Digitalisera ditt företag med skanning

Har ditt företag ett stort gammalt pappersarkiv som står och tar upp onödig plats? Eller har ni information i arkivet som ni behöver få tillgång till digitalt för att kunna dela med kollegor eller kunder? Då är det dags att digitalisera ditt företag.

På Iron Mountain kan vi hjälpa ditt företag med skanning och på så vis se till att ditt företag är med i digitaliseringen. Vi har en snabb och säker process för skanning och ser till att alla era fysiska dokument och handlingar blir tillgängliga i ett digitalt arkiv.

Fördelar med att digitalisera företaget

• Frigör utrymme
  Tar ert gamla arkiv upp mycket plats? Eller känner ni att det är krångligt att skanna in era fysiska dokument själva? Med vår skanningstjänst kan ni snabbt och enkelt omvandla fysiska pappersdokument och andra material till digitalt format och minska behovet av fysisk lagring, vilket frigör värdefullt utrymme på kontoret eller i arkivet.
• Sökbar information
  När information är spridd över flera platser kan det vara svårt att hitta och dela informationen effektivt inom organisationen. Genom att konvertera pappersdokument till digitala format och använda sökbara texttekniker som OCR (Optical Character Recognition) blir det enkelt att hitta och dela information snabbt och effektivt. Ni kan söka efter specifika ord eller fraser i dokumenten och dela dokumenten elektroniskt med kollegor eller andra intressenter.
• Minimerar risken för förlust eller skada
  Pappersdokument är sårbara för skador och förlust, vilket kan resultera i att viktig information försvinner om de inte hanteras på ett säkert sätt. Genom att digitalisera dokumenten minskar risken för en oersättlig förlust.
• Säker efterlevnad av regler och standarder
  Både digital och fysisk information måste hanteras enligt olika lagar och regler. Vi hjälper ditt företag att uppfylla lagar, regler och branschstandarder för lagring, hantering och säkerhet för dokument och data när vi skannar.
• Effektivare arbetsflöden
  Skanning möjliggör en digitalisering och modernisering av era arbetsflöden. Detta kan hjälpa ditt företag att förbättra effektiviteten, minska era manuella arbetsprocesser och öka konkurrenskraften i den digitala eran.

Skanning för alla verksamheter

På Iron Mountain erbjuder vi en skanningstjänst för alla typer av verksamheter och skannar alltid era handlingar till önskat format och med högsta kvalitet. Vi kan exempelvis skanna dokument till PDF eller Word beroende på hur era behov ser ut.

Oavsett om ni är kommun, landsting, bank eller advokatbyrå kan ni känna er trygga när ni anlitar oss för skanning av era handlingar. För oss är snabbhet, noggrannhet och säkerhet tre viktiga ledord och vi är experter på att skanna in dokument och material av olika slag:

• Pappersdokument
• Bokföringsmaterial
• Ritningar
• Fakturor
• Projektdokumentation och annan teknisk dokumentation
• Myndighetsblanketter och ärendeslag
• Film och fotografier
• Personalakter för HR-avdelning
• Avtal åt jurist- och säljavdelning
• Lån-/kredithandlingar för bank- och finansbranschen
• Försäkringsavtal för försäkringsbranschen
• Mikrofilm, Mikrofiche och annan media

Så fungerar vår skanningtjänst

Vår tjänst för skanning finns i två varianter: antingen som löpande eller projektbaserad. Löpande skanning innebär att vi på löpande basis skannar in era dokument och gör dem tillgängliga digitalt. Ni bestämmer själva hur ofta detta ska ske, exempelvis veckovis, månadsvis eller kvartalsvis. Vid projektbaserad skanning gör vi ett engångsprojekt och skannar in allt vid ett tillfälle.

Så här går vår skanning till:

• Konsultation och planering
  Vi börjar med en konsultation för att förstå era behov och krav. Detta hjälper oss att skapa en skräddarsydd plan för digitaliseringen av ert pappersarkiv.
• Logistik och transport
  Vi hanterar logistiken med att transportera pappersdokumenten från era lokaler till våra säkra digitaliseringsanläggningar.
• Förberedelse av dokument
  Vid anläggningen förbereder vi dokumenten för optimal skanning genom att reparera eventuella skador och sortera pappersarkivet.
• Skanning och digitalisering
  Dokumenten skannas med högkvalitativa skannrar för att säkerställa tydliga och läsbara digitala kopior. Avancerad bildbehandlingsteknik används för att förbättra bildkvaliteten och optimera textigenkänning.
• Indexering och metadata
  Varje digitalt dokument indexeras och tilldelas relevanta metadata för att underlätta enkel åtkomst och sökning i det digitala arkivet.
• Kvalitetskontroll och validering
  Vi har en rigorös process för kvalitetskontroll för att säkerställa att de digitala kopior som skapats är av hög kvalitet och exakt representerar de ursprungliga dokumenten.
• Leverans av digitala filer
  De digitala filerna levereras till er i önskat format, såsom PDF eller Word, och enligt överenskommen leveranstid.
• Säkerhet och efterlevnad
  Vi säkerställer att alla era dokument hanteras och lagras säkert och i enlighet med gällande lagar och föreskrifter för dataskydd och integritet.

En digital arbetsplats med Iron Mountain

Genom att digitalisera din arbetsplats kan ni effektivisera arbetsflödena och spara både tid och pengar. Skanning är en stor del av att digitalisera arbetsplatsen och gör att alla på företaget kan komma åt viktig information och specifika dokument oavsett om de jobbar från kontoret eller någon annan plats. På Iron Mountain har vi en trygg och pålitlig skanningstjänst och kan hjälpa ditt företag med digitaliseringen.

För en komplett helhetslösning kan vi även arkivera dina inskannade handlingar fysiskt i vårt toppsäkra arkiv. Vi erbjuder dessutom en digital informationshanteringsplattform där du enkelt kan organisera alla era digitala handlingar och dela med olika personer och avdelningar.

Kontakta oss för mer information om hur vi kan hjälpa ditt företag med säker informationshantering.