Elevate the power of your work
Uzyskaj BEZPŁATNĄ konsultację już dziś!
Urzędy stanu cywilnego świadczą szereg usług związanych z rejestracją ludności. Do ich obowiązków należy dostarczanie obywatelom kopii dokumentów urzędowych, takich jak akty urodzenia, małżeństwa i zgonu, a w niektórych przypadkach są one ostatecznym repozytorium tych dokumentów.
Urzędy stanu cywilnego świadczą szereg usług związanych z rejestracją ludności. Do ich obowiązków należy dostarczanie obywatelom kopii dokumentów urzędowych, takich jak akty urodzenia, małżeństwa i zgonu, a w niektórych przypadkach są one ostatecznym repozytorium tych dokumentów. W przeszłości dokumenty były pisane ręcznie i przechowywane w fizycznych rejestrach. Urzędy mają do czynienia z dużą liczbą wniosków o wydanie papierowych kopii aktów, dokumentów i pism, co często wiąże się z pracochłonnymi, czasochłonnymi i kosztownymi zadaniami, których standaryzacja była niemożliwa ze względu na różnorodność informacji i ich formatów. Biorąc pod uwagę te wyzwania, UE zwróciła się do urzędów o usprawnienie pracy i wdrożenie podejścia "digital first”, co ma na celu wsparcie wysiłków zmierzających do zapewnienia szybkiego reagowania na potrzeby obywateli.
Dodatkowo, akty stanu cywilnego znajdujące się w urzędach zawierają dane, które są kluczowe dla przeciwdziałania oszustwom. Aby aktywnie zapobiegać przestępstwom, niezbędna jest poprawność informacji. Digitalizacja ma kluczowe znaczenie dla ochrony fizycznych dokumentów przed zniszczeniem, utratą lub uszkodzeniem z nieprzewidzianych przyczyn. Zapewniając ich poprawność, przyczyniamy się do oszczędzania środków publicznych. Ponadto urzędy stanu cywilnego muszą obsługiwać wnioski obywateli składane zazwyczaj w różnych formach (wnioski składane osobiście, a także listownie, pocztą elektroniczną lub za pośrednictwem stron internetowych), a jednocześnie muszą dotrzymywać rygorystycznych terminów odpowiedzi.
Iron Mountain InSight® to rozwiązanie w postaci oprogramowania jako usługi (SaaS), które łączy skanowanie dokumentów fizycznych i przechowywanie danych cyfrowych w bezpiecznym repozytorium w chmurze dostępnym za pośrednictwem internetowego centrum obsługi klienta Iron Mountain Connect™. To skalowalne rozwiązanie pomaga zarządzać całym cyklem życia informacji za pomocą sprawdzonego łańcucha nadzoru (chain of custody). Zapewnia to przejrzystość tego, gdzie w każdej chwili znajdują się fizyczne i cyfrowe zasoby firmy, aby poprawić doświadczenie klienta końcowego lub społeczeństwa.
Dodatkowo stworzenie repozytorium wszystkich danych w formie elektronicznej pozwoli urzędom na dostarczanie żądanych dokumentów w prosty sposób i po obniżonych kosztach.
Zdigitalizuj swoje informacje, zautomatyzuj workflow, obniż koszty, jednocześnie ulepszając jakość usługi
Transform your business and centralize your information with digital scanning and storage
Digitize, store, automate, and unlock the power of your data through the power of automation
Uzyskaj BEZPŁATNĄ konsultację już dziś!
Digitalizuj i indeksuj różne rodzaje dokumentów, od akt urodzenia po akta zgonu, w formie książek, teczek z dokumentami lub mikrofilmów, w tym dokumentację fizyczną i dokumenty wewnętrzne urzędu - z kontrolą jakości, protokołami bezpieczeństwa dostępu i inteligentnymi workflow. Dzięki technologii optycznego rozpoznawania znaków (OCR) wszystkie dokumenty są w pełni przeszukiwalne za pomocą tekstu lub indeksu i dostępne w formatach PDF, TIFF i Office w ponad 50 językach.
Przechowuj zaszyfrowane pliki w bezpiecznym repozytorium - dokumentacja elektroniczna będzie szyfrowana w „stanie spoczynku” i podczas przesyłania przez bezpieczną sieć, a dostęp do niej będzie ograniczony kluczami szyfrującymi. Uprawnienia oparte na rolach umożliwiają upoważnionym użytkownikom dostęp tylko do tych informacji, które są niezbędne, w dowolnym miejscu i czasie. Instytucje publiczne, takie jak urzędy stanu cywilnego, mają możliwość udostępniania plików użytkownikom wewnętrznym i zewnętrznym w postaci linków i załączników do wiadomości e-mail w celu ich przeglądania lub pobierania, w zależności od przyznanego dostępu.
Popraw doświadczenie obywateli dzięki bardziej efektywnemu i przejrzystemu procesowi. Automatyzacja dokumentów zapewnia scentralizowane repozytorium do przechowywania i klasyfikowania zasobów cyfrowych w celu zwiększenia efektywności operacyjnej. Masz również możliwość automatycznego stosowania zasad przechowywania dokumentów, co pomaga zachować zgodność z przepisami dotyczącymi prywatności danych.
Zeskanowane dokumenty i obrazy są umieszczane na scentralizowanej platformie i porównywane z istniejącym zbiorem danych w celu dopasowania obrazów do odpowiednich rejestrów cyfrowych. Wykorzystanie ML umożliwia pozyskanie wszystkich istotnych informacji z obrazu i pozwala na dopasowanie danych przypisanych do tej samej osoby w celu stworzenia tożsamości cyfrowej.
W razie potrzeby można wdrożyć kontrolę jakości (QC) w celu sprawdzenia dopasowania zeskanowanego obrazu do zapisanych danych lub wyodrębnienia brakujących informacji. Dane, które są odrzucane w procesie kontroli jakości lub które generują wyjątek biznesowy (np. duplikaty), są przekazywane do obsługi wyjątków. Będą one rozpatrywane przez zespoły firmy Iron Mountain zgodnie z uzgodnionymi zasadami biznesowymi lub, jeżeli wyjątek odstaje od ustalonych reguł , umieszczany jest w kolejce wyjątków do weryfikacji przez Klienta.
Zaktualizowana baza danych zawierająca obraz danego zasobu (jak i lokalizację w przypadku obrazów złożonych) może być wprowadzona do platformy Iron Mountain InSight w celu kompleksowego zarządzania informacjami. Pozyskane metadane można również wprowadzić do istniejącego repozytorium treści.
Dzięki wdrożeniu tego rozwiązania wnioski obywateli mogą być obsługiwane automatycznie. Skutkuje to wzrostem efektywności i oszczędnościami dla jednostek rządowych jak i lepszym doświadczeniem Klienta.
Uzyskaj wgląd w dane i odpowiadaj szybko na wnioski obywateli o dostęp do dokumentów. Dzięki wdrożeniu platformy do zarządzania treścią Iron Mountain InSight, pulpity nawigacyjne wyświetlają dane i metryki w celu uzyskania wglądu, który zapewnia lepszą kontrolę nad najczęściej poszukiwanymi dokumentami. Podstawowe pola danych, które w połączeniu tworzą unikalne odniesienie dla każdego dokumentu, są dopasowywane do istniejących informacji znajdujących się w urzędach publicznych. Utrzymanie cyfrowej bazy danych na platformie do zarządzania treścią daje znaczne oszczędności w skali całego rządu dzięki weryfikacji wniosków paszportowych na podstawie danych ewidencyjnych przechowywanych w rejestrze, zamiast tych otrzymanych od wnioskodawców w formie papierowej.