Skontaktuj się z nami
801 800 802
Zarządzanie dokumentacją i informacjami
Przekształć swoje miejsce pracy dzięki programowi Clean Start firmy Iron Mountain
Optymalizacja przestrzeni, zmniejszenie ryzyka i zrównoważony rozwój
Skontaktuj się z nami
Rearanżacja powierzchni biurowej – nie bez przeszkód i ryzyka
Świat nieustannie się zmienia, podobnie jak sposób, w jaki pracujemy.
Niezależnie od tego, czy pracownicy wykonują swoje zadania zdalnie, w biurze czy hybrydowo, wiele organizacji przekształca swoje przestrzenie biurowe i procesy firmowe, aby stworzyć takie środowisko pracy, które sprzyja zwiększeniu zaangażowania, pobudza do innowacji i daje większą satysfakcję.
Planowanie i wprowadzanie zmian w miejscu pracy nie zawsze jest łatwe. Przeszkodami w tym procesie mogą być dokumenty zalegające w szafach, stary sprzęt IT, meble, które zajmują cenną przestrzeń, stwarzając ryzyko, zmniejszając produktywność i utrudniając realizację projektu.
Pokonaj te przeszkody i uwolnij pełen potencjał swojego miejsca pracy dzięki programowi Clean Start!
- 90%Jak wynika z najnowszego badania IDG, 90% organizacji planuje wprowadzić zmiany w swoim miejscu pracy w ciągu najbliższych 6-12 miesięcy.
- 87%Według najnowszego badania CBRE 87% liderów rynku nieruchomości korporacyjnych traktuje optymalizację jako najwyższy priorytet.
Obejrzyj film
Jak wygląda przyszłość Twojego miejsca pracy?
Po latach działalności firmy i rotacji pracowników biuro może przypominać chaotyczne składowisko. Wpływa to negatywnie na efektywność, współpracę i wykorzystanie przestrzeni, ale też na pracowników, którzy niechętnie przyjeżdżają do takiego biura.
Badanie przeprowadzone niedawno przez Economist wskazuje, że 93% organizacji wyraża chęć uprzątnięcia zalegających materiałów, jednak realizacja takiego projektu we własnym zakresie może pochłonąć cenne zasoby, a nawet prowadzić do ryzyka naruszenia danych.
Nasi eksperci Clean Start pomogą uwolnić zajętą powierzchnię, w sposób bezpieczny i zrównoważony, dzięki konsolidacji lub recyklingowi:
- Dokumentacji biznesowej
- Szafek na dokumenty
- Starego sprzętu IT
- Urządzeń biurowych
- Innych zasobów informacyjnych
Przeniesienie lub reorganizacja przestrzeni biurowej mogą być stresujące, a ostatnią rzeczą, której potrzebujesz podczas realizacji takiego projektu, to narażenie organizacji na naruszenie ochrony danych. Niestety informacje poufne przechowywane w regałach, szafach magazynowych i na biurkach nie tylko stwarzają ryzyko, ale również niepotrzebnie zajmują cenną przestrzeń.
Niektóre organizacje korzystają z usług tradycyjnych firm zajmujących się przeprowadzkami lub obsługą nieruchomości, z których jednak większość nie dysponuje wiedzą specjalistyczną, nie zatrudnia wyszkolonych pracowników ani nie korzysta z bezpiecznego łańcucha kontroli (chain of custody) niezbędnych do obsługi dokumentacji, sprzętu IT i innych wrażliwych materiałów.
Program Clean Start firmy Iron Mountain to kompletny zestaw usług umożliwiających przeniesienie lub reorganizację miejsca pracy, świadczonych w pełni przez jednego dostawcę, zgodnie z naszym unikalnym podejściem do planowania i realizacji projektów:
- Pakowanie, przenoszenie i przechowywanie dokumentacji poza siedzibą firmy
- Bezpieczne niszczenie starych dokumentów
- Porządkowanie, pakowanie i przenoszenie stanowisk pracy
- Utylizacja lub odsprzedaż starego sprzętu IT
- Przenoszenie mebli i sprzętu między lokalizacjami
- Przechowywanie palet i urządzeń poza siedzibą firmy
- Likwidacja wyposażenia i sprzętu
- Transformacja cyfrowa miejsca pracy
Clean Start może wesprzeć bezpieczne przeniesienie lub reorganizację miejsca pracy, a przy tym pomoże zoptymalizować wykorzystanie przestrzeni w nowym lub odświeżonym miejscu.
Wraz ze zmieniającym się sposobem pracy zmienia się także zapotrzebowanie na fizyczną przestrzeń biurową.
Jak wynika z najnowszego badania CBRE, 87% liderów rynku nieruchomości korporacyjnych traktuje optymalizację jako najwyższy priorytet. Zamknięcie biura to jednak nie tylko zgaszenie światła i zatrzaśnięcie drzwi.
Wrażliwe zasoby informacyjne rozmieszczone po całym obiekcie, często pomieszane z rzeczami osobistymi pracowników i sprzętem biurowym, jeśli nie są odpowiednio zarządzane, mogą nieść za sobą ryzyko naruszenia danych.
Tradycyjne firmy zajmujące się przeprowadzkami i obsługą nieruchomości wprawdzie oferują wsparcie w procesie zamykania biur, jednak większość z nich nie dysponuje wiedzą specjalistyczną, nie zatrudnia wyszkolonych pracowników, ani nie korzysta z bezpiecznego łańcucha kontroli (chain of custody), przez co nie jest w stanie odpowiednio zadbać o najcenniejsze zasoby organizacji ani nimi zarządzać.
