Arbetslöshetsersättning en pandemi och digital posthantering

Utmaning

Erbjuda snabb återkoppling för den stora mängden inkommande arbetslöshetsersättningskrav i en stats fysiska postrum.

Att säga att pandemin hade en stor inverkan på vår ekonomi vore en extrem underdrift.

Mängden av inkommande mail i samband med arbetslöshetsersättningar ökade drastiskt till följd av covid-relaterade uppsägningar. En av de största staterna i USA drog nytta av den här tiden för att effektivisera sin posthanteringsverksamhet.

Den inkommande posten är vanligtvis något som hanteras på plats inom olika verksamheter, men i och med pandemin så hamnad det plötsligt i rampljuset. Staten i fråga behövde hitta ett sätt att påskynda processen med arbetslöshetsersättningarna som samtidigt tillämpade rätt politik som uppfyllde de federala reglerings- och sekretesskraven.

Lösning

Iron Mountains Digitala Posthanteringsplattform

För att hantera ökningen av arbetslöshetsersättningar och tillhörande dokument tog staten i fråga hjälp av vår Digitala Posthanteringslösning. Vår lösning efterlever amerikanska myndigheters bestämmelser och går efter NIST 800-53.

Genom att digitalisera tiotusentals postbrev redan vid mottagandet kunde staten på ett mer effektivt sätt hantera inkommande ersättningskrav och tillämpa lagringspolicyer.

Resultat

Vi kunde därmed ge denna stat ett avgörande stöd i samband med svårigheterna under pandemin. Med hjälp av vår Digitala Posthanteringslösning kunde staten i fråga få hjälp med alltifrån dokumenthantering till digitalisering, klassificering och säkert bortskaffande och därmed hela arbetslöshetsersättningsprocessen för 1500 användare.

Vi hjälpte dem inte bara att digitalisera tiotusentals arbetslöshetsersättingskrav, utan vi extraherade även data från dessa formulär för att kunna erbjuda snabb kundservice.

• Heltäckande digital posthanterings- plattