Teczka HR - Automatyzacja Procesów HR

Sprawnie funkcjonujący dział personalny jest niezbędnym fundamentem każdej dobrze prosperującej firmy. Jednak praca tego działu spotyka się dziś z wieloma wyzwaniami związanymi z tworzeniem i obiegiem dokumentów kadrowych.

Dzięki naszym działaniom możliwa jest optymalizacja procesów kadrowych w przedsiębiorstwie i odciążenie działu HR. Ponieważ skraca się czas pracy na dokumentach, co pozwala na zaangażowanie pracowników w inne zajęcia związane z zarządzaniem ludzkimi zasobami. Co więcej, po przeprowadzeniu digitalizacji teczek HR dotarcie do ważnych w danym momencie wpisów zajmuje tylko kilka chwil i parę kliknięć, jest przy tym w pełni bezpieczne, ponieważ dostęp do dokumentów mają tylko wskazane osoby.

Warto też wspomnieć, że forma archiwizacji dokumentów kadrowych jest ujednolicona, dzięki czemu wprowadzony zostaje ład nawet w najbardziej rozproszonych strukturach firmy.

Rozwiązania outsourcingu teczek HR

Dzięki Ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach prowadzenie teczek HR nie musi już odbywać się wewnątrz firmy. Od początku 2019 roku pracodawcy mogą też zrezygnować z papierowej formy dokumentów i archiwizować je w postaci elektronicznej. Stwarza to możliwość zaoszczędzenia dużych ilości czasu pracy, a także przestrzeni archiwalnej.

Outsourcing teczek HR umożliwia nie tylko przeniesienie zadań związanych z dokumentacją na firmę zewnętrzną, ale również na przeniesienie odpowiedzialności za zarządzanie tą dokumentacją. Oddając zarządzanie teczkami HR w nasze ręce, nie musisz się martwić zgodnością wszystkich procedur z RODO, ponieważ to my zapewniamy właściwą ochronę danych osobowych.

Jakie korzyści osiągniesz z przekazania nam teczek HR?

Przekazanie nam procesu tworzenia, aktualizowania i archiwizowania teczek HR pozwoli na zaoszczędzenie czasu pracy Twoich pracowników, a zatem na oddelegowanie ich do innych zajęć.

Odzyskasz też przestrzeń biurową, ponieważ nie będziesz musiał utrzymywać archiwum dokumentacji kadrowej w swojej siedzibie. Pozwoli to także zminimalizować koszty związane z utrzymaniem archiwum.

Digitalizacja teczek HR pozwoli Ci natomiast uzyskać szybki i łatwy dostęp do ich zawartości, i to z dowolnego miejsca, o każdej porze. Jednocześnie skróci się czas obiegu dokumentów, ponieważ przesłanie ich elektronicznej wersji zajmuje chwilę, nieporównywalnie krótszą od przesyłania fizycznych kopii.

Jak wygląda proces outsourcingowania teczek HR?

Proces wyprowadzania obiegu dokumentacji HR poza firmę rozpoczyna się od przekazania nam dotychczas zgromadzonych teczek HR. My zajmujemy się archiwizacją, zaczynając od teczek nieaktywnych pracowników. W tym czasie dostarczasz nam bieżącą dokumentację do teczek aktywnych pracowników. My dokładamy otrzymane dokumenty i aktualizujemy spis zawartości poszczególnych teczek HR. Jeśli chcesz, możemy przeprowadzić digitalizację teczek, to znaczy zamienić je na e-teczki, które są bardzo wygodne. Gotowe teczki HR archiwizujemy w naszej siedzibie, dbając o zgodność z przepisami RODO oraz bezpieczeństwo danych.

Elektroniczna pieczęć kwalifikowana – nadaj moc prawną dokumentom w formie cyfrowej

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej z 2018 r., aby dokumenty w formie cyfrowej miały moc prawną, która umożliwia ich bezproblemowy obieg elektroniczny oraz przechowywanie w zdigitalizowanym formacie zgodnie z przepisami, muszą one zostać opatrzone podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną.

Aby w sposób kompleksowy zaadresować potrzeby naszych Klientów, w ramach usługi e-teczki HR oferujemy również komplementarnie automatyczne pieczętowanie dokumentów kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną na bazie komponentów z firmy Asseco.

Wybór tego narzędzia gwarantuje ergonomię pracy, przez co znacząco przyspiesza ono proces cyfrowej transformacji w biznesie. Dlatego też sprawdza się doskonale w przypadku firm, które zarządzają dużym wolumenem akt papierowych lub dokumentów przechowywanych elektronicznie.