Ile wynosi okres przechowywania dokumentacji medycznej?

Nieodłącznym elementem funkcjonowania placówek medycznych są karty pacjentów, które zawierają wiele danych poufnych. Czas przechowywania dokumentacji medycznej określają przepisy, których podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych jest zobowiązany przestrzegać. Cykl życia informacji na temat leczenia nie ogranicza się jedynie do bezpiecznej archiwizacji lub zniszczenia. Jak usprawnić zarządzanie dokumentacją? W artykule przedstawiamy rozwiązania, które oferuje Iron Mountain dla sektora medycznego.

Przechowywanie dokumentacji medycznej – jak długo należy przechowywać najważniejsze dokumenty?

Okres przechowywania dokumentacji medycznej określa art. 29 Ustawy o Prawach Pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta, według której podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych przechowuje dokumentację medyczną przez okres 20 lat. Ten czas liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu. Jest jednak kilka wyjątków. 

Zgon pacjenta

W przypadku zgonu pacjenta na skutek uszkodzenia ciała lub zatrucia dokumenty należy przechowywać przez 30 lat. Taki sam okres przechowywania dotyczy dokumentacji medycznej zawierającej dane niezbędne do monitorowania losów i składu krwi.

Skierowania na badania

Skierowania na badania należy przechowywać przez:

• 5 lat – jeśli udzielono świadczenia zdrowotnego będącego przedmiotem skierowania,
• 2 lata – jeśli skierowanie nie zostało zrealizowane z powodu niezgłoszenia się pacjenta w ustalonym terminie (chyba że pacjent odebrał skierowanie).

Dokumentacja medyczna dzieci

Ten punkt dotyczy w szczególności dzieci, które nie ukończyły 2. roku życia. Wówczas dokumentację medyczną przechowuje się przez 22 lata.

Okres przechowywania dokumentacji medycznej minął – co dalej?

Po upływie okresu przechowywania dokumentacji medycznej podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych jest zobowiązany do zniszczenia dokumentów w sposób trwały, tak by uniemożliwić identyfikację pacjenta, którego dotyczyła. Zgodnie z wyżej wspomnianą ustawą dokumentacja medyczna przeznaczona do zniszczenia może być wydana pacjentowi, jego przedstawicielowi ustawowemu lub osobie upoważnionej przez pacjenta.

Działania dotyczące dokumentacji medycznej będącej materiałem archiwalnym określają przepisy Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o Narodowym Zasobie Archiwalnym i Archiwach (art. 5 ust. 2 i 2b).

Bezpieczeństwo przechowywania danych wrażliwych – jak to wygląda w praktyce?

Dokumentacja medyczna zawiera dane o szczególnym znaczeniu, które na terenie całej Unii Europejskiej chroni RODO, czyli Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych. W Polsce obowiązuje także Ustawa o Ochronie Danych Osobowych z dnia 10 maja 2018 roku. Dane poufne to między innymi: nr PESEL, informacje dotyczące stanu zdrowia lub przebytych chorób – czyli zawartość dokumentacji medycznej.

Przeczytaj: RODO a przechowywanie dokumentów – jak robić to zgodnie z zasadami? 

Ujawnienie lub nieodpowiednie przechowywanie danych poufnych – konsekwencje

Organizacje, które ujawnią bądź też nieodpowiednio przechowują dane wrażliwe, powinny liczyć się z sankcjami prawnymi. Zgodnie z Ogólnym Rozporządzeniem o Ochronie Danych Osobowych:

• niewłaściwe zabezpieczenie danych osobowych może skutkować karą pieniężną w wysokości do 10 mln euro lub do 2% rocznego obrotu firmy,
• za przetwarzanie danych niezgodnie z zasadami RODO Urząd Ochrony Danych Osobowych może nałożyć karę w wysokości 20 mln euro lub do 4% rocznego obrotu przedsiębiorstwa.

Konsekwencje prawne to nie wszystko. Dla organizacji, która w niewłaściwy sposób postępowała z danymi poufnymi, może to oznaczać fatalny kryzys wizerunkowy. Utrata zaufania do marki wpływa negatywnie nie tylko na sytuację biznesową firmy, ale także na funkcjonowanie struktury organizacyjnej.

Ujawnienie danych wrażliwych – kiedy jest możliwe?

Zgodnie z art. 9 RODO przetwarzanie danych o szczególnym znaczeniu (taki status posiada dokumentacja medyczna) jest dopuszczalne jedynie po spełnieniu przesłanek opisanych w art. 9 ust. 2 i 3 Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych.

Okres przechowywania dokumentacji medycznej – co jeszcze warto wiedzieć?

Zasady dotyczące okresów archiwizacji mają na celu zabezpieczenie dostępu do danych pacjenta w przypadku roszczeń, kontynuacji leczenia lub analizy medycznej.

Poniżej znajdziesz szczegółowe informacje dotyczące przechowywania dokumentacji medycznej:

• okres przechowywania dokumentacji medycznej zależy od jej rodzaju – dokumentację pacjenta przechowuje się zwykle przez 20 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu;
• dokumentacja dotycząca zgonu pacjenta na skutek uszkodzenia ciała lub zatrucia – przechowywana przez 30 lat (licząc od końca roku kalendarzowego);
• dokumenty związane z prowadzeniem badań klinicznych – archiwizowane przez co najmniej 25 lat od zakończenia badania (zgodnie z przepisami o badaniach klinicznych);
• historia choroby dzieci poniżej 2. roku życia – przechowywana przez 22 lata (wynika to z konieczności zabezpieczenia dłuższego okresu dostępności informacji);
• skierowania na badania lub konsultacje, które nie zostały zrealizowane – przechowuje się przez 2 lata (w sytuacji, gdy badanie lub konsultacja się odbyły, okres ten ulega wydłużeniu do 20 lat);
• dokumentacja finansowa związana z rozliczeniami za świadczenia zdrowotne – zachowywana zgodnie z zasadami rachunkowości, najczęściej przez 5 lat;
• przechowywanie dokumentacji w formie elektronicznej – wymaga spełnienia wymogów bezpieczeństwa danych oraz ich integralności, w tym regularnych kopii zapasowych;
• brak możliwości dalszego przechowywania dokumentacji – po upływie określonych terminów należy ją zniszczyć w sposób uniemożliwiający odtworzenie danych osobowych.

Pamiętaj, że obowiązek przechowywania dokumentacji jest ściśle regulowany i niedopełnienie go może skutkować sankcjami.

Przechowywanie dokumentacji medycznej – ile lat?

Zastanawiasz się, jak długo przechowywać dokumentację medyczną? Biorąc pod uwagę przepisy prawa, okres archiwizacji zależy od rodzaju dokumentacji i jej przeznaczenia.

Standardowo przechowuje się ją przez 20 lat, licząc od końca roku, w którym dokonano ostatniego wpisu, jednak w niektórych przypadkach ten czas jest dłuższy – np. w przypadku zgonu na skutek zatrucia lub urazu wynosi 30 lat.

Co więcej, skierowania niezrealizowane archiwizuje się przez 2 lata, natomiast dokumenty związane z badaniami klinicznymi muszą być zachowane przez co najmniej 25 lat. Pamiętaj, że po upływie wyznaczonego czasu dokumentację należy zniszczyć w sposób bezpieczny i zgodny z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych.

Bezpieczeństwo danych pacjenta a błędy popełniane przez pracowników – regularne niszczenie dokumentacji medycznej jest ważne!

Niepożądany wyciek danych może być skutkiem błędu pracownika. Personel powinien być dokładnie przeszkolony na temat RODO oraz wiedzieć, jaki szereg konsekwencji niesie za sobą nieuzasadniony wyciek informacji wrażliwych. By zminimalizować ryzyko, warto korzystać z usług organizacji wyspecjalizowanych w zakresie bezpieczeństwa i przechowywania danych.

Rozwiązania Iron Mountain dla sektora medycznego

Zespół ekspertów Iron Mountain pomoże Twojej organizacji wdrożyć strategiczne rozwiązania, które pozwolą bezpiecznie zarządzać informacjami medycznymi przez cały cykl ich życia oraz podejmować świadome decyzje biznesowe. Poznaj niektóre z rozwiązań dla sektora medycznego, które oferujemy.

Zarządzanie Informacjami – możliwość ustrukturyzowania danych w Twojej organizacji Usługi doradcze – zarządzanie ładem informacyjnym pozwoli ustrukturyzować dane w Twojej organizacji, co przełoży się na usprawnienie funkcjonowania oraz podejmowanie lepszych i bardziej trafnych decyzji biznesowych.

