Post digitalisieren mit Digital Mailroom

Post digitalisieren und effizient verwalten

Viele Unternehmen versuchen schon länger, sich vollständig von Papier zu lösen oder es zu reduzieren. Solange jedoch weiterhin Post im Briefkasten landet und zentraler Bestandteil Ihrer Geschäftsprozesse ist, lässt sich das nicht erreichen. Da außerdem immer mehr Angestellte mobil arbeiten, wird es schwierig, die Papierpost zeitnah und sicher an die richtigen Adressaten zu verteilen. Traditionelle Poststellen sind auf manuelle Systeme und Prozesse angewiesen, die arbeitsintensiv und fehleranfällig sind. Mit der Digitalisierung Ihrer Post können Sie daher die Produktivität und Sicherheit bedeutend erhöhen.

Unabhängig davon, ob Ihre Mitarbeiter:innen wieder ins Büro kommen, im Homeoffice bleiben oder beides kombinieren, machen Sie einen wichtigen Schritt nach vorn, indem Sie Ihre Post digitalisieren. So befreien Sie sich von der Papierflut und dem damit verbundenen Aufwand. Iron Mountain unterstützt Sie mit der Lösung Digital Mailroom sowie umfassender Beratung und Services dabei.

Immer dabei: der digitale posteingang

Iron Mountain Digital Mailroom ist eine SaaS-Lösung (Software-as-a-Service), mit der Sie die betriebliche Effizienz steigern. Wenn Sie die physische Post digitalisieren, können Ihre Mitarbeitenden jederzeit und überall sicher auf die digitalisierte Version ihrer Post zugreifen. Die Umstellung auf die digitale Poststelle ermöglicht es Ihnen, dokumentenzentrierte Prozesse zu automatisieren und Ihre Daten plattformübergreifend zu verbinden.

• Digitalisieren Sie Ihre physische Post sicher und professionell mit einer nachprüfbaren Nachweiskette
• Verwalten Sie selbst die rollenbasierten Berechtigungen
• Ermöglichen Sie es autorisierten Anwender:innen, jederzeit und überall auf die digitalisierte Post (in Form von E-Mails) in einem sicheren Repository zuzugreifen
• Ermöglichen Sie die Automatisierung dokumentenzentrierter Prozesse und nutzen Sie deren Vorteile, wie z. B. die vereinfachte Zusammenarbeit
• Weniger Platzbedarf, dadurch sinkende Raumkosten
• Konsolidieren Sie Anbieter durch den Einsatz einer End-to-End-Lösung

Sicherheit und compliance des digitalen posteingangs

Wir nehmen Sicherheit sehr ernst. Aus diesem Grund vertrauen uns 95 % der Fortune-1.000-Unternehmen ihre kritischen und sensiblen Daten an. Wir sichern seit 1951 sensible Daten und bieten Dienstleistungen für eine Vielzahl von Branchen in über 60 Ländern an. Sie können sich darauf verlassen, dass Ihre Daten in unserer End-to-End-Lösung sicher sind – von der Abholung Ihrer umgeleiteten Papierpost in unseren sicheren Fahrzeugen über die Digitalisierung in unseren Scanzentren bis hin zur automatischen Weiterleitung Ihrer Post an die vorgesehenen Empfänger:innen und ggf. der Behandlung Ihrer Papierpost auf die von Ihnen gewünschte Weise (sichere Aufbewahrung, Vernichtung oder Rücksendung der Post an Sie).

Ihre digitalen Dokumente werden in Iron Mountain InSight® gespeichert, einer Plattform für Informationsmanagement und Content-Services, die das National Institute of Standards and Technology (NIST) Cyber Security Framework (CSF) als Sicherheitsrahmen für unser Unternehmen nutzt. Iron Mountain InSight® erfüllt die Branchenstandards, einschließlich, aber nicht beschränkt auf:

• DSGVO
• HIPAA
• FedRAMP/FISMA
• Soc 2 Type II
• ISO27001