Krankenhaus bringt Ordnung in sein Archivmanagement

Branche

Gesundheitswesen

Herausforderung

Die Handhabung von Patientenakten im Gesundheitswesen muss stets rechtssicher geschehen. Dabei sind Gesetze sowie Datenschutzvorgaben und vertragliche Pflichten (z. B. gegenüber Versicherungen) einzuhalten. Das Krankenhaus merkte schnell, dass ihm die erforderliche Transparenz fehlte und es keinen Prozess gab, mit dem es rechtssicher entscheiden konnte, welche Akten weiter aufbewahrt oder vernichtet werden mussten. 

Lösung

Als ein großes Krankenhaus endlich Ordnung in sein Archivmanagement bringen wollte, erkannte es schnell, dass auf Ebene der einzelnen Akten die Transparenz fehlte, ebenso wie ein effizienter, rechtssicherer Prozess für die Vernichtung. Kurzfristig sollten Akten ausgelagert werden, langfristig wurde ein einfacheres Archivmanagement-System benötigt. Beides konnte Iron Mountain Smart Sort leisten.

So funktioniert Smart Sort

Mit Smart Sort können Unternehmen große Mengenan Akten transparenter durchsuchen, sortieren, neuordnen und verwalten. Smart Sort ist eine Workflow-Lösung, bei der grundlegende Informationen aus den Kernanwendungen (z. B. die Kennungen der Patientenakten) mit den gescannten oder manuell eingegebenen Aktenkennungen abgeglichen werden.

Sobald eine Übereinstimmung gefunden wird, laufen Entscheidungsfindung und Daten-Mapping mit Smart Sort automatisiert ab. So entsteht volle Transparenzbis auf Ebene der einzelnen Kartons und Akten,und Unternehmen können schneller als je zuvor Entscheidungen für die Aufbewahrung und Vernichtung Ihrer Akten treffen.

Auf diese Weise konnte Smart Sort auch dem Krankenhaus helfen.

Krankenhaus verbessert sein Archivmanagement mit Smart Sort 

Ein professionelles Archivmanagement-Team von Iron Mountain machte sich an die Arbeit. Es nutzte Smart Sort und relevante Informationen aus dem Master Patient Index und dem Aufbewahrungsplan für folgende Arbeitsschritte:

• In Aktendatenbank und Aufbewahrungsplan alle verwalteten Akten ermitteln und bewerten, welche vernichtet werden können.
• Kennungen der einzelnen Aktenordner scannen.
• Akten prüfen, nach Vernichtungsjahr ordnen und ein aktuelles Verzeichnis aller Einzelakten erstellen, in dem deren Lagerposition bis auf Kartonebene erfasst ist.
• Alle Akten dem Aufbewahrungsplan entsprechend sortieren und wieder in Kartons packen.
• Akten, die nicht mehr aufbewahrt werden müssen, sofort vernichten, um Lagerkosten zu sparen, potenzielle rechtliche Risiken zu mindern und gesetzliche Vorgaben einzuhalten. 

Wie Smart Sort helfen kann

• Initiativen zur digitalen Transformation.
• Umzug / Umgestaltung von Büros.
• Verkleinern der Aktenarchive.
• Übernahmen.
• Veräußerungen.
• Fusionen.
• Rechtsstreitigkeiten.
• Einreichen von Unterlagen bei Behörden.

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