Elevate the power of your work
Uzyskaj BEZPŁATNĄ konsultację już dziś!
e-Doręczenia są kluczowe w procesie digitalizacji przedsiębiorstwa. Sprawdź najważniejsze informacje na ten temat.
e-Doręczenia są kolejnym krokiem w kierunku digitalizacji przedsiębiorstw. W najbliższym czasie przedsiębiorcy będą musieli stawić czoła kolejnemu wyzwaniu: cyfryzacji korespondencji z urzędami. Sprawdź, co mówią przepisy z 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych, kogo dotyczą i od kiedy należy dostosować się do zmian?
e-Doręczenie jest usługą, która umożliwia elektroniczny odbiór i wysyłkę korespondencji głównie pomiędzy przedsiębiorstwami a podmiotami sektora publicznego. Stanowi odpowiednik tradycyjnego listu poleconego za potwierdzeniem odbioru.
e-Doręczenia to pewnego rodzaju platforma, na której przedsiębiorcy, instytucje publiczne czy też osoby fizyczna (jeśli chcą) są uczestnikami elektronicznego obiegu dokumentów. Co ważne, jest to usługa zaufania – zapewnia pełną skuteczność prawną.
Według Pawła Michalskiego, Solutions Architect w Iron Mountain Polska:
„(…) nowe przepisy zrewolucjonizują funkcjonowanie wielu przedsiębiorstw. (…) długofalowo mogą okazać się również kołem zamachowym dla cyfrowej transformacji, a także zaowocują wzrostem dojrzałości technologicznej firm w Polsce (…).”
Elektroniczna poczta to obecnie jeden z najważniejszych kanałów komunikacji w instytucjach publicznych i prywatnych. Jej rozwój przyczynił się do powstania nowoczesnych rozwiązań, w tym systemu e-Doręczeń, wspierających transformację cyfrową.
Dlaczego wdrożenie e-Doręczeń jest korzystnym krokiem w rozwoju organizacji?
Aby skorzystać z elektronicznej poczty w swojej firmie, musisz:
Jeśli Twoja firma jest wpisana do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), możesz samodzielnie pracować ze skrzynką lub wyznaczyć do tego zadania profesjonalnego administratora.
Jeśli widniejesz w Krajowym Rejestrze Sądowniczym (KRS), masz obowiązek mianować administratora Twojej skrzynki od e-Doręczeń.
Nowa ustawa e-Doręczenia jasno wskazuje terminy, po których korzystanie z adresu do e-Doręczeń będzie obligatoryjne dla każdego przedsiębiorcy. Terminy e-Doręczeń zostały podane w komunikacie Ministra Cyfryzacji z 29 maja 2023 r. Tam też oczywiście są podmioty zarejestrowane w CEIDG. Według założeń ustawy e-Doręczenia mają stać się powszechną formą korespondencji dla wszystkich podmiotów wpisanych do CEIDG.
Termin obowiązku założenia skrzynki do rejestrowanego doręczenia elektronicznego:
Od 01.01.2025 r.
Polecana lektura: Dlaczego powinieneś przejść na ewidencję korespondencji przychodzącej i wychodzącej online?
Od 01.01.2025 r.
Podmioty niepubliczne wpisane do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) do 31.12.2024 r.
Od 01.04.2025 r.
Podmioty niepubliczne wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) przed 01.01.2025 r.
Od 01.10.2029 r.
Sądy, trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania i Służba Więzienna.
Posiadanie adresu do przesyłek elektronicznych (ADE) niesie ze sobą szereg wymiernych korzyści. Dzięki elektronicznej korespondencji:
Sprawdź również: Czym jest automatyzacja procesów biznesowych?
Zapamiętaj!
Od 1 stycznia 2025 r., urzędy będą zobowiązane do doręczania korespondencji na adres do e-Doręczeń tylko wtedy, gdy taki adres został podany przez odbiorcę. Oznacza to, że tradycyjna korespondencja nadal będzie dopuszczalna, o ile odbiorca nie zażąda innego rozwiązania.
Usługa Digital Mailroom (kancelaria cyfrowa) jest idealnym rozwiązaniem. Polega na automatyzacji procesów związanych z pocztą przychodzącą i wychodzącą.
Iron Mountain – wykorzystując najnowsze technologie – prowadzi cyfryzację korespondencji oraz automatyzuje jej klasyfikację i dystrybucję w obrębie przedsiębiorstwa. W ramach rozwiązania zarządza korespondencją tradycyjną i elektroniczną, dzięki czemu przedsiębiorstwo w łatwy sposób może prowadzić ujednolicenie i standaryzację w obiegu dokumentów.
