Przedsiębiorcy są zobowiązani do przechowywania dokumentacji firmowej przez konkretny okres, który wyznaczył ustawodawca. W zależności od rodzaju posiadanych dokumentów (np. ZUS pracowników, ZUS przedsiębiorcy, ZUS dla urzędu skarbowego) są ustalone różne terminy ich przechowywania. W dzisiejszym artykule przedstawimy, które dokumenty można wyrzucić w 2025 r., a które należy zatrzymać. Zapraszamy do lektury!
Jakie dokumenty można zniszczyć w 2025?
Poniżej przedstawiamy konkretne dokumenty, które można wyrzucić w 2025 r., oraz zasady ich likwidacji.
Dokumenty księgowe
- księgi rachunkowe (w tym księgi handlowe, księgi podatkowe, ewidencje pomocnicze) – 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (lub zaległości podatkowej, w przypadku gdy termin przedawnienia został wydłużony);
- dokumenty związane z prowadzeniem ksiąg rachunkowych (w tym dowody księgowe, dowody przychodów i rozchodów, deklaracje podatkowe, pisma urzędowe) – 5 lat od końca roku kalendarzowego, którego dotyczą;
- dokumenty związane z pobieraniem podatku w ramach pełnienia funkcji płatnika (w tym umowy o pracę, PIT-11, PIT-40, PIT-4R) – 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku;
- dokumenty związane z ubezpieczeniami społecznymi i zdrowotnymi – 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności składek;
- dokumenty związane z rozliczeniami VAT – 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku VAT.
Dokumenty kadrowe
- dokumenty związane z rekrutacją i selekcją pracowników – 1 rok od dnia zakończenia rekrutacji;
- dokumenty związane z szkoleniami pracowników – 5 lat od dnia zakończenia szkolenia;
- dokumenty związane z podwyżkami wynagrodzeń – 5 lat od dnia podwyżki;
- dokumenty związane z awansami i zmianami stanowiska – 5 lat od dnia awansu lub zmiany stanowiska.
Dokumenty handlowe
- umowy handlowe – 10 lat od dnia zakończenia obowiązywania umowy;
- faktury VAT – 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku VAT;
- reklamacje i zwroty towarów – 5 lat od dnia zakończenia reklamacji lub zwrotu.
Dokumenty techniczne
- instrukcje obsługi, karty gwarancyjne – 5 lat od daty zakupu urządzenia lub sprzętu;
- dokumenty związane z naprawami i konserwacją urządzeń lub sprzętu – 5 lat od dnia zakończenia naprawy lub konserwacji.
Dokumenty pozostałe
- dokumenty związane z wyjazdami służbowymi – 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin rozliczenia wyjazdu;
- dokumenty związane z reprezentacją – 5 lat od dnia zakończenia imprezy reprezentacyjnej;
- dokumenty związane z reklamą – 5 lat od dnia zakończenia kampanii reklamowej.
Przed zniszczeniem dokumentów należy upewnić się, że nie są one wymagane do celów dowodowych lub rozliczeniowych. Warto również pamiętać, aby dokumenty zniszczyć w sposób bezpieczny – nikt nie może ich później wykorzystać.
Zapamiętaj!
Terminy przechowywania dokumentów mogą się różnić w zależności od rodzaju działalności gospodarczej. W przypadku wątpliwości co do terminu przechowywania danego dokumentu, należy skonsultować się z prawnikiem lub księgowym.
O tym, czy dokument stracił ważność, dowiesz się, sprawdzając przepisy prawa lub poprzez kontakt z instytucją, która wydała dokument.
Przed wyrzuceniem dokumentów należy je zniszczyć w taki sposób, aby uniemożliwić dostęp do zawartych w nich informacji. Możesz to zrobić, niszcząc je w niszczarce papieru, przecinając na drobne kawałki lub spalając.
Ważne jest, aby dokumenty nie dostały się w niepowołane ręce, ponieważ mogą zawierać poufne informacje, m.in. dane osobowe, numery rachunków bankowych czy numery PESEL.
