Archiwizacja dokumentów płacowych — przepisy i rozwiązania dla przedsiębiorstw

Cyfryzacja/ elektronizacja archiwizacji dokumentów płacowych - przepisy

Rząd znowelizował również Kodeks pracy i wprowadził Ustawę z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Dzięki tej zmianie pracodawcy od 2019 r. mogą prowadzić i archiwizować dokumenty płacowe w formie elektronicznej. Aby móc skorzystać z tego rozwiązania, listy płac pracowników powinny zostać zdigitalizowane poprzez zeskanowanie ich do formy cyfrowej i opatrzone:

• kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub
• kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną.

Outsourcing teczek HR z Iron Mountain

Outsourcing teczek HR pozwoli Ci zaoszczędzić cenną przestrzeń w swojej organizacji, usprawnić pracę działu HR i zredukować koszty związane z zarządzaniem papierowym archiwum.

Digitalizacja teczek HR w modelu outsourcingowym to efektywne zarządzanie wszystkimi procesami HR i odciążenie działu kadr od żmudnych, monotonnych obowiązków. Dzięki skorzystaniu z usługi e-teczki przeniesiesz dane personalne pracowników, w tym listy płac, do formy cyfrowej.

Akta osobowe i dokumentacja płacowa wszystkich zatrudnionych zostanie przetransportowana do bezpiecznego Centrum Archiwizacji, gdzie nasi pracownicy dokonają jej weryfikacji, walidacji zgodności, a następnie rejestracji w systemie archiwizacyjnym.

Wykwalifikowany personel Iron Mountain, który sprawuje pieczę nad właściwym zarządzaniem dokumentacją i informacjami (RIM), zajmie się zarówno teczkami nieaktywnymi jak i aktywnymi.

Przekazaną dokumentację najpierw zeskanujemy do postaci cyfrowej, a każdy dokument poddamy indeksacji, czyli opiszemy uzgodnionymi danymi. W ten sposób powstanie cyfrowe zaplecze działu HR z wszystkimi teczkami pracowniczymi i dokumentacją płacową, które na bieżąco będziemy aktualizować o dostarczane akta i informacje dotyczące pracowników.

^{Schemat digitalizacji teczki pracowniczej w Iron Mountain. Źródło: ironmoutain.com}

Co istotne, każdy zeskanowany dokument może otrzymać kwalifikowaną pieczęć elektroniczną, która potwierdza zgodność wersji cyfrowej z oryginalną i jest podstawą do tego, aby wnioskować o skrócenie obowiązkowego okresu przechowywania dokumentacji płacowej.

Korzystając z outsourcingu teczek HR, masz dostęp do specjalnej platformy eVault, gdzie zlokalizowane są teczki pracownicze z obrazami lub informacje o ich zawartości.

Dzięki digitalizacji dokumentacji płacowej Twoi pracownicy otrzymają szybki podgląd zarówno do akt nieaktywnych pracowników, jak i teczek z dokumentacją bieżącą.

Uwolnisz dział kadr od dużej liczby obowiązków, a jego praca ograniczy się tylko do przekazywania pracownikom Iron Mountain we wskazanym czasie akt osobowych, aktualnych list płac i innych dokumentów pracowniczych, które są wymagane przez Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. W Iron Mountain przekształcimy je na formę cyfrową i odpowiednio skompletujemy z konkretną teczką pracowniczą.

Raport informacyjny ZUS RIA

Pamiętaj, że dokumentację osobową pracowników, których zatrudniałeś w okresach od stycznia 1999 r. do końca grudnia 2018 r., możesz przechowywać krócej, niż przewiduje ustawa i skrócić ten czas z 50 do 10 lat. Warunkiem, aby skorzystać z tego przywileju, jest złożenie do ZUS-u oświadczenia ZUS OSW oraz raportu ZUS RIA.

Specjaliści Iron Mountain po uzyskaniu Twojego pełnomocnictwa zajmą się przygotowaniem raportu informacyjnego ZUS RIA oraz RP-7 i przygotują obligatoryjne zaświadczenia pracownicze wymagane do ZUS RIA.

Korzyści wprowadzenia zdigitalizowanych teczek HR i listy płac

Bezpieczeństwo i integralność informacji to jedne z najważniejszych elementów w zarządzaniu dokumentacją HR. Digitalizacja lub/i automatyzacja działu HR zapewnia niezawodność i efektywność wszystkich prowadzonych procesów kadrowych, zapewniając przy tym wysoką jakość zarządzania informacją.

Według badania „The State of Information Management” przeprowadzonego przez HR.com i Iron Mountain cyfryzacja zarządzania działem HR niesie w sobie szereg korzyści. Wśród nich badane przedsiębiorstwa wymieniały głównie:

• bardziej efektywnie wykorzystany czas pracy i więcej czasu wolnego (77%),
• bezpieczeństwo danych i ochrona informacji wrażliwych (74%),
• przestrzeganie przepisów i regulacji (68%),
• lepsza widoczność i dostęp do informacji o pracownikach (67%),
• uproszczenie procesów związanych z prowadzeniem audytów i komunikacją z odpowiednimi organami państwowymi (64%),
• skuteczniejsze przeprowadzanie analiz i łatwość wyciągania wniosków oraz pozytywny wpływ na podejmowanie decyzji (57%),
• obniżenie całkowitych kosztów związanych z działaniami kadrowymi (50%),
• efektywne wspieranie pracowników zdalnych (49%).

^{Korzyści wynikające z digitalizacji teczki HR. Badanie „The State of Information Management” przeprowadzone przez HR.com i Iron Mountain wśród specjalistów i pracowników działów HR. Źródło: ironmountain.com}

• Bezpieczeństwo danych

Usługa e-teczki HR gwarantuje, że Twoje dane mogą być bezpiecznie przechowywane w zaszyfrowanej formie np.: na platformie do zarządzania treścią, a dostęp do niej otrzymają uprawnione do tego osoby, które będą w posiadaniu klucza szyfrującego.

• Dostępność

Twoi pracownicy uzyskają odpowiedni dostęp do dokumentów pracowniczych 7 dni w tygodniu przez całą dobę, co ułatwi wykonywanie pracy zdalnie. Technologia optycznego rozpoznawania znaków OCR ułatwi personelowi odnajdywanie potrzebnych dokumentów według indeksów lub fraz.

• Automatyzacja workflow działu HR

Dokonasz integracji odizolowanych dotąd obszarów działania i stworzysz logiczny i spójny schemat pracy HR.

Dokonaj cyfryzacji dokumentacji płacowej i skróć czas przechowywania listy płac swojego personelu.

Zmiany w przepisach pozwalają zredukować uciążliwości, które wiążą się z prowadzeniem papierowych teczek HR. Archiwizacja dokumentów płacowych i przepisy regulujące kwestie w tym zakresie wyraźnie dopuszczają zarówno digitalizację akt osobowych, jak i skrócenie czasu ich przechowywania dla pracowników zatrudnionych w określonych latach. Dokonaj outsourcingu listy płac z Iron Mountain, aby usprawnić działanie Twojego przedsiębiorstwa i osiągnąć dojrzałość cyfrową.