Standaryzacja w przedsiębiorstwie – co to jest?

Standaryzacja jest jednym z kluczowych elementów skutecznego zarządzania przedsiębiorstwem. Polega na ustanowieniu jednolitych zasad postępowania, które umożliwią osiągnięcie pożądanych wyników w sposób powtarzalny i przewidywalny. Dzięki temu rozwiązaniu firmy mogą zachować w swojej organizacji spójność procesów, a także ułatwić kontrolowanie ich przebiegu oraz wyników. W tym artykule omówimy szczegółowo, co to znaczy standaryzacja, jakie korzyści się z tym wiążą, a także co warto standaryzować.

Sprawdź, na czym polega standaryzacja w przedsiębiorstwie i wprowadź odpowiednie rozwiązania z Iron Mountain.

Standaryzacja – co to jest?

Standaryzacja to proces ustanawiania jednolitych reguł postępowania w celu osiągnięcia pożądanych wyników w sposób powtarzalny i przewidywalny. W tym przypadku należy ustalić jednoznaczne zasady, procedury i normy określające sposób wykonywania zadań i poszczególnych procesów w przedsiębiorstwie.

Jaki cel ma standaryzacja?

Standaryzacja ma na celu m.in.:

• usprawnienie działań organizacji,
• poprawę jakości produktów lub usług,
• zapewnienie powtarzalności wyników.

To bardzo ważne narzędzie dla firm, które chcą zwiększyć swoją efektywność, poprawić jakość produktów lub usług oraz zagwarantować spójność zachodzących procesów w perspektywie długofalowej.

Jakich dziedzin dotyczy standaryzacja w przedsiębiorstwie?

Standaryzacja dotyczy większości dziedzin technicznych, gospodarczych oraz przemysłowych. Spośród najważniejszych procesów możemy wymienić:

• produkcję – standaryzacja procesów produkcyjnych gwarantuje jednolitą jakość produktów, zwiększa wydajność i obniża koszty;
• logistykę – zapewnia szybką i skuteczną dystrybucję towarów oraz ogranicza straty i koszty transportu;
• finanse – pomaga w poprawie kontroli nad finansami, maksymalizuje efektywność oraz ogranicza błędy;
• marketing – standaryzacja procesów marketingowych może pomóc w zwiększeniu skuteczności kampanii promocyjnych, poprawie wizerunku marki oraz maksymalizacji sprzedaży;
• zarządzanie personelem – gwarantuje jednolite standardy rekrutacji, szkoleń i oceny pracowników, a dodatkowo poprawia jakość oraz zadowolenie z wykonywanych obowiązków zawodowych;
• IT – standaryzacja w IT pozwala zapewnić jednolite rozwiązania obejmujące wdrażanie i utrzymywanie serwerów informatycznych, zwiększa bezpieczeństwo danych oraz poprawia efektywność pracy;
• innowacje – ułatwia uzyskanie powtarzalności wyników badań i rozwoju (standaryzacja w tym sektorze pozwala dodatkowo wypracować przewagę konkurencyjną).

Standaryzacja może dotyczyć również wielu innych obszarów działalności Twojego przedsiębiorstwa, zależnie od potrzeb i celów organizacji.

Standaryzacja w przedsiębiorstwie – zalety i wady

Standaryzacja wiąże się z licznymi zaletami oraz wadami. Pomimo tego, że korzyści zdecydowanie przewyższają mankamenty, warto poznać obie strony tego rozwiązania. Poniżej przedstawiamy szczegóły.

Standaryzacja – zalety

• zwiększenie efektywności – standaryzacja pozwala osiągnąć pożądane wyniki w sposób bardziej skuteczny i efektywny;
• ułatwienie zarządzania – dzięki standardom i procedurom menedżerowie mają lepszą kontrolę nad procesami (ułatwia to zarządzanie oraz pozwala na szybsze podejmowanie świadomych decyzji biznesowych);
• poprawa bezpieczeństwa – standardy i procedury bezpieczeństwa pracy zapewniają, że wszyscy pracownicy działają w sposób bezpieczny i zgodny z normami.