Zespół profesjonalistów z obszaru zarządzania informacją, dzięki wieloletniemu doświadczeniu oraz eksperckiej wiedzy, dokona metodycznej i merytorycznej oceny sytuacji Twojej organizacji. Następnie przy współpracy z Zarządem oraz odpowiednimi zespołami powstanie kompleksowy plan działania, który wspólnymi siłami wprowadzimy w życie, zapewniając:

• przekształcenie danych w cenne informacje biznesowe,
• ochronę przed odpowiedzialnością prawną w przypadku naruszenia lub ujawnienia danych,
• szybką odpowiedź na zapytanie dotyczące zgodności z przepisami (compliance),
• redukcję czasu, jaki trzeba poświęcić na szukanie informacji,
• zmniejszenie kosztów przechowywania i zarządzania danymi,
• wprowadzenie spójnej polityki informacyjnej w całym przedsiębiorstwie,
• wdrożenie procesów zgodnie z przepisami prawa i normami branżowymi.

Platforma do zarządzania treścią InSight i eVault – stosowanie innowacyjnych technologii kluczem do sukcesu

Zarządzanie organizacją na miarę XXI wieku wymaga zastosowania odpowiednio zorganizowanych systemów. Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom rynku, oferujemy zaawansowaną platformę usług treści (CSP) w branży. Wiemy, że stosowanie innowacyjnych technologii i umiejętne zarządzanie informacją pozytywnie wpływa na sytuację biznesową przedsiębiorstwa. Platforma InSight może znacznie ułatwić pracę Twojej firmy poprzez:

• zmniejszenie złożoności i kosztów transformacji cyfrowej,
• ujednolicenie struktury danych fizycznych i cyfrowych,
• wprowadzenie porządku informacyjnego,
• wykorzystanie innowacyjnych technologii (sztucznej inteligencji, uczenia maszynowego),
• warto również wspomnieć, iż platforma InSight usprawni współpracę, która przebiega na linii Klienci → Twój zespół.

Dodatkowo stworzyliśmy w Polsce autorskie narzędzie służące do zarządzania zasobami cyfrowymi – eVault. System eVault usprawnia nawigację po cyfrowych wersjach dokumentów (teczek HR, faktur, korespondencji przychodzącej itd.). Umożliwia sprawne wyszukiwanie żądanych dokumentów, ich przeglądanie, udostępnianie, raportowanie czy zmianę przypisanych atrybutów.

Oprócz tego eVault daje łatwy dostęp do tworzonego przez nas archiwum dokumentów papierowych. Jeśli potrzebny okaże się oryginał dokumentu, który został przez nas zdigitalizowany i zarchiwizowany, system eVault pozwoli na jego szybkie zamówienie.

Bezpieczne niszczenie dokumentacji medycznej przez specjalistów

Podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych po upływie okresu przechowywania dokumentacji medycznej powinien skutecznie zniszczyć informacje na temat pacjentów. Przekazanie odpowiedzialności zniszczenia dokumentów firmie zewnętrznej zmniejsza ryzyko popełnienia błędu oraz gwarantuje udokumentowanie podejmowanych działań. Bezpieczne niszczenie dokumentów pozwala organizacjom chronić reputację, redukować koszty zarządzania danymi oraz zapewnia zgodność z przepisami prawa.

Jeżeli zależy Ci na bezpiecznym i ekonomicznym niszczeniu dokumentów papierowych, zgodnym z przepisami prawa - skontaktuj się z nami mailowo lub telefonicznie.

Czy archiwizacja dokumentacji medycznej i jej digitalizacja przyniesie korzyść Twojej placówce?

Archiwizacja dokumentacji medycznej i jej digitalizacja to przede wszystkim poprawa efektywności działania Twojego zespołu. Jak to wygląda w praktyce? Otóż im szybciej odnajdziesz kompletne wyniki badań, tym szybciej obsłużysz pacjenta, co przełoży się również na jego zadowolenie. Gwarantuje to także komfort pracy wszystkich osób zatrudnionych w Twojej firmie.

Sprawdź, jak austriacki szpital digitalizuje dokumentację pacjentów z myślą o poprawie efektywności działania. Wzoruj się na najlepszych.

Iron Mountain – ekspercka wiedza, sprawdzone rozwiązania

Wychodząc naprzeciw potrzebom i oczekiwaniom organizacji z sektora medycznego, Iron Mountain oferuje działania, które mogą przyspieszyć digitalizację danych, a jednocześnie uprościć zarządzanie cyfrowym środowiskiem opieki medycznej. Chcesz wznieść swój biznes na wyższy poziom? Potrzebujesz nowych rozwiązań, które pomogą Ci odnieść długoterminowy sukces!

Skontaktuj się z nami, by otrzymać bezpłatną wycenę!