Likwidacja komputera i innych urządzeń w firmie – co warto wiedzieć?

Proces likwidacji komputera oraz innych urządzeń firmowych powinien być przemyślany. Zniszczony sprzęt elektroniczny należy poddać odpowiedniej utylizacji. Z poniższych akapitów dowiesz się, jakie skutki niesie za sobą nieodpowiedzialne niszczenie oraz jak powinna przebiegać poprawna utylizacja sprzętu IT. W artykule omawiamy także najlepsze rozwiązania dla firm, które są bezpieczne, zgodne z prawem oraz usprawniają proces likwidacji komputerów i innych urządzeń.

Wpływ na środowisko i zdrowie

Zużyty sprzęt elektroniczny po czasie wydziela szkodliwe substancje. Nieodpowiednia likwidacja komputerów i innych urządzeń zwiększa poziom zanieczyszczenia środowiska. Ponadto toksyczne związki, które przedostają się do ekosystemu, mogą nieść za sobą poważne konsekwencje zdrowotne.

Konsekwencje prawne

W Polsce utylizację sprzętów elektronicznych reguluje Ustawa z dnia 11 września 2015 r. o zużytym sprzęcie elektrycznym i elektronicznym. Za nieprzestrzeganie przepisów grożą surowe kary pieniężne. Konsekwencją wyrzucania zużytych urządzeń w miejscu do tego nieprzeznaczonym może być grzywna. Utylizacja komputera i innych urządzeń na własną rękę jest zabroniona.

Sprawdź również: Jak wygląda procedura niszczenia dysków twardych i innych nośników danych?

Profesjonalna likwidacja sprzętu komputerowego w jednostce budżetowej – dlaczego warto zainwestować?

Likwidacja sprzętu komputerowego w jednostce budżetowej wymaga precyzyjnego podejścia, zgodnego z przepisami oraz procedurami wewnętrznymi. Aby proces był prawidłowo przeprowadzony, powinieneś skoncentrować się na najważniejszych aspektach technicznych i organizacyjnych, takich jak:

• przeprowadzenie wstępnej inwentaryzacji zasobów IT – identyfikującej sprzęt przeznaczony do likwidacji (należy uwzględnić typy urządzeń, numery inwentarzowe, stan techniczny i lokalizację);
• ocena przydatności sprzętu do dalszego użytkowania – rozróżniająca urządzenia nadające się do przekazania, sprzedaży lub recyklingu (z analizą kosztów naprawy i potencjału dalszej eksploatacji);
• bezpieczne usunięcie danych z nośników – realizowane zgodnie z przepisami RODO i wytycznymi Krajowych Ram Interoperacyjności (KRI) za pomocą certyfikowanych metod nadpisywania lub fizycznego niszczenia;
• sporządzenie protokołu likwidacji sprzętu komputerowego – zawierającego informacje techniczne, uzasadnienie wycofania oraz podpisy osób odpowiedzialnych (protokół jest wymaganym dokumentem w przypadku kontroli jednostki budżetowej);
• uzyskanie zgody odpowiednich organów jednostki – np. zarządu, dyrektora finansowego lub kierownika jednostki (często wymagane zgodnie z regulaminem wewnętrznym lub statutem instytucji);
• współpraca z uprawnionym podmiotem zewnętrznym – posiadającym stosowne umowy na przetwarzanie zużytego sprzętu elektrycznego i elektronicznego (w tym zapis do Bazy Danych o Odpadach i pozwolenia na transport odpadów);
• zarchiwizowanie dokumentacji utylizacyjnej – umożliwiające odtworzenie całego procesu i potwierdzenie zgodności z prawem (dotyczy m.in. protokołów, certyfikatów zniszczenia, kart przekazania odpadów);
• przeprowadzenie audytu powykonawczego – potwierdzającego zgodność przebiegu procesu z wewnętrznymi procedurami jednostki oraz przepisami prawa o ochronie danych osobowych.

Utylizacja sprzętu komputerowego w firmie – zasady

Z myślą o skutecznej utylizacji wprowadziliśmy rozwiązanie ITAD (Iron Mountain® Secure IT Asset Disposition). Usługa zapewnia między innymi profesjonalną likwidację komputerów, telefonów, dysków i innych nośników.

Co zrobić ze zużytym sprzętem?

Zużyte urządzenia należy przekazać w odpowiednie miejsce. Jakie są możliwości?

• Wyspecjalizowane firmy zajmujące się profesjonalną utylizacją sprzętu, takie jak Iron Mountain – to gwarancja usługi wysokiej jakości. Dzięki zaangażowaniu specjalistów proces likwidacji komputerów i innych urządzeń w organizacji przebiegnie sprawnie i bezpiecznie.
• Zakłady zajmujące się recyklingiem zużytych urządzeń elektrycznych i elektronicznych.
• Punkty serwisowe – jeśli naprawa okaże się niemożliwa, możesz zostawić zużyte urządzenie w serwisie.
• Placówki handlowe – przy zakupie nowego sprzętu możesz bezpłatnie przekazać zużyty sprzęt.
• Gminy, które zbierają odpady komunalne.

