Zmiana funkcjonowania firmy – jak przeorganizować biuro w obecnych czasach?

Biuro w obecnych czasach powinno być dostosowane przede wszystkim do obsługiwania Klientów. Pracować można w trybie hybrydowym lub całkowicie zdalnym – w większości przypadków nie ma potrzeby przychodzenia do firmy. Spotkania dot. większych projektów zorganizujemy online, a dokumenty przekażemy mailowo. W tym celu należy jednak zająć się odpowiednią organizacją biura. Tak, żeby firma funkcjonowała w 100% bezpiecznie (bez możliwości wycieku danych). Dzisiejszy artykuł poświęcimy odpowiedzi na kluczowe pytania związane z organizacją biura w obecnych czasach. Miłej lektury!

Reorganizacja biura – o czym należy pamiętać?

Reorganizując biuro, należy pamiętać o 3 istotnych kwestiach, a mianowicie:

• dopasowanie środowiska pracy do bieżących popandemicznych trendów,
• uwolnienie zbędnej przestrzeni,
• bezpieczeństwie ewentualnej pracy zdalnej.

Obecnie rola biura znacząco się zmienia. Pracownicy traktują je jako miejsce spotkań np.: handlowych czy też warsztatów edukacyjnych jak i miejsce, gdzie spotyka się zespół projektowy pracujący nad rozwiązaniem dla danego Klienta.

Digitalizacja dokumentów – oszczędność przestrzeni biurowej

Archiwum można śmiało przeorganizować na inne cele. Wystarczy skorzystać z usługi, jaką jest skanowanie i digitalizacja dokumentów. To bezpieczny, wspólny dostęp do informacji gwarantujący oszczędność miejsca w firmie, które w przyszłości wykorzystamy na aranżację komfortowych pomieszczeń do spotkań.

Bezpieczeństwo pracy zdalnej

W związku z kompleksową cyfryzacją Twojego przedsiębiorstwa pracownicy działający w trybie home office będą mogli bezpiecznie pracować w formie zdalnej - bez ryzyka związanego z wyciekiem danych. W jaki sposób? Otóż dostęp do poszczególnych informacji jest ograniczony do wskazanej osoby/osób. Dzięki temu każdy pobierze wyłącznie pliki do których został mu nadany dostęp.

Zapamiętaj!

Zmiana funkcjonowania danej firmy nie ma żadnego sensu, jeśli nie zadbasz o bezpieczeństwo dokumentów, czyli w przypadku najnowszych standardów - ich cyfryzację, żeby pracownicy mogli bezproblemowo wypełniać swoje obowiązki zdalnie, bez ryzyka „wycieku” niepożądanych informacji.

Czy organizacja biura zgodnie z popandemicznymi trendami jest konieczna?

Organizacja biura zgodnie z popandemicznymi trendami to dobra praktyka, którą stosują nowoczesne przedsiębiorstwa. Dzięki temu maksymalizacji ulegnie wydajność pracowników ze względu na możliwość pracy zdalnej, a co za tym idzie – pracownicy nie będą tracić czasu na codzienne dojazdy, które w dłuższej perspektywie okazują się zbędne.

Zmiana funkcjonowania danej firmy będzie zauważalna już w pierwszych miesiącach po wprowadzeniu unowocześnień. Archiwum pełne dokumentów będzie od teraz przestronną salą na spotkania z Klientami, jak i grupowe konferencje z partnerami biznesowymi czy też pracownikami (alternatywnie do eventów online).

Reorganizacja biura = oszczędność + ekologia.

Oszczędność

Oszczędność na przestrzeni potrzebnej na stanowiska pracy i wynajmie sal konferencyjnych.

Ekologia

Ekologia związana z digitalizacją. Nie zmarnujesz papieru na faktury ani na tysiące innych, ważnych dokumentów. Teraz wszystko będziesz przechowywał w formie online, w cyfrowych repozytoriach (np. eVault ).

Podsumowanie

Reorganizacja biura wg. popandemicznych trendów to inwestycja w przyszłość. Zmiana perspektywy. Wprowadzenie tej innowacji w biznesie przyczynia się do minimalizacji śladu węglowego. To gwarancja oszczędności związana z digitalizacją, a co najważniejsze - spełnienie oczekiwań pracowników, którzy mogą wypełniać swoje obowiązki zdecydowanie szybciej, będąc bardziej skupionymi w warunkach domowych.

Chcesz przeorganizować biuro? Zależy Ci na uzyskaniu wolnej przestrzeni do spotkań biznesowych? Wypełnij formularz link tutaj . Zdigitalizujemy Twoją firmę od „A” do „Z”.