Modernizacja procesów i pozbycie się papieru w konsulacie
Rozwiązanie Iron Mountain Paperless Consulate to kompleksowy pakiet usług usprawniających procedury konsulatów, poprawiających obsługę klienta i zapewniający zgodność z przepisami.
Rozwiązanie Iron Mountain Paperless Consulate to kompleksowy pakiet usług usprawniających procedury konsulatów, poprawiających obsługę klienta i zapewniający zgodność z przepisami.
Konsulaty zazwyczaj świadczą szereg usług związanych z rejestracją ludności dla obywateli mieszkających za granicą. Podobnie jak inne urzędy publiczne ambasady muszą radzić sobie ze starą dokumentacją, zazwyczaj sporządzaną ręcznie i przechowywaną w postaci fizycznej, która z upływem czasu spowodowała gwałtowny rozrost fizycznych archiwów i utrudniła wyszukiwanie informacji.
Niedawna pandemia wirusa COVID-19 wywarła ogromną presję na urzędy, ambasady i konsulaty, by zdalnie wydawać, odnawiać i weryfikować dokumenty obywateli.
Wyzwania
Duże archiwa fizyczne stwarzają problemy związane z ochroną prywatności i bezpieczeństwem ze względu na brak możliwości łatwego stosowania zasad przechowywania w czasie rzeczywistym w odniesieniu do dużych ilości ważnych dokumentów, co może narazić ambasady i konsulaty na potencjalne naruszenie danych, a przez to kary. Ponadto duża liczba wniosków o kopie akt, spraw i przesyłek oraz poleganie na ręcznej, osobistej obsłudze spowodowały długi czas oczekiwania, a w niektórych przypadkach przerwanie świadczenia usług.
Rozwiązanie
Pozbądź się papieru
Dzięki rozwiązaniom firmy Iron Mountain można wykorzystać inicjatywę Unii Europejskiej na rzecz Odbudowy i Zwiększania Odporności do realizacji własnej strategii transformacji cyfrowej. Możemy zdigitalizować dużą ilość fizycznych dokumentów znajdujących się w archiwach i przechowywać je w cyfrowym repozytorium.
Konsolidacja nieruchomości
Trudno jest zarządzać polityką przechowywania danych w przypadku dokumentacji fizycznej. Możemy pomóc w ustaleniu, jakie dokumenty należy zachować, a jakie można bezpiecznie zniszczyć. Umożliwi to spełnienie wymagań prawnych i jednocześnie uwolni cenną przestrzeń.
Poprawa jakości usług dla obywateli
Dzięki naszym rygorystycznym procesom postępowania z dokumentami zawsze wiadomo, gdzie w danej chwili znajdują się zasoby fizyczne i cyfrowe, a informacje są dostępne w dowolnym miejscu i czasie. Pozwala to zwiększyć wydajność pracowników i zapewnić lepszą obsługę obywateli.
Korzyści
- Wykorzystanie inicjatywy na rzecz Odbudowy i Zwiększania Odporności Unii Europejskiej (UE) w celu przyspieszenia transformacji cyfrowej.
- Spełnienie wytycznych UE dotyczących digitalizacji.
- Konsolidacja nieruchomości
- Poprawa obsługi i zadowolenia obywateli.
- Wdrożenie pełnego łańcucha nadzoru w całym procesie zarządzania informacją, dzięki czemu wszystkie działania są możliwe do skontrolowania i prześledzenia.
- Ochrona treści i zarządzanie nią z możliwością dostosowania się do przyszłych potrzeb.
- Poprawa dokładności zaświadczeń dla obywateli, w tym dokumentów pisanych odręcznie, a także przyspieszenie usług świadczonych przez ambasadę (np. wniosek o paszport, dokumentacja dotycząca podróży w nagłych wypadkach itp.).
Opcje usług kompleksowych:
Inteligentne sortowanie
Start od zera
Bezpieczne niszczenie
Szkolenie personelu
Pozbądź się papieru z Iron Mountain
- Kompleksowe zarządzanie informacjami, w tym odbieranie fizycznych dokumentów, digitalizacja i przechowywanie aktywów w repozytorium czy utylizacja papieru.
- Skala: 94 centra, w 44 krajach specjalizujące się w obrazowaniu, indeksowaniu, kontroli jakości i przetwarzaniu – obsługujące ponad 1,5 miliarda dokumentów rocznie
- Bezpieczeństwo: jesteśmy znani z zabezpieczania wrażliwych danych od ponad 70 lat w różnych branżach w ponad 60 krajach. Pomogliśmy wielu konsulatom w modernizacji ich działalności operacyjnej.
- Bogate doświadczenie zdobyte podczas współpracy z klientami z listy Fortune 1000
Chcesz dowiedzieć się więcej?
Aby dowiedzieć się więcej, skontaktuj się bezpośrednio z Iron Mountain.
801 800 802 | orders@ironmountain.pl | IRONMOUNTAIN.COM/PL-PL/CONTACT
Polecane usługi i rozwiązania
Rozwiązania dla organizacji sektora publicznego
Zdigitalizuj swoje informacje, zautomatyzuj workflow, obniż koszty, jednocześnie ulepszając jakość usługi
Iron Mountain InSight®
Elektroniczny system zarządzania dokumentami i automatyzacją workflow
Inteligentne rozwiązania do przetwarzania dokumentów i automatyzacji workflow
Digitalizacja | Przechowywanie | Automatyzacja | Odblokowywanie danych
Elevate the power of your work
Uzyskaj BEZPŁATNĄ konsultację już dziś!