Zmień sposób funkcjonowania działu HR

Rozwiązanie Iron Mountain Human Resources

Wyzwanie

Zarządzanie dokumentacją kadrową (HR) może stanowić wyzwanie, gdy jest ona przechowywana w wielu formatach i miejscach, a pracownicy wykonują swoje zadania w hybrydowym modelu pracy. Pewność, że dokumentacja pracownicza jest kompletna, aktualna i zarządzana zgodnie z ciągle zmieniającymi się przepisami i regulacjami jest priorytetem.

Znalezienie informacji HR, takich jak podpisany formularz o przetwarzaniu danych, pozwolenie na pracę lub dokumenty dotyczące zdrowia, czy tworzenie raportów z audytów może być czasochłonne i wymagać pracy manualnej. Co najważniejsze, w przypadku braku odpowiedniego zarządzania, udostępnianie dokumentów pracowniczych może spowodować ujawnienie poufnych informacji.

Konsekwencje

Wpływ digitalizacji jest nie do przecenienia. Zarządzanie dokumentami papierowymi kosztuje organizacje zarówno czas, jak i pieniądze: na przykład jeden z Klientów Iron Mountain InSight® zgłosił oszczędność na poziomie nawet 26 000 godzin rocznie¹ dzięki pracy z dokumentami cyfrowymi.

Ponadto organizacje są zobowiązane do przestrzegania surowych regulacji dotyczących zgodności z przepisami, np: ustawą o ochronie danych. Należy mieć pewność, że dane osobowe są niszczone w sposób bezpieczny, zgodnie z zasadami przechowywania. Nieprzestrzeganie przepisów może skutkować karami, które mogą mieć negatywny wpływ na firmę.  

Co by było, gdyby...

Wdrożyć bezpieczne i zgodne z przepisami rozwiązanie, które łączy zarówno istniejącą dokumentację cyfrową, jak i nowo przekształconą fizyczną, umożliwiając pokonanie wyzwań poprzez:

• Łatwe i szybkie wyszukiwanie i znajdowanie dokumentów
• Zwiększenie produktywności działu HR poprzez umożliwienie efektywnej współpracy nawet na odległość
• Ochronę danych pracowników oraz poprawę bezpieczeństwa i audytowalności
• Pomoc w zapewnieniu ciągłości procesu, gdzie najważniejsze dokumenty są aktualne, a ich odnowienie nie zostanie pominięte

Ujednolicenie fizycznych i cyfrowych dokumentów dla działu HR

Rozwiązanie Iron Mountain Human Resources to oferta typu oprogramowanie jako usługa (SaaS), która umożliwia pracownikom i wewnętrznym partnerom biznesowym skanowanie i przechowywanie wszystkich plików związanych z zasobami ludzkimi w bezpiecznym repozytorium w chmurze, co pomaga przyspieszyć procesy HR. W oparciu o prawa dostępu bazujące na rolach, można wyszukiwać potrzebną dokumentację i udostępniać ją wewnętrznym i zewnętrznym interesariuszom, aby umożliwić bardziej efektywną współpracę, niezależnie od miejsca wykonywania pracy. Otrzymasz bardziej scentralizowany wgląd w informacje, który zapewni Ci niezbędną kontrolę, a pulpity nawigacyjne dostarczą Ci danych i odpowiednich metryk. Istnieje również możliwość otrzymywania alertów o terminach wygaśnięcia ważności dokumentów. Dzięki temu rozwiązaniu działy HR mogą śledzić dokumentację pracowniczą i podejmować proaktywne działania, takie jak odnawianie certyfikatów, identyfikatorów zgodnie z obowiązującymi przepisami.