som är förenligt med organisationens policy. Det kan innebära säker destruktion av pappersdokument eller avmagnetisering av band. Om handlingar måste bevaras av relevanta affärsskäl kan det innebära att de måste anonymiseras innan de flyttas till en datasjö (data lake).

Försvarbar dispostion innebär att man fattar beslut om hur data ska avvecklas baserat på en officiell policy och sedan flyttar dem till ett säkert arkiv eller förstör dem på ett säkert och lagligt sätt

Vad är ett schema för bevakning av handlingar (records retention schedule (RRS))?

För att kunna hantera officiella affärsdokument på rätt sätt, måste verksamheten ha ett officiellt auktoriserat schema för sin arkivering. Ett sådant schema konstrueras utifrån hur länge handlingar behöver sparas enligt lag i de affärsområden där man bedriver verksamhet. Den grundliga genomgång som schemat bygger på kan göras av en extern part eller av ett internt team. Oftast är verksamhetens jurister ansvariga för det slutliga godkännandet. I schemat listas de olika funktionerna i en organisation — som HR, ekonomiavdelning, försäljning och marknad — tillsammans med exempel på de grupper eller klasser av handlingar och dokument som representerar var och en av dem. En handling definieras som “information som skapas, tas emot och behålls i bevis- eller informationssyfte” av en organisation eller person av legala skäl eller för att kunna spåra affärstransaktioner. För varje kategori av handlingar, som leverantörsskulder, fordringar eller personlig information, tilldelas regler för lagring och arkivering baserat på de regulatoriska, juridiska och operationella krav som styr hur länge handlingarna i fråga måste bevaras.

Till exempel kan lagen kräva att en handling bevaras i tio år efter det att den skapats eller i sju år efter att en händelse har inträffat. Faktum är att vissa människor föredrar att kalla bevakningsschemat för arkivering av handlingar för ”destruktionsschema”, för att motverka att för mycket behålls. Verksamheter måste också fatta policybeslut om hur länge data och information som inte berör kärnverksamheten ska behållas. Oavsett om det är på papper eller i elektroniskt format.

Varför är försvarbar disposition så viktigt?

Även om de flesta verksamheter har ett schema för lagring, arkivering och kassering av dokument tvekar många människor inför att förstöra information. Det främjar en kultur att ”behålla allt”, vilket är frustrerande för disciplinerad arkivpersonal. Motviljan mot att avveckla och kassera drivs typiskt sett av ytterligare en faktor: frågan om vem som ska vara inblandad och göra jobbet.

Informationsstyrning bör inkludera IT, juridik, risk, compliance, informationshantering, dataanalys säkerhet och berörda affärsområden.

För att läsa hela innehållet på engelska, ladda ned detta dokument.