W Digital Mailroom Twoja papierowa korespondencja jest skanowana i digitalizowana, aby udostępnić ją w formie elektronicznej Twoim pracownikom. Monitorowanie, odpowiednie formatowanie i sortowanie dokumentów elektronicznych zapewniają dostęp do spraw, dokumentów co ułatwia ich automatyczne przetwarzanie.
Korzyści wypływające z zarządzania pocztą w modelu Digital Mailroom
Obsługi Klienta | Szybko i sprawnie zapewniasz dostęp do całej korespondencji przychodzącej i wychodzącej. |
Praca personelu | Automatyzacja korespondencji podnosi jakość wykonywanych obowiązków i skraca znacząco jej czas. |
Wydajność | Cyfryzacja i ujednolicenie poczty przekładają się na procesowanie znacznie większej ilości dokumentacji bez konieczności zwiększania ilości pracowników. |
Koszty pracy | Redukuje wydatki związane z czasem pracy czy ilością zatrudnionych pracowników. |
Błędy | Automatyzacja znacząca zmniejsza ilość błędów, które pojawiają się w tradycyjnym modelu pracy na dokumentacji papierowej. |
Bezpieczeństwo danych | Sklasyfikowana i zaindeksowana korespondencja jest przechowywana w sposób bezpieczny, a Ty chronisz ją przed jakimikolwiek oznakami fałszerstwa czy malwersacji. |
Wprowadzenie przejrzystości w dokumentacji firmowej, ich archiwizacja według optymalnych kryteriów oraz digitalizacja w dużym stopniu ułatwi i przyspieszy przejście pełnej transformacji cyfrowej dokumentów, w tym akces do usługi e-Doręczeń.
System e-Doręczeń jest przeznaczony dla osób reprezentujących podmiot zobowiązany do korzystania z nowoczesnych kanałów komunikacji urzędowej lub prowadzącym działalność gospodarczą wymagającą formalnej korespondencji. To rozwiązanie adresowane przede wszystkim do określonych grup, w tym:
Jeśli należysz do jednej z wymienionych kategorii, musisz wdrożyć e-Doręczenia zgodnie z harmonogramem ustawowym. System ten spełnia wymogi trwałości, integralności oraz identyfikowalności przesyłek. To szansa na zmniejszenie ryzyka błędów oraz pełną cyfryzację procesu doręczeń.
Polscy przedsiębiorcy po raz kolejny stoją przed rewolucyjną zmianą. Presja legislacyjna wymusza na firmach podjęcie odpowiednich kroków w zakresie zarządzania dokumentacją. Wiąże się to z inwestycjami, koniecznością rozwoju zaplecza technologicznego organizacji oraz optymalizacją obiegu dokumentów. e-Doręczenia są następnym krokiem w całym procesie cyfryzacji dokumentacji. Warto już dziś opracować odpowiednią strategię zarządzania informacją w firmie i wybrać profesjonalną firmę outsourcingową, która wesprze działania i pokieruje odpowiednio przedsiębiorstwo w jego digitalizacji.
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej, zachęcamy do kontaktu przez formularz kontaktowy.
Ustawa o e-Doręczeniach reguluje sposób doręczania korespondencji elektronicznej między podmiotami publicznymi, przedsiębiorcami. Wprowadza obowiązek posiadania skrzynki do doręczeń elektronicznych dla określonych grup, np. instytucji publicznych i firm z KRS. Celem przepisów jest zapewnienie jednolitego, bezpiecznego kanału komunikacji z mocą prawną równoważną tradycyjnej przesyłce poleconej. System gwarantuje pełną identyfikację nadawcy i odbiorcy oraz rejestrację operacji. Dzięki temu procesy administracyjne i biznesowe stają się bardziej przejrzyste i szybkie.
System e-Doręczeń to środowisko teleinformatyczne dostosowane do bezpiecznego przesyłania pism elektronicznych z potwierdzeniem odbioru. Korzystając z niego, otrzymujesz dostęp do skrzynki, przypisanej do podmiotu, który reprezentujesz. Każda wiadomość jest szyfrowana i archiwizowana zgodnie z wymaganiami ustawy, a czas jej nadania i odebrania rejestruje się automatycznie. Zintegrowane mechanizmy autoryzacji eliminują ryzyko fałszywej tożsamości nadawcy. Rozwiązanie to wspiera cyfryzację procesów formalnych w sposób zgodny z obowiązującym prawem.
Uzyskaj BEZPŁATNĄ konsultację już dziś!