Prowadzenie akt osobowych pracownika

Prowadzenie akt osobowych pracownika - co powinna zawierać taka dokumentacja?

Każde przedsiębiorstwo zatrudniające pracowników ma obowiązek prowadzić akta osobowe pracownika. Powinność tę określają przepisy zawarte w art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy. Co wchodzi w skład dokumentacji? Jak poprawnie prowadzić dokumenty związane ze stosunkiem pracy? Odpowiedzi na te pytania znajdziesz w poniższym artykule.

Dokumentacja pracownicza - co to jest?

Na dokumentację pracowniczą składają się akta osobowe pracowników oraz dokumenty związane ze stosunkiem pracy. Przedsiębiorca zobowiązany jest w tym przypadku prowadzić odrębną teczkę dla każdego zatrudnionego oraz przechowywać jej zawartość przez okres zgodny z przepisami. Dokumenty personalne mają szczególne znaczenie w sytuacji ewentualnych sporów o roszczenia ze stosunku pracy.

Nieodpowiednie prowadzenie dokumentacji pracowniczej - konsekwencje

Nieprzestrzeganie przepisów w zakresie prowadzenia akt osobowych pracownika niesie za sobą konsekwencje prawne. Sprawę wówczas rozstrzyga sąd na wniosek inspektora pracy. Z Kodeksu pracy (art. 281 pkt 6) wynika, że pracodawca, który nie prowadzi dokumentacji pracowniczej, nie przechowuje jej prawidłowo lub naraża dokumentację na zniszczenie, może zostać ukarany grzywną do 30 000 zł.

Jak prowadzić akta osobowe pracownika?

Akta osobowe pracownika należy przechowywać w porządku chronologicznym i numerować. Każda z części powinna zawierać wykaz znajdujących się w niej dokumentów. Szczegółowe zasady prowadzenia dokumentacji określono w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Od stycznia 2019 roku pracodawca może prowadzić dokumentację zarówno w wersji elektronicznej, jak i papierowej. Pamiętaj, aby o zmianie sposobu przechowywania informacji poinformować pracowników firmy.

Akta osobowe - co powinny zawierać? [najważniejsze elementy]

Przepisy narzucają podział akt osobowych na cztery części:

• Część A – dokumenty zgromadzone podczas ubiegania się o zatrudnienie.
• Część B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia (np. umowa o pracę, skierowania na badania lekarskie, zakres obowiązków pracownika).
• Część C – dokumenty dotyczące rozwiązania stosunku pracy (np. oświadczenie o wypowiedzeniu, kopia wydanego świadectwa pracy).
• Część D (jeżeli dotyczy) – dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach.

Dokumenty związane ze stosunkiem pracy– jak to wygląda w praktyce?

Jak wyżej wspomnieliśmy w skład dokumentacji pracowniczej wchodzą również dokumenty związane ze stosunkiem pracy. Pracodawca ma obowiązek prowadzić:

• Dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy.
• Dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego.
• Dokumenty związane z wypłacaniem wynagrodzeń.
• Dokumenty dotyczące ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej.

Akta osobowe pracownika – najlepsze rozwiązania od Iron Mountain

Wydajność działu personalnego w dużej mierze zależy od odpowiedniej organizacji pracy, w tym zarządzania i obiegu dokumentów. Przedsiębiorcy, którzy jeszcze nie zdecydowali się na digitalizację akt osobowych, mierzą się z wieloma wyzwaniami. Dokumenty w wersji papierowej wymagają uporządkowanej przestrzeni archiwalnej, a ręczne przeszukiwanie akt, np. w celu aktualizacji, zajmuje pracownikom wiele czasu.

Z dezorganizacją w zakresie dokumentacji pracowniczej mierzą się także firmy, które przeszły na tryb elektronicznego przechowywania. W ich przypadku częstym problemem jest brak przejrzystej struktury zarządzania danymi, co w rzeczywistości utrudnia przepływ informacji.

Iron Mountain wychodzi naprzeciw oczekiwaniom działów kadr i HR, proponując outsourcing teczek personalnych.

