Jak długo przechowywać dokumenty z działalności gospodarczej po jej zamknięciu? poradnik 2022

Temat dotyczący przechowywania dokumentów z działalności gospodarczej po jej zamknięciu jest dosyć obszerny. W dzisiejszym artykule wyjaśnimy wszelkie nieścisłości obejmujące tę dziedzinę, a dodatkowo podpowiemy, co powinni zrobić właściciele spółek likwidowanych między innymi z dowodami księgowymi. Miłej lektury!

Jak długo przechowywać dokumenty po zamknięciu firmy? Konkretne terminy

Zgodnie z wytycznymi serwisu ordynacjapodatkowa.pl oraz informacjami prawnymi – syndyk i spółki likwidowane muszą przechowywać dokumenty księgowe 5 lat i kadrowe – 10, a nawet w niektórych przypadkach 50 lat. Warto zatem, żeby podmioty te skorzystały z usług firm, które oferują m.in.:

• uporządkowanie dokumentów,
• rejestrowanie,
• długoterminowe przechowywanie

W Iron Mountain proponujemy również przejęcie dokumentów, niszczenie ich zgodnie z prawem, a także ich transport. Dzięki temu nie będziesz zmuszony do rezerwowania dużej przestrzeni biurowej na niekończące się wolumeny dokumentacji.

Okres przechowywania dokumentów po likwidacji firmy

Korzystając z naszych usług, możesz zdigitalizować wszelkie dokumenty – aby mieć je w jednym miejscu, oszczędzając nie tylko pieniądze, ale również czas (od teraz będziesz mógł znaleźć dokument, wpisując jedynie jego numer lub datę powstania).

Co powinni zrobić właściciele spółek likwidowanych z dowodami księgowymi?

Dowiedzieliśmy się już, jak długo należy przechowywać dokumenty po zamknięciu działalności gospodarczej. Warto teraz dokładnie wyjaśnić, co powinni zrobić właściciele spółek likwidowanych z dowodami księgowymi. Teoretycznie należy je przechowywać lub zniszczyć, w zależności od typu dokumentu. Warto jednak pamiętać, aby wykonać to w odpowiedni sposób, zgodny z obowiązującym prawem. O co dokładnie chodzi?

Otóż bezpieczne niszczenie dokumentów lub ich zewnętrzne przechowywanie powinno odbywać się we współpracy z profesjonalną firmą świadczącą kompleksowe usługi zarówno archiwizacji (czyli ochrony i zachowania w stanie nienaruszonym dokumentacji w bezpiecznych obiektach) oraz zarządzania zasobami cyfrowymi (usługa eVault).

Większość podmiotów rynkowych nie oferuje kompleksowej usługi – zazwyczaj należy zgłosić się do dwóch firm. Zupełnie inaczej sprawa wygląda w przypadku Iron Mountain. Dlaczego? Ponieważ jesteśmy w stanie zaoferować każdą z tych usług. Mogą na tym skorzystać nie tylko przedsiębiorcy, ale także syndyk, czy też spółki likwidowane.

Chcesz rozpocząć współpracę z naszą firmą? Poproś o bezpłatną wycenę lub zadzwoń pod numer +48 801 800 802. Pozostajemy do Twojej dyspozycji.

Na co zwrócić uwagę przy wyborze firmy świadczącej usługi digitalizacji dokumentów?

W pierwszej kolejności rekomendujemy sprawdzenie referencji na temat danego podmiotu w Google lub innej przeglądarce. Następie warto zapytać o opinie o danej firmie na branżowych forach lub grupach tematycznych na portalach społecznościowych.

Kolejnym krokiem jest weryfikacja kompleksowości oferty – warto, żeby jedno przedsiębiorstwo świadczyło zarówno usługi bezpiecznego niszczenia dokumentów, zewnętrznego przechowywania dokumentacji oraz zarządzania zasobami cyfrowymi.

Dodatkowo polecamy zapytać, dla jakich firm świadczone są konkretne usługi. Przykładowo w Iron Mountain pomagamy nie tylko „aktywnym” przedsiębiorcom, ale również spółkom w likwidacji i w stanie upadłości, oferując digitalizację dokumentów, ich archiwizację oraz zgodne z prawem, bezpieczne niszczenie.