Jak długo przechowywać dokumenty z działalności gospodarczej po jej zamknięciu? Poradnik 2025

Temat dotyczący przechowywania dokumentów z działalności gospodarczej po jej zamknięciu jest dosyć obszerny. W artykule wyjaśnimy wszelkie nieścisłości obejmujące tę dziedzinę, a dodatkowo podpowiemy, co powinni zrobić właściciele spółek likwidowanych między innymi z dowodami księgowymi.

Ile trzeba trzymać dokumenty firmowe? Konkretne terminy

Zgodnie z wytycznymi serwisu ordynacjapodatkowa.pl oraz informacjami prawnymi – syndyk i spółki likwidowane muszą przechowywać dokumenty księgowe 5 lat i kadrowe – 10, a nawet w niektórych przypadkach 50 lat. Warto zatem, żeby podmioty te skorzystały z usług firm, które oferują m.in.:

• uporządkowanie dokumentów,
• rejestrowanie,
• długoterminowe przechowywanie.

W Iron Mountain proponujemy również przejęcie dokumentów, niszczenie ich zgodnie z prawem, a także ich transport. Dzięki temu nie będzie konieczności rezerwowania dużej przestrzeni biurowej na niekończące się wolumeny dokumentacji.

Korzystając z naszych usług, możesz zdigitalizować wszelkie dokumenty – aby mieć je w jednym miejscu, oszczędzając nie tylko pieniądze, ale również czas (od teraz będziesz mógł znaleźć dokument, wpisując jedynie jego numer lub datę powstania).

Sprawdź również: Jak długo przechowywać dokumenty bankowe? 

Co powinni zrobić właściciele spółek likwidowanych z dowodami księgowymi?

Dowiedzieliśmy się już, jak długo należy przechowywać dokumenty po zamknięciu działalności gospodarczej. Warto teraz dokładnie wyjaśnić, co powinni zrobić właściciele spółek likwidowanych z dowodami księgowymi. Teoretycznie należy je przechowywać lub zniszczyć, w zależności od typu dokumentu. Warto jednak pamiętać, aby wykonać to w odpowiedni sposób, zgodny z obowiązującym prawem. O co dokładnie chodzi?

Otóż bezpieczne niszczenie dokumentów lub ich zewnętrzne przechowywanie powinno odbywać się we współpracy z profesjonalną firmą świadczącą kompleksowe usługi zarówno archiwizacji (czyli ochrony i zachowania w stanie nienaruszonym dokumentacji w bezpiecznych obiektach) oraz zarządzania zasobami cyfrowymi (usługa eVault).

Większość podmiotów rynkowych nie oferuje kompleksowej usługi – zazwyczaj należy zgłosić się do dwóch firm. Zupełnie inaczej sprawa wygląda w przypadku Iron Mountain. Dlaczego? Ponieważ jesteśmy w stanie zaoferować każdą z tych usług. Mogą na tym skorzystać nie tylko przedsiębiorcy, ale także syndyk czy też spółki likwidowane.

Chcesz rozpocząć współpracę z naszą firmą? Poproś o bezpłatną wycenę lub zadzwoń pod numer +48 801 800 802. Pozostajemy do Twojej dyspozycji.

Jak długo przechowywać dokumenty z działalności gospodarczej? Wyjątki od reguły

Standardowe okresy przechowywania dokumentacji wynikają z przepisów podatkowych, rachunkowych i prawa pracy. Istnieją jednak sytuacje, w których ustawowe terminy ulegają wydłużeniu lub są modyfikowane przez inne regulacje branżowe, wewnętrzne procedury lub specyfikę zdarzeń gospodarczych:

• dokumenty dotyczące nieruchomości – wymagają przechowywania przez cały okres posiadania środka trwałego oraz minimum 5 lat po jego zbyciu (dotyczy to m.in. aktów notarialnych, dokumentacji inwestycyjnej, umów najmu czy amortyzacji);
• dokumentacja związana z pomocą publiczną – musi być archiwizowana przez 10 lat od dnia przyznania wsparcia (np. subwencje, granty, dofinansowania unijne – zgodnie z przepisami o pomocy publicznej i wymogami instytucji kontrolujących);
• rejestry VAT, JPK i związane z nimi ewidencje – powinny być przechowywane przez co najmniej 5 lat od zakończenia roku podatkowego, lecz w razie trwających sporów z organami podatkowymi ten okres ulega zawieszeniu (czas liczony jest od zakończenia postępowania lub wydania prawomocnej decyzji);
• dokumenty dotyczące środków trwałych amortyzowanych przez więcej niż 5 lat – należy zachować przez cały okres amortyzacji i dodatkowe 5 lat (przykładowo budynki, instalacje techniczne, maszyny przemysłowe);
• akta osobowe pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r. – muszą być przechowywane przez 50 lat od zakończenia zatrudnienia (dla pozostałych – 10 lat, ale tylko pod warunkiem przekazania raportu informacyjnego ZUS RIA);
• dokumenty dotyczące spraw sądowych, postępowań administracyjnych i audytów – wymagają dłuższego przechowywania, minimum do zakończenia postępowania i przedawnienia ewentualnych roszczeń (obejmuje to także dokumentację sporządzoną w ramach przygotowania do kontroli);
• dowody związane z ochroną danych osobowych – muszą być archiwizowane przez cały okres przetwarzania danych oraz przez czas wymagany do udokumentowania zgodności z RODO (m.in. rejestry czynności, zgody, korespondencja, umowy powierzenia);
• dokumenty objęte tajemnicą zawodową lub wynikające z regulacji branżowych – mogą podlegać odrębnym, dłuższym terminom wynikającym z przepisów sektorowych, np. dla podmiotów medycznych, prawniczych czy finansowych.

