Versicherungskonzern profitiert langfristig von der Digitalisierung

Herausforderung 

Achmea als führender Versicherungsanbieter wollte seine Digitalisierung beschleunigen, um den Veränderungen im Kundenverhalten Rechnung zu tragen. Die Hauptziele: vertrauliche Daten gemäß gesetzlichen und branchenspezifischen Compliance-Anforderungen zuverlässig schützen, die riesigen Papierarchive verkleinern und Kund*innen sowie Mitarbeiter*innen einen besseren Zugriff auf Informationen ermöglichen.

Lösung 

Das Daten- und Informationsmanagement (RIM) von Iron Mountain umfasst Transport, Protokollierung und Lagerung der physischen Archive an einem sicheren externen Standort. Anschließend können die Akten gescannt und zum Download bereitgestellt oder über Iron Mountain Connect™ für den nächsten Tag angefordert werden. Das Scannen oft genutzter Dokumente kann mit Image on Demand nutzungsbasiert abgerechnet werden.

Ergebnisse 

Die strategische Partnerschaft mit Iron Mountain unterstützt Achmea bei der Digitalisierung. Das Versicherungsunternehmen hat seine physischen Archive verkleinert, spart Kosten und steigert gleichzeitig seine Effizienz. Da die Kundendaten nun schneller verfügbar sind, profitieren die Versicherten von einem sichereren und nachhaltigeren Service, bei dem alle rechtlichen Anforderungen erfüllt sind.

Outsourcing: Die beste Lösung für physische Archive

Compliance und Risikominimierung

Wertvolle Daten schützen

Als größtes Versicherungsunternehmen der Niederlande versorgt Achmea zehn Millionen Kunden mit Kranken-, Lebens- und Sachversicherungen. In der über 200-jährigen Firmengeschichte fanden bereits mehrere Fusionen und Übernahmen statt, die die Aktenarchive haben anwachsen lassen. Vor dreißig Jahren hatte Achmea dann kaum noch genügend Platz oder Ressourcen, um diese Mengen von Papier intern zu kategorisieren und zu lagern. Deshalb beauftragte das Unternehmen schon damals Iron Mountain mit der Verwaltung der statischen Archive, und vor fünfzehn Jahren wurden auch die dynamischen Archive übergeben. Es ist eine gewaltige Aufgabe, bei der strenge Gesetze und branchenspezifische Richtlinien eingehalten werden müssen, insbesondere im Bereich der Informationssicherheit. Die Vernichtung von Dokumenten bringt weitere Herausforderungen mit sich. So dürfen Rechtsdokumente zum Beispiel erst sieben Jahre nach dem Tod des oder der letzten Begünstigten entsorgt werden.

Nahtloser Betrieb

Die Dokumente werden in den Achmea-Büros abgeholt, mit Barcodes für die Nachverfolgung versehen und in einer sicheren Einrichtung von Iron Mountain gelagert. Achmea kann die digitalisierten Akten dann über das Iron Mountain Connect-Portal anfordern. Am nächsten Tag werden sie geliefert und können anschließen intern gescannt und als Dateien bereitgestellt werden. Die Abteilung für Rentenversicherungen nutzt zudem Image on Demand – hier scannt Iron Mountain die Dokumente und stellt sie als Download zur Verfügung.In letzter Zeit hat sich jedoch das Kundenverhalten verändert.Apps, soziale Medien und die Website des Unternehmens ersetzen nach und nach Telefonanrufe und Briefe. Dabei fallen ganz neue Datentypen an, darunter Bilddateien und Sprachaufnahmen, die ebenfalls archiviert werden müssen.

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