Standaryzacja – wady

• Brak elastyczności – standaryzacja może ograniczać elastyczność organizacji, ponieważ wymaga przestrzegania ściśle określonych procedur i norm, co nie zawsze pozwala na szybką reakcję w kontekście zmieniających się warunków strukturalnych;
• ryzyko monotoniczności – standaryzacja prowadzi do powtarzalności działań, co niekiedy skutkuje utratą motywacji pracowników.

Biorąc pod uwagę obecne trendy, standaryzacja jest rozwiązaniem umożliwiającym dostosowanie swojego biznesu do restrykcyjnych i niezwykle wymagających warunków rynkowych.

Jak rozpocząć standaryzację?

Chcesz rozpocząć standaryzację? W takim razie zdecyduj się na implementację najpopularniejszych rozwiązań cyfrowych obejmujących digitalizację oraz automatyzację dokumentacji. Dobrym rozwiązaniem jest również outsourcing zarządzania powierzonymi zasobami papierowymi oraz cyfrowymi. Jeżeli natomiast dodatkowo chcesz usprawnić działanie pracowników HR, zdecyduj się na usługę Teczka HR od Iron Mountain.

Digitalizacja oraz automatyzacja dokumentacji – profesjonalne skanowanie dokumentów Iron Mountain

Digitalizacja oraz automatyzacja dokumentacji pomaga uwolnić przestrzeń, zapewnia bezpieczną ochronę informacji oraz centralizację dostępu. W konsekwencji z udostępnionych materiałów mogą korzystać wszyscy pracownicy Twojej firmy (jeśli dasz im dostęp), bez znaczenia na ich aktualną lokalizację. Dokumentacja jest ściśle strzeżona i niedostępna dla osób trzecich. Ponadto każda osoba zatrudniona może korzystać wyłącznie z dokumentów, które są w jej przypadku niezbędne.

Outsourcing zarządzania powierzonymi zasobami papierowymi oraz cyfrowymi – usługa eVault

Repozytorium eVault to rozwiązanie dla przedsiębiorstw, które chcą uporządkować swoje dokumenty oraz dostosować się do obecnie panujących restrykcji ekologicznych, oraz standardów pracy zdalnej. Proponowana opcja umożliwia:

• sprawne wyszukiwanie żądanych materiałów,
• bezproblemowe raportowanie,

Istotną korzyścią docenianą przez naszych Klientów jest łatwy dostęp do archiwum dokumentów papierowych. O co dokładnie chodzi? Często potrzebne okazują się oryginały dokumentów, wówczas nawet materiały, które zostały przez nas w przeszłości zdigitalizowane oraz zarchiwizowane, mogą zostać zamówione na żądanie – dzięki rozwiązaniu eVault.

Automatyzacja działów kadrowo płacowych – teczka HR od Iron Mountain

Przekazując teczki HR specjalistom Iron Mountain zaoszczędzisz czas swoich pracowników i będziesz mógł im wyznaczyć inne, bardziej priorytetowe zadania.Automatyzacja działów kadrowo-płacowych wiąże się również z digitalizacją. Z naszą pomocą skrócisz czas obiegu dokumentów, ponieważ przekazanie ich w formie elektronicznej zajmuje mniej, niż przesyłanie fizycznych kopii.

FAQ – najczęstsze pytania i odpowiedzi

1. Co to jest standaryzacja?

Standaryzacja to proces określania i stosowania jednolitych norm oraz zasad w celu osiągnięcia wyższej wydajności przedsiębiorstwa. Może dotyczyć zarówno bezpieczeństwa, wymagań środowiskowych i zgodności z przepisami. Omawiane rozwiązanie jest szczególnie ważne w branżach obejmujących opiekę zdrowotną, ochronę środowiska, finanse, edukację oraz inne dziedziny techniczne (np. IT).

2. W czym pomaga standaryzacja?

Standaryzacja pomaga w zapewnieniu jakości, bezpieczeństwa oraz unikania nieporozumień. W konsekwencji skutkuje poprawą wydajności, wspierając równocześnie rozwój w technicznych oraz przemysłowych dziedzinach życia.