Ile wynosi okres przechowywania dokumentacji medycznej?

Blogi i artykuły

Jak długo należy przechowywać dokumentację medyczną? Kliknij tutaj - sprawdź dlaczego warto zainwestować w digitalizację i archiwizację! Poradnik.

12 stycznia 20237 minut
How long is the retention period of medical documentation?

Okres przechowywania dokumentacji medycznej - ile wynosi?

Nieodłącznym elementem funkcjonowania placówek medycznych są karty pacjentów, które zawierają wiele danych poufnych. Czas przechowywania dokumentacji medycznej określają przepisy, których podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych jest zobowiązany przestrzegać. Cykl życia informacji na temat leczenia nie ogranicza się jedynie do bezpiecznej archiwizacji lub zniszczenia. Jak usprawnić zarządzanie dokumentacją? W artykule przedstawiamy rozwiązania, które oferuje Iron Mountain dla sektora medycznego.

Przechowywanie dokumentacji medycznej – jak długo należy przechowywać najważniejsze dokumenty?

Okres przechowywania dokumentacji medycznej określa art. 29 Ustawy o Prawach Pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta, według której podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych przechowuje dokumentację medyczną przez okres 20 lat. Ten czas liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu. Jest jednak kilka wyjątków:

Zgon pacjenta

W przypadku zgonu pacjenta na skutek uszkodzenia ciała lub zatrucia dokumenty należy przechowywać przez 30 lat. Taki sam okres przechowywania dotyczy dokumentacji medycznej zawierającej dane niezbędne do monitorowania losów i składu krwi.

Skierowania na badania

Skierowania na badania należy przechowywać przez:

  • 5 lat – jeśli udzielono świadczenia zdrowotnego będącego przedmiotem skierowania,
  • 2 lata – jeśli skierowanie nie zostało zrealizowane z powodu niezgłoszenia się pacjenta w ustalonym terminie (chyba że pacjent odebrał skierowanie).

Dokumentacja medyczna dzieci

Ten punkt dotyczy w szczególności dzieci, które nie ukończyły 2 roku życia. Wówczas dokumentację medyczną przechowuje się przez 22 lata.

Okres przechowywania dokumentacji medycznej minął – co dalej?

Po upływie okresu przechowywania dokumentacji medycznej podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych jest zobowiązany do zniszczenia dokumentów w sposób trwały, tak by uniemożliwić identyfikację pacjenta, którego dotyczyła. Zgodnie z wyżej wspomnianą ustawą dokumentacja medyczna przeznaczona do zniszczenia może być wydana pacjentowi, jego przedstawicielowi ustawowemu lub osobie upoważnionej przez pacjenta.

Działania dotyczące dokumentacji medycznej będącej materiałem archiwalnym określają przepisy Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o Narodowym Zasobie Archiwalnym i Archiwach (art. 5 ust. 2 i 2b).

Bezpieczeństwo przechowywania danych wrażliwych – jak to wygląda w praktyce?

Dokumentacja medyczna zawiera dane o szczególnym znaczeniu, które na terenie całej Unii Europejskiej chroni RODO, czyli Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych. W Polsce obowiązuje także Ustawa o Ochronie Danych Osobowych z dnia 10 maja 2018 roku. Dane poufne to między innymi: nr PESEL, informacje dotyczące stanu zdrowia lub przebytych chorób – czyli zawartość dokumentacji medycznej.

Ujawnienie lub nieodpowiednie przechowywanie danych poufnych – konsekwencje

Organizacje, które ujawnią bądź też nieodpowiednio przechowują dane wrażliwe, powinny liczyć się z sankcjami prawnymi. Zgodnie z Ogólnym Rozporządzeniem o Ochronie Danych Osobowych:

  • niewłaściwe zabezpieczenie danych osobowych może skutkować karą pieniężną w wysokości do 10 mln euro lub do 2% rocznego obrotu firmy,
  • za przetwarzanie danych niezgodnie z zasadami RODO Urząd Ochrony Danych Osobowych może nałożyć karę w wysokości 20 mln euro lub do 4% rocznego obrotu przedsiębiorstwa.