- Pakowanie, przenoszenie i przechowywanie dokumentacji poza siedzibą firmy
- Bezpieczne niszczenie starych dokumentów
- Likwidacja wyposażenia i sprzętu
- Utylizacja lub odsprzedaż starego sprzętu IT
- Przenoszenie mebli i sprzętu między lokalizacjami
- Porządkowanie, pakowanie i przenoszenie stanowisk pracy
- Przechowywanie palet i urządzeń poza siedzibą firmy
- Przenoszenie lub przechowywanie dzieł sztuki
Co najważniejsze, wszystkie te usługi i wiele innych otrzymasz w ramach jednego dostawcy – Iron Mountain, a to dzięki naszemu unikalnemu podejściu do planowania i realizacji procesu zamknięcia biura.
Obecnie obserwuje się rekordowy poziom aktywności w zakresie optymalizacji portfela nieruchomości oraz fuzji i przejęć – firmy poszukują synergii i oszczędności, a jednocześnie wprowadzają zmiany transformacyjne.
Tymczasem podczas realizacji tego typu inicjatyw przeszkodą mogą być takie czynniki jak rozproszone lokalizacje obiektów, duże liczby plików lub innych zasobów oraz niespójne procesy i narzędzia do udostępniania i ochrony informacji.
Program Clean Start od Iron Mountain zapewni wsparcie w skutecznej realizacji inicjatyw obejmujących nieruchomości oraz fuzje i przejęcia. Dzięki ekspertom i zasobom zlokalizowanym na całym świecie nasz zespół pomaga:
- Zutylizować lub oddać do recyklingu stare lub zbędne zasoby
- Ujednolicić politykę zgodności z przepisami (compliance)
- Wyeliminować pojedyncze procesy/polityki
- Bezpiecznie zamknąć niepotrzebne biura
- Zidentyfikować i wyeliminować ryzyko naruszenia bezpieczeństwa
- Przygotować całą organizację na cyfrową przyszłość
Niezależnie od tego, czy potrzebujesz wsparcia dla jednego biura czy ustandaryzowanego procesu wspierającego integrację lub zamknięcie wielu lokalizacji, wybierz Iron Mountain, a zyskasz spójne usługi zarządzania projektami świadczone przez jednego dostawcę.
Jak działa Clean Start
Dowiedz się, jak Clean Start pomógł organizacjom zoptymalizować przestrzeń, zmniejszyć ryzyko i zapewnić bardziej zrównoważony charakter miejsca pracy
Gotowy na Clean Start?
Zobacz, jakie to proste!
Po zapoznaniu się z programem Clean Start skontaktuj się z nami już dziś, aby porozmawiać z naszym ekspertem Clean Start oraz rozpocząć ocenę sytuacji w Twojej organizacji.
Często zadawane pytania
Niezależnie od tego, czy reorganizujesz lub zamykasz przestrzeń biurową, planujesz fuzje lub przejęcie, czy chcesz wdrożyć standardowe procesy zarządzania informacjami i danymi podczas przekształcania swojego biura – możemy Ci pomóc.
Czym jest transformacja miejsca pracy?
Transformacja miejsca pracy to proces tworzenia lub ulepszania przestrzeni biurowej w celu zaspokojenia dynamicznie zmieniających się potrzeb firmy i pracowników. To planowane działanie, często prowadzone przez specjalistów ds. zarządzania nieruchomościami i obiektami we współpracy z liderami w całej organizacji, a także przez dostawców usług, takich jak Iron Mountain.
Z czego wynika potrzeba transformacji miejsca pracy?
Transformacja miejsca pracy może być spowodowana zmianami w zakresie wykorzystania nieruchomości związanymi z ekspansją lub konsolidacją organizacji, przeprowadzaniem fuzji lub przejęć, przeniesieniem siedziby, zamknięciem biura lub przeprojektowaniem istniejącej przestrzeni biurowej.
Inicjatywy w ramach firmy, takie jak przejście na pracę hybrydową lub zdalną czy lepsza optymalizacja zasobów, również mogą wymagać ponownej oceny posiadanej przestrzeni. Jeśli biuro świeci pustkami lub wręcz przeciwnie – jest przepełnione, być może nadszedł czas na transformację miejsca pracy.
Jakie ryzyko niesie za sobą transformacja miejsca pracy?
Po latach działalności firmy i rotacji pracowników biuro może być niedoskonałe. Informacje poufne i zasoby przechowywane na regałach, szafach magazynowych stwarzają ryzyko, ale również niepotrzebnie zajmują cenną przestrzeń.
Tradycyjne firmy zajmujące się przeprowadzkami i obsługą nieruchomości wprawdzie oferują wsparcie w procesie zamykania biur, jednak większość z nich nie dysponuje wiedzą specjalistyczną, nie zatrudnia wyszkolonych i sprawdzonych pracowników ani nie korzysta z bezpiecznego łańcucha kontroli (chain of custody), przez co nie jest w stanie odpowiednio zadbać o najcenniejsze zasoby organizacji ani nimi zarządzać podczas przekształcania Twojego miejsca pracy.
W jaki sposób transformacja miejsca pracy może wspierać przejście mojej organizacji na pracę hybrydową?
Coraz więcej organizacji umożliwia swoim pracownikom elastyczne łączenie pracy zdalnej i biurowej. Warto zadbać o to, by przejście na ten nowy model przebiegło płynnie.
Podczas pracy zdalnej pracownicy będą oczekiwać łatwego i szybkiego dostępu zarówno do informacji cyfrowych, jak i fizycznych, a także narzędzi ułatwiających bezproblemową współpracę.
Niezależnie od tego, jak i gdzie wykonywana jest praca, ważne jest, aby podczas reorganizacji, firmy działały w zgodzie z preferencjami pracowników i najlepszymi praktykami branżowymi.
