Iron Mountain® Workflow Automation™

Studium przypadku

Jakie korzyści przyniosło zastąpienie poczty elektronicznej przez Workflow Automation

21 marca 20228 minut

Iron Mountain® Workflow Automation™ zastępuje działania związane z pocztą elektroniczną, łatwymi do zarządzania, bezpiecznymi procesami cyfrowymi.

Pomimo stosowania spójnych strategii cyfrowych w innych obszarach, w przypadku zadań i procesów o charakterze powtarzalnym wiele organizacji nadal decyduje się na stosowanie poczty elektronicznej. Wiele danych pozostaje ukrytych w treści maili, wymaga dużych zasobów oraz zawiera luki, których nie można śledzić, ujmować w raportach ani kontrolować. Choć użytkownicy mogą nie zdawać sobie z tego sprawy, takie przestarzałe, nieobjęte nadzorem działania mogą zagrażać zachowaniu przez firmę zgodności z zewnętrznymi regulacjami, wywierając jednocześnie negatywny wpływ na produktywność i opinie klientów.

Bezpieczeństwo danych I zgodność z przepisami

Dobrym przykładem jest tu projekt z jednym z klientów. Bank o ugruntowanej pozycji w Europie Środkowej, korzystał już z usług firmy Iron Mountain w zakresie zarządzania dokumentacją, skanowania cyfrowego i przechowywania taśm z kopiami zapasowymi i dysków twardych.

Okazało się jednak, że pracownicy spędzają ogromną ilości czasu na obsłudze poczty elektronicznej od klientów i współpracowników, a ukryte w treści informacje utrudniały kontrolę nad rozpatrywaniem skarg i roszczeń, zarządzaniem podróżami i wydarzeniami oraz innymi procesami, takimi jak sprawozdania z posiedzeń Zarządu. Bez centralnego monitorowania i raportowania statusu zadań, niemożliwe było realizowanie kolejnych kroków i dotrzymanie terminów.

I właśnie tu wkracza Iron Mountain^® Workflow Automation™ Łatwe do rozbudowy rozwiązanie, które w omawianym projekcie obejmuje 22 schematy pracy (workflows), 29 typów dokumentów i 660 indeksów metadanych.

Wiadomości e-mail są obecnie szybko rejestrowane i przypisywane jako zadania w ramach ściśle kontrolowanych cyfrowych schematach działania (workflows). Ich właściciele regularnie otrzymują automatyczne przypomnienia i w razie potrzeby mogą składać podpisy elektroniczne. Co istotne, rozwiązanie jest również w stanie spełnić surowe wymagania banku dotyczące wysokiego poziomu bezpieczeństwa danych i zgodności z przepisami.

Typowe, możliwe do osiągnięcia podwyższenie wydajności ¹

¹ Wyniki odzwierciedlają niedawne zlecenia klientów.

30% oszczędność

czasu

Szybszy i w prostszy sposób osiągana

zgodność z przepisami (compliance)

30% skrócenie

czasu reakcji

Lepsza widoczność

mobilnych i hybrydowych obciążeń roboczych

Jak działa automatyzacja schematów pracy (workflows)

Iron Mountain^® Workflow Automation umożliwia klientowi definiowanie procesów, które muszą być realizowane. Zadania i dokumenty są automatycznie przekierowywane do osób, które muszą podjąć odpowiednie działania lub reagować niezależnie od lokalizacji czy wykorzystywanego urządzenia mobilnego.

Zadanie lub proces mogą być inicjowane automatycznie poprzez import wiadomości e-mail za pomocą opcji typu „drag and drop” („przeciągnij i upuść”) lub ręcznie poprzez utworzenie zgłoszenia bezpośrednio w systemie.

Następnie system uruchamia kolejny krok procesu i/lub przydziela zadania poszczególnym użytkownikom lub grupom użytkowników. Powiadomienia mogą być przekazywane na określone adresy e-mail, na przykład w celu zapewnienia realizacji określonego kroku w procesie, w ustalonym terminie. W razie potrzeby można zautomatyzować powiadomienia o eskalacji opóźnień w procesach i brakującej dokumentacji, podobnie jak wyszukiwanie dokumentów potrzebnych do obsługi zapytań, wniosków o przeprowadzenie audytu i toczących się postępowaniach sądowych.

Rezultatem jest scentralizowany wgląd dzięki pulpitom nawigacyjnym (dashboardom), które zapewniają klientowi dostęp do danych i wskaźników oraz dostarczają istotnych informacji raportowych. A wszystko bez konieczności korzystania z usług IT.

Kluczowe korzyści

Automatyzacja schematów działania (workflows) eliminuje żmudne, manulane czynności, takie jak tworzenie list kontrolnych i wyszukiwanie brakujących dokumentów.
Łatwa integracja z programem Outlook i innymi aplikacjami oznacza, że system sprawdza się w większości scenariuszy, jakie są realizowane w miejscu pracy.
Wszystkie dane są szyfrowane w stanie spoczynku i podczas przesyłania przez bezpieczną sieć, co zmniejsza ryzyko związane ze zgodnością z przepisami, bezpieczeństwem i ochroną prywatności.
Pełna ścieżka audytu zmian użytkownika i działań prowadzonych na poziomie plików i folderów w celu zapewnienia zgodności z przepisami.
Scentralizowany wgląd w zarządzanie z prostym raportowaniem na pulpicie obejmującym SLA, wskaźniki KPI i aktualizacje statusu realizacji zadań.
Jedna, przewidywalna miesięczna opłata abonamentowa pozwalająca uniknąć inwestycji kapitałowych i ułatwiająca planowanie budżetów.