Konsekwencje prawne to nie wszystko. Dla organizacji, która w niewłaściwy sposób postępowała z danymi poufnymi, może to oznaczać fatalny kryzys wizerunkowy. Utrata zaufania do marki wpływa negatywnie nie tylko na sytuację biznesową firmy, ale także na funkcjonowanie struktury organizacyjnej.

Ujawnienie danych wrażliwych – kiedy jest możliwe?

Zgodnie z art. 9 RODO przetwarzanie danych o szczególnym znaczeniu (taki status posiada dokumentacja medyczna) jest dopuszczalne jedynie po spełnieniu przesłanek opisanych w art. 9 ust. 2 i 3 Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych.

Bezpieczeństwo danych pacjenta a błędy popełniane przez pracowników – regularne niszczenie dokumentacji medycznej jest ważne!

Niepożądany wyciek danych może być skutkiem błędu pracownika. Personel powinien być dokładnie przeszkolony na temat RODO oraz wiedzieć, jaki szereg konsekwencji niesie za sobą nieuzasadniony wyciek informacji wrażliwych. By zminimalizować ryzyko, warto korzystać z usług organizacji wyspecjalizowanych w zakresie bezpieczeństwa i przechowywania danych.

Rozwiązania Iron Mountain dla sektora medycznego

Zespół ekspertów Iron Mountain pomoże Twojej organizacji wdrożyć strategiczne rozwiązania, które pozwolą bezpiecznie zarządzać informacjami medycznymi przez cały cykl ich życia oraz podejmować świadome decyzje biznesowe. Poznaj niektóre z rozwiązań dla sektora medycznego, które oferujemy.

Zarządzanie Informacjami – możliwość ustrukturyzowania danych w Twojej organizacji Iron Mountain ® Advisory Services pozwoli ustrukturyzować dane w Twojej organizacji, co przełoży się na usprawnienie funkcjonowania oraz podejmowanie lepszych i bardziej trafnych decyzji biznesowych.

Zespół profesjonalistów z obszaru zarządzania informacją, dzięki wieloletniemu doświadczeniu oraz eksperckiej wiedzy, dokona metodycznej i merytorycznej oceny sytuacji Twojego przedsiębiorstwa. Następnie przy współpracy z Zarządem oraz odpowiednimi zespołami powstanie kompleksowy plan działania, który wspólnymi siłami wprowadzimy w życie, zapewniając:

  • przekształcenie danych w cenne informacje biznesowe,
  • ochronę przed odpowiedzialnością prawną w przypadku naruszenia lub ujawnienia danych,
  • szybką odpowiedź na zapytanie dotyczące zgodności z przepisami (compliance),
  • redukcję czasu, jaki trzeba poświęcić na szukanie informacji,
  • zmniejszenie kosztów przechowywania i zarządzania danymi,
  • wprowadzenie spójnej polityki informacyjnej w całym przedsiębiorstwie,
  • wdrożenie procesów zgodnie z przepisami prawa i normami branżowymi.

Platforma do zarządzania treścią InSight i eVault – stosowanie innowacyjnych technologii kluczem do sukcesu

Zarządzanie organizacją na miarę XXI wieku wymaga zastosowania odpowiednio zorganizowanych systemów. Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom rynku, oferujemy najbardziej zaawansowaną platformę usług treści (CSP) w branży. Wiemy, że stosowanie innowacyjnych technologii i umiejętne zarządzanie informacją pozytywnie wpływa na sytuację biznesową przedsiębiorstwa. Platforma InSight może znacznie ułatwić pracę Twojej firmy poprzez:

  • zmniejszenie złożoności i kosztów transformacji cyfrowej,
  • ujednolicenie struktury danych fizycznych i cyfrowych,
  • wprowadzenie porządku informacyjnego,
  • wykorzystanie innowacyjnych technologii (sztucznej inteligencji, uczenia maszynowego),
  • warto również wspomnieć, iż platforma InSight usprawni współpracę, która przebiega na linii Klienci → Twój zespół.