Teczka HR – automatyzacja procesów HR. Czas poświęcany przez pracowników na obsługę archiwum, można przeznaczyć na działania realnie oddziałujące na prowadzenie biznesu. Z myślą o optymalizacji procesów HR stworzyliśmy usługę „Teczka HR”. Powierzając nam obowiązki związane z dokumentacją personalną, możesz liczyć na m.in.:

• ujednolicony system archiwizacji umożliwiający wprowadzenie porządku informacyjnego,
• archiwizację dokumentacji pracowniczej w formie papierowej oraz elektronicznej,
• zminimalizowanie kosztów związanych z prowadzeniem archiwum,
• uzyskanie dodatkowej przestrzeni biurowej (po przekazaniu dokumentacji HR do Centrum Archiwizacyjnego Iron Mountain),
• łatwy i szybki dostęp do dokumentów cyfrowych w każdym czasie, niezależnie od lokalizacji
• nieustanne aktualizacje poziomu cyberbezpieczeństwa firmy,
• zwiększenie wydajności działu personalnego,
• skrócenie czasu pracy na dokumentach.

Jak wygląda proces outsourcingowania teczek HR przy współpracy z Iron Mountain? – 5 kroków!

1. Dokumenty pracownicze odbieramy z dowolnej lokalizacji na terenie Polski. Wówczas spisujemy protokół przekazania, a specjaliści z Iron Mountain w bezpieczny sposób pakują akta do pudeł archiwalnych.
2. Wykorzystując własną flotę kurierską, transportujemy dokumenty do naszego Centrum Archiwizacji, w którym weryfikujemy zgodność przekazanych teczek.
3. Akta osobowe rejestrujemy w systemie archiwizacyjnym i przekazujemy do dalszego procesowania, zgodnie z przyjętym modelem mogą zostać opisane, zdigitalizowane oraz uporządkowane.
4. Skanujemy akta oraz indeksujemy w podziale na typy dokumentów dla każdej sekcji teczki (tak samo postępujemy z dokumentami dokładanymi do teczek bieżących, które są odbierane od Klientów zgodnie z harmonogramem, lub na wezwanie).
5. Z pomocą dedykowanej platformy nasi eksperci tworzą tzw. wirtualne teczki personalne (z obrazami lub samą informacją dotyczącą zawartości).

Współpraca z nami w ramach e-teczki to sposób na automatyzację procesów działu personalnego. Digitalizacja teczek HR umożliwia szybki dostęp nie tylko do danych archiwalnych, ale także do dokumentacji bieżącej. Co więcej, kontrolę nad statusem dokumentów, lokalizacją czy historią działań zapewnia platforma eVault.

Wirtualna teczka personalna - nasza odpowiedź na potrzeby Twojej firmy

Outsourcing dokumentacji pracowniczej to również przekazanie nam odpowiedzialności za zgodność z przepisami. Ustanawiamy najbardziej rygorystyczne standardy branżowe w zakresie ochrony informacji i prywatności danych, dlatego nie musisz martwić się o kwestie bezpieczeństwa.

Oferujemy wiele sprawdzonych rozwiązań, które umożliwią wprowadzenie porządku informacyjnego. Zarządzanie dokumentami, danymi i informacjami to nasza specjalność – wspólnymi siłami zadbamy o rozwój Twojego biznesu!

Elektroniczna archiwizacja dokumentów – rozwiązanie od iron mountain umożliwiające zaoszczędzienie miejsca i ułatwiające pracownikom dostęp do dokumentacji z każdego miejsca na świecie

Elektroniczna archiwizacja dokumentów jest istotnym aspektem w każdej firmie, ponieważ poszczególne zasoby muszą być dostępne do wglądu dla różnych instytucji prawnych (np. dla Urzędu Skarbowego). To proces polegający na przeniesieniu wszystkich dokumentów papierowych do cyfrowych archiwów w taki sposób, aby były one łatwo dostępne dla pracowników Twojej firmy.

Rekomendujemy w tym przypadku skorzystać również z tzw. pieczęci elektronicznej pozwalającej potwierdzić autentyczność i integralność dokumentów cyfrowych. Jest to szczególnie ważne w przypadku dokumentów biznesowych. Warto również wspomnieć, iż pieczęć elektroniczna wykorzystywana jest do uwierzytelniania tożsamości osób podpisujących wybrane dokumenty cyfrowe. W konsekwencji inwestując w elektroniczną archiwizację oraz nowoczesną pieczęć potwierdzającą, decydujesz się na bezpieczeństwo i wygodę.