VERSICHERUNGSUNTERNEHMENDIGITALISIERT PAPIERUNTERLAGENFÜR MEHR EFFIZIENZ

„Anfangs haben wir die Lösungen von Iron Mountain nur im operativen Geschäftgenutzt, doch inzwischen unterstützen sie uns auch technisch und strategisch.Sie helfen uns bei der Digitalisierung, damit wir unser Unternehmen schnellerumweltfreundlich und nachhaltig gestalten können.“

Eric van der Heiden, Content and Output Services Manager bei Achmea

HERAUSFORDERUNG

Achmea als führenderVersicherungsanbieter wollte seineDigitalisierung beschleunigen, um denVeränderungen im KundenverhaltenRechnung zu tragen. Die Hauptziele:vertrauliche Daten gemäß gesetzlichenund branchenspezifischen Compliance-Anforderungen zuverlässigschützen, die riesigen Papierarchiveverkleinern und Kund*innen sowieMitarbeiter*innen einen besserenZugriff auf Informationen ermöglichen.

LÖSUNG

Das Daten- undInformationsmanagement (RIM)von Iron Mountain umfasstTransport, Protokollierung undLagerung der physischen Archivean einem sicheren externenStandort. Anschließend könnendie Akten gescannt und zumDownload bereitgestellt oderüber Iron Mountain Connect™ fürden nächsten Tag angefordertwerden. Das Scannen oft genutzterDokumente kann mit Imageon Demand nutzungsbasiertabgerechnet werden.

ERGEBNISSE

Die strategische Partnerschaftmit Iron Mountain unterstütztAchmea bei der Digitalisierung.Das Versicherungsunternehmenhat seine physischen Archiveverkleinert, spart Kosten undsteigert gleichzeitig seineEffizienz. Da die Kundendatennun schneller verfügbar sind,profitieren die Versichertenvon einem sichereren undnachhaltigeren Service, bei demalle rechtlichen Anforderungenerfüllt sind.

OUTSOURCING: DIE BESTELÖSUNG FÜR PHYSISCHEARCHIVE

„Unser Kerngeschäft hängt davon ab, dass unsere Kundendatenjederzeit verfügbar und sicher sind und wir alle rechtlichenAnforderungen erfüllen. Das Fachwissen und die Ressourcenvon Iron Mountain sind für uns dabei unverzichtbar.“

Eric van der Heiden, Content and Output Services Manager bei Achmea

COMPLIANCE UNDRISIKOMINIMIERUNG

Wertvolle Daten schützen

Als größtes Versicherungsunternehmen der Niederlande versorgtAchmea zehn Millionen Kunden mit Kranken-, Lebens- undSachversicherungen. In der über 200-jährigen Firmengeschichtefanden bereits mehrere Fusionen und Übernahmen statt, die dieAktenarchive haben anwachsen lassen. Vor dreißig Jahren hatteAchmea dann kaum noch genügend Platz oder Ressourcen, um dieseMengen von Papier intern zu kategorisieren und zu lagern. Deshalbbeauftragte das Unternehmen schon damals Iron Mountain mitder Verwaltung der statischen Archive, und vor fünfzehn Jahrenwurden auch die dynamischen Archive übergeben. Es ist einegewaltige Aufgabe, bei der strenge Gesetze und branchenspezifischeRichtlinien eingehalten werden müssen, insbesondere im Bereichder Informationssicherheit. Die Vernichtung von Dokumenten bringtweitere Herausforderungen mit sich. So dürfen Rechtsdokumentezum Beispiel erst sieben Jahre nach dem Tod des oder der letztenBegünstigten entsorgt werden.

Nahtloser Betrieb

Die Dokumente werden in den Achmea-Büros abgeholt, mitBarcodes für die Nachverfolgung versehen und in einer sicherenEinrichtung von Iron Mountain gelagert. Achmea kann diedigitalisierten Akten dann über das Iron Mountain Connect-Portalanfordern. Am nächsten Tag werden sie geliefert und könnenanschließen intern gescannt und als Dateien bereitgestelltwerden. Die Abteilung für Rentenversicherungen nutzt zudemImage on Demand – hier scannt Iron Mountain die Dokumenteund stellt sie als Download zur Verfügung.In letzter Zeit hat sich jedoch das Kundenverhalten verändert.Apps, soziale Medien und die Website des Unternehmensersetzen nach und nach Telefonanrufe und Briefe. Dabeifallen ganz neue Datentypen an, darunter Bilddateien undSprachaufnahmen, die ebenfalls archiviert werden müssen.