Dodatkowo stworzyliśmy w Polsce autorskie narzędzie służące do zarządzania zasobami cyfrowymi – eVault. System eVault usprawnia nawigację po dostarczanych przez nas cyfrowych wersjach dokumentów (teczek HR, faktur, korespondencji przychodzącej itd.). Umożliwia sprawne wyszukiwanie żądanych dokumentów, ich przeglądanie, udostępnianie, raportowanie czy zmianę przypisanych atrybutów.

Oprócz tego eVault daje łatwy dostęp do tworzonego przez nas archiwum dokumentów papierowych. Jeśli potrzebny okaże się oryginał dokumentu, który został przez nas zdigitalizowany i zarchiwizowany, system eVault pozwoli na jego szybkie zamówienie.

Bezpieczne niszczenie dokumentacji medycznej przez specjalistów

Podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych po upływie okresu przechowywania dokumentacji medycznej powinien skutecznie zniszczyć informacje na temat pacjentów. Przekazanie odpowiedzialności zniszczenia dokumentów firmie zewnętrznej zmniejsza ryzyko popełnienia błędu oraz gwarantuje udokumentowanie podejmowanych działań. Bezpieczne niszczenie dokumentów pozwala organizacjom chronić reputację, redukować koszty zarządzania danymi oraz zapewnia zgodność z przepisami prawa.

Jeżeli zależy Ci na bezpiecznym i ekonomicznym niszczeniu dokumentów papierowych, zgodnym z przepisami prawa - skontaktuj się z nami mailowo lub telefonicznie.

Czy archiwizacja dokumentacji medycznej i jej digitalizacja przyniesie korzyść Twojej placówce?

Archiwizacja dokumentacji medycznej i jej digitalizacja to przede wszystkim poprawa efektywności działania Twojego zespołu. Jak to wygląda w praktyce? Otóż im szybciej odnajdziesz kompletne wyniki badań, tym szybciej obsłużysz pacjenta, co przełoży się również na jego zadowolenie. Gwarantuje to także komfort pracy wszystkich osób zatrudnionych w Twojej firmie.

Sprawdź, jak austriacki szpital digitalizuje dokumentację pacjentów z myślą o poprawie efektywności działania link. Wzoruj się na najlepszych.

Iron Mountain – ekspercka wiedza, sprawdzone rozwiązania

Wychodząc naprzeciw potrzebom i oczekiwaniom organizacji z sektora medycznego, Iron Mountain oferuje działania, które mogą przyspieszyć digitalizację danych, a jednocześnie uprościć zarządzanie cyfrowym środowiskiem opieki medycznej. Chcesz wznieść swój biznes na wyższy poziom? Potrzebujesz nowych rozwiązań, które pomogą Ci odnieść długoterminowy sukces!

Skontaktuj się z nami, by otrzymać bezpłatną wycenę!

FAQ – najczęstsze pytania i odpowiedzi [przechowywanie dokumentacji medycznej]

Jakie są najczęstsze pytania i odpowiedzi na temat przechowywania dokumentacji medycznej?

1. Dokumentacja medyczna – ile lat powinna być przechowywana?
Odpowiedź na to pytanie zależy od konkretnego przypadku. Ogólnie rzecz biorąc podmioty udzielające świadczeń zdrowotnych powinny przechowywać dokumentację medyczną przez ok. 20 lat.
2. Archiwizacja dokumentacji medycznej – czy to konieczne?
Archiwizacja dokumentacji medycznej po niezbędnym okresie przechowywania pozwala zaoszczędzić miejsce w firmie i przenieść nieużywane dokumenty do zewnętrznego bezpiecznego archiwum.
3. Niszczenie dokumentacji medycznej – po ilu latach w wyjątkowych przypadkach?
Wyjątkowe przypadki oznaczają m.in. dokumentację medyczną dzieci poniżej 2 roku życia. W tym przypadku dane wrażliwe należy przechowywać 22 lata.

Elevate the power of your work

Uzyskaj BEZPŁATNĄ konsultację już dziś!

Rozpocznij