Na co zwrócić uwagę przy wyborze firmy świadczącej usługi digitalizacji dokumentów? 

W pierwszej kolejności rekomendujemy weryfikację kompleksowości oferty – warto, żeby jedno przedsiębiorstwo świadczyło zarówno usługi bezpiecznego niszczenia dokumentów, zewnętrznego przechowywania dokumentacji oraz zarządzania zasobami cyfrowymi.

Dodatkowo polecamy zapytać, dla jakich firm świadczone są konkretne usługi. Przykładowo w Iron Mountain pomagamy nie tylko „aktywnym” przedsiębiorcom, ale również spółkom w likwidacji i w stanie upadłości, oferując digitalizację dokumentów, ich archiwizację oraz zgodne z prawem, bezpieczne niszczenie.

Dokumenty pracownicze po likwidacji firmy – sposoby przechowywania (w tym digitalizacji), archiwizacji i niszczenia

W zależności od konkretnych założeń, dokumenty pracownicze po likwidacji firmy możesz nadal przechowywać. Istnieje też opcja digitalizacji pozwalająca zaoszczędzić miejsce w biurze, archiwizacji lub niszczenia.

Polecana lektura: Jak długo przechowywać dokumenty ZUS w firmie?

1. Digitalizacja dokumentów

Digitalizacja dokumentów to proces przekształcania fizycznych materiałów w formaty cyfrowe, umożliwiający łatwiejsze zarządzanie i udostępnianie zasobów. Wykorzystując zaawansowane technologie skanowania oraz oprogramowanie do optycznego rozpoznawania znaków (OCR), jesteś w stanie efektywnie konwertować i indeksować dokumenty – pozwala to na ich szybkie wyszukiwanie oraz przetwarzanie.

Warto również wspomnieć, iż przechowywanie cyfrowych danych w bezpiecznym repozytorium Iron Mountain gwarantuje centralny dostęp do zasobów, jednocześnie chroniąc je.

Integracja procesów digitalizacji z systemami zarządzania treścią oraz archiwizacją elektroniczną upraszcza obsługę danych i pozwala zaoszczędzić cenną przestrzeń biurową.

2. Archiwizacja

Archiwizacja dokumentów polega na bezpiecznym przechowywaniu i zarządzaniu danymi w sposób zapewniający ich długotrwałą ochronę i łatwy dostęp w razie potrzeby. Przenosząc dokumenty do wyspecjalizowanych magazynów oferowanych przez Iron Mountain, skorzystasz z zaawansowanej infrastruktury gwarantującej ochronę przed pożarami, wilgocią oraz innymi zagrożeniami środowiskowymi. Systemy oznaczania, tagowania i klasyfikowania dokumentów umożliwiają ich szybkie lokalizowanie. Ponadto usługi te obejmują również zaawansowane metody kontroli dostępu oraz monitorowania, gwarantując bezpieczeństwo i integralność przechowywanych danych.

3. Bezpieczne niszczenie

Bezpieczne niszczenie dokumentów polega na profesjonalnym i kontrolowanym procesie, który zapewnia trwałe usunięcie poufnych informacji. Przeszkoleni specjaliści wykorzystują w tym przypadku sprzęt klasy przemysłowej do niszczenia dokumentów zgodnie z rygorystycznymi procedurami.

Proces ten może odbywać się zarówno w siedzibie Twojej firmy, jak i poza nią, na zasadach jednorazowych lub cyklicznych. Po zniszczeniu pozostałości są poddawane recyklingowi, a Ty otrzymujesz certyfikat zniszczenia, który potwierdza bezpieczne i zgodne z normami usunięcie danych. Dzięki temu masz pewność, że wszystkie poufne informacje są skutecznie chronione przed nieautoryzowanym dostępem.

Ile lat trzeba trzymać dokumenty firmowe? Standardowy okres w przypadku sektora B2B i B2C

Dokumenty związane z działalnością gospodarczą należy przechowywać przez okres co najmniej 5 lat, licząc od końca roku podatkowego, w którym nastąpiło zdarzenie gospodarcze. W sektorze B2B oraz B2C okres ten obejmuje faktury, umowy oraz inne dokumenty finansowe czy też księgowe.

Dokumentacja kadrowa, w tym umowy o pracę i listy płac, powinna być przechowywana przez maksymalnie 50 lat (w zależności od okresu zatrudnienia i sposobu przechowywania), zgodnie z przepisami dotyczącymi przechowywania akt osobowych. Warto również pamiętać o obowiązku przechowywania dokumentów związanych z ochroną danych osobowych przez okres trwania przetwarzania oraz po jego zakończeniu przez czas niezbędny do obrony przed roszczeniami.

Przestrzeganie tych terminów pomaga w zapewnieniu zgodności z przepisami prawnymi i podatkowymi.

Sprawdź także: Jaki jest okres przechowywania dokumentacji pracowniczej?