Skontaktuj się z nami
801 800 802Przedsiębiorcy są zobowiązani do przechowywania dokumentacji firmowej przez konkretny okres, który wyznaczył ustawodawca. W zależności od rodzaju posiadanych dokumentów (np. ZUS pracowników, ZUS przedsiębiorcy, ZUS dla urzędu skarbowego) są ustalone różne terminy ich przechowywania. W dzisiejszym artykule przedstawimy, które dokumenty można wyrzucić w 2025 r., a które należy zatrzymać. Zapraszamy do lektury!
Bezpiecznie niszczenie
Za który rok można wyrzucić dokumenty w 2026?
Zastanawiasz się, kiedy możesz wyrzucić dokumenty? Sprawdź zasady obowiązujące w 2026 roku i jak długo musisz przechowywać dokumenty. Wejdź!
Skontaktuj się z NamiZa który rok można wyrzucić dokumenty w 2026?
Jakie dokumenty można zniszczyć w 2026?
Jednymi z najważniejszych dokumentów firmowych jest dokumentacja dla urzędu skarbowego obejmująca m.in. dowody księgowe (np. faktury lub rachunki), deklaracje (np. roczny PIT, VAT) oraz ewidencje (np. przebieg firmowych pojazdów). Należy je przechowywać 5 lat, liczone od końca roku podatkowego, w którym upłynął termin płatności zobowiązania (z praktycznego punktu widzenia termin ten przedłuża się do 6 lat).
Dokumenty obejmujące dokumentację do 2016 r. można zniszczyć w 2026 r. Nieco inaczej wygląda sprawa w przypadku dokumentacji dla urzędu skarbowego za 2019 r., której termin płatności minął 30.04.2020 r. – wówczas należy ją zachować aż do końca 2026 r. kalendarzowego.
Warto również zwrócić uwagę na fakt, czy w stosunku do żadnego dokumentu nie powstały okoliczności wydłużające okres przetrzymywania dokumentacji (więcej o tym możemy przeczytać w art. 70 ustawy – Ordynacja Podatkowa).
Jeśli natomiast chodzi o dokumentację ZUS (np. ZUS ZUA, ZUS ZWUA lub ZUS DRA) – termin wynosi 5 lat od daty złożenia dokumentu w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych (dotyczy to dokumentów wystawionych po 1 stycznia 2012 r.).
Sprawdź, jak przebiegała cyfrowa transformacja towarzystwa ubezpieczeniowego ACHMEA we współpracy z Iron Mountain. Zajęliśmy się w tym przypadku transportem, rejestracją i przechowywaniem fizycznych archiwów, co przełożyło się na oszczędność przestrzeni, obniżenie kosztów i maksymalizację efektywności pracowników.
Dokumenty księgowe – ile lat można przechowywać i od czego to zależy?
Czas przechowywania dokumentów księgowych zależy od obowiązujących przepisów prawa oraz charakteru dokumentacji. W Polsce okres ten regulowany jest m.in. przez przepisy podatkowe, ustawę o rachunkowości oraz kodeks pracy. Ogólnie rzecz biorąc, dokumenty księgowe powinny być przechowywane tak długo, jak wymagają tego przepisy związane z rozliczeniami podatkowymi, kontrolami finansowymi czy ochroną interesów Klienta.
Podstawowe zasady:
Niedochowanie odpowiednich okresów przechowywania dokumentacji skutkuje sankcjami administracyjnymi lub finansowymi, dlatego istotne jest przestrzeganie tych zasad. Warto również uwzględnić możliwość digitalizacji dokumentów w celu optymalizacji przestrzeni i lepszego zarządzania archiwami.
Zapamiętaj!
Wdrażanie odpowiednich procedur archiwizacyjnych pozwala zapewnić zgodność z przepisami oraz ochronę interesów przedsiębiorstwa.
O czym jeszcze należy pamiętać, wyrzucając dokumenty w 2026 r.?
W niektórych przypadkach ustawowe okresy przechowywania dokumentacji mogą wydłużyć się w przypadku, gdy:
- toczą się postępowania sądowe, administracyjne lub egzekucyjne, w których dokumentacja może stanowić dowód,
- trwają kontrole skarbowe lub podatkowe,
- występują sytuacje wymagające zachowania dokumentów dla ochrony interesów firmy.
Jeśli masz wątpliwości, czy możesz zniszczyć swoje dokumenty, skonsultuj się z księgowym lub prawnikiem.
Za który rok można wyrzucić dokumenty w 2026? Podsumowanie
Większość dokumentów firmowych obejmujących dokumentację do 2015 r. możemy zniszczyć w 2026 r. Pamiętajmy jednak o przeczytaniu art. 70 ustawy (Ordynacja Podatkowa), aby poznać okoliczności wydłużające okres przetrzymywania dokumentacji. Jeśli zależy nam na zniszczeniu dokumentów zgodnie z prawem – warto wykorzystać usługę niszczenia dla firm. W przypadku długotrwałego przechowywania i sprawniejszego znajdowania dokumentów rekomendujemy zastanowić się nad archiwizacją, digitalizacją i zarządzaniem zasobami dzięki platformie eVault.
Rozwiązania
Skanowanie dokumentów i repozytorium
Cyfrowa transformacja Twojej firmy, skanowanie dokumentacji i centralizacja informacji
Bezpieczne niszczenie dokumentów – utylizacja akt
Profesjonalne niszczenie dokumentów papierowych, zapisów w formie plastikowej czy nośników elektronicznych w sposób zgodny z przepisami prawa, ekonomiczny i bezpieczny.
Skontaktuj się z nami
FAQ – najczęstsze pytania i odpowiedzi
Jaki jest okres przechowywania dokumentów księgowych?
Okres przechowywania dokumentów księgowych zależy od ich rodzaju oraz przepisów prawnych regulujących rachunkowość i podatki. Zgodnie z ustawą o rachunkowości oraz przepisami podatkowymi, księgi rachunkowe i sprawozdania finansowe należy przechowywać przez co najmniej 5 lat od końca roku obrotowego. Dokumentacja podatkowa, w tym rozliczenia VAT, wymaga z kolei archiwizacji przez 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Dokumenty kadrowo-płacowe w większości przypadków muszą być przechowywane przez 10 lat.
Za który rok można wyrzucić dokumenty w 2026 r.?
W 2026 r. możesz pozbyć się dokumentów, dla których minął ustawowy okres przechowywania, liczony od końca roku, w momencie upłynięcia okresu ich wykorzystania. Przykładowo, dokumentacja podatkowa za rok 2019, której pięcioletni okres archiwizacji upłynie z końcem 2024 r., może zostać usunięta w 2026 r. Podobnie jest z księgami rachunkowymi i sprawozdaniami finansowymi za 2019 r., o ile nie są objęte innymi obowiązkami archiwizacyjnymi. Zwróć jednak uwagę na szczególne przepisy związane z dokumentacją kadrowo-płacową oraz innymi wyjątkami wymagające dłuższego przechowywania.