Iron Mountain działa w sposób odpowiedzialny. To znaczy, że proces likwidacji komputerów, telefonów, serwerów czy innych sprzętów IT przebiegnie bez szkody dla środowiska. Działamy wedle zasady Społecznej Odpowiedzialności Biznesu (CSR). Działania zgodne z polityką CSR przekładają się na zmniejszenie poziomu zanieczyszczenia środowiska oraz redukcję śladu węglowego. Bardzo rygorystycznie podchodzimy do kontroli procesów utylizacji i recyklingu, dlatego zapewniamy najwyższą jakość usługi.

Utylizacja sprzętu IT – formalności

Przedsiębiorca, który przekazuje sprzęt do utylizacji, nie musi płacić żadnych podatków z tym związanych. Należy pamiętać, że proces niszczenia powinien zostać poprawnie udokumentowany, likwidacja komputera czy innych sprzętów powinna mieć uzasadnienie. Protokół utylizacji może okazać się potrzebny podczas ewentualnej kontroli podatkowej.

Jeśli cenisz swój czas, likwidację komputerów i innych urządzeń warto zlecić profesjonalistom z Iron Mountain. Wówczas nie musisz przejmować się formalnościami. Dostarczymy całą dokumentację – rozliczenia, miesięczne audyty, certyfikat zniszczenia czy raporty recyklingowe.

Dowiedz się także: Jak wygląda niszczenie dokumentów z perspektywy RODO? 

Jak powinien wyglądać protokół likwidacji wyposażenia komputerowego w organizacji?

Protokół likwidacji wyposażenia komputerowego w organizacji powinien być dokumentem precyzyjnie odzwierciedlającym stan faktyczny, formalny oraz techniczny danego procesu. Tworzysz go w momencie, gdy sprzęt zostaje uznany za nieprzydatny do dalszego użytku lub jego dalsza eksploatacja jest nieopłacalna. Dokument powinien zawierać konkretne informacje identyfikujące urządzenie, jego aktualny stan, przyczynę wycofania oraz sposób dalszego postępowania z mieniem.

Dobrą praktyką jest uwzględnienie w protokole następujących elementów:

• numer inwentarzowy oraz szczegółowa nazwa sprzętu;
• dane identyfikacyjne jednostki organizacyjnej przekazującej wyposażenie;
• opis stanu technicznego (np. „niesprawny”, „brak możliwości naprawy”);
• informacja o sposobie utylizacji lub dalszym przeznaczeniu sprzętu;
• podpisy osób odpowiedzialnych za sporządzenie i zatwierdzenie dokumentu.

Taki protokół pełni funkcję dowodową w przypadku kontroli, a także stanowi podstawę do zdjęcia sprzętu ze stanu majątkowego jednostki. Dodatkowo, w przypadku współpracy z zewnętrznym podmiotem realizującym utylizację, dokument może być załącznikiem do raportu zniszczenia lub karty przekazania odpadu. Właściwie przygotowany protokół zwiększa przejrzystość operacji, wzmacnia kontrolę nad zasobami IT i eliminuje ryzyko formalnych nieprawidłowości.

Utylizacja sprzętu elektronicznego w firmie – bezpieczeństwo danych

Likwidacja serwerów i dysków powinna uwzględnić skuteczne usuwanie danych, by te nie wpadły w niepowołane ręce. Usługa ITAD jest zgodna z aktualnymi przepisami prawa oraz spełnia wymagania z zakresu ochrony danych. Poza likwidacją komputerów i innych urządzeń IT oferujemy w pełni bezpieczne usuwanie danych. Proces ten możemy przeprowadzić w Twojej firmie, a następnie zabrać zużyty sprzęt w celu dalszej utylizacji. Takie rozwiązanie gwarantuje oszczędność czasu oraz kontrolę nad zasobami IT.

ITAD – usługa korzystna dla Ciebie i dla naszej planety

Zalegający sprzęt IT w firmie to niepotrzebnie marnowane miejsce oraz pieniądze. Korzystając z usługi ITAD, możesz dać drugie życie urządzeniom, z których już nie korzystasz.

• Likwidacja telefonów, dysków i innych nośników rozpoczyna się od usunięcia danych.
• Następnie urządzenia przygotowujemy do ponownego wprowadzenia na rynek.

Rozwiązanie ITAD służy także recyklingowi, który w dzisiejszych czasach ma niebagatelny wpływ na stan środowiska naturalnego. Cenisz sobie bezpieczeństwo Twoich zasobów IT, a także niezawodny i bezpieczny proces niszczenia sprzętu IT? Postaw na profesjonalistów z Iron Mountain!

Bezpieczna utylizacja sprzętu elektronicznego dla firm (ITAD)

Kolejną z naszych wiodących usług jest bezpieczna utylizacja sprzętu elektronicznego dla firm (ITAD). Z pomocą specjalistów Iron Mountain zyskujesz kompleksowy program zarządzania zużytym sprzętem IT, zapewniający maksymalną ochronę danych i zgodność z regulacjami prawnymi. Oferujemy m.in.:

• recykling zasobów IT (ALM),
• remarketing,
• a także bezpieczne niszczenie nośników,

Dodatkowo remarketing pozwala obniżyć całkowite koszty posiadania poprzez maksymalizację wartości zasobów i minimalizację wpływu na środowisko. Każda z tych opcji wspiera ochronę reputacji Twojej marki i optymalizację procesów biznesowych.

Zachęcamy do współpracy z Iron Mountain. Aby poznać szczegóły, skontaktuj się z nami mailowo lub telefonicznie +48 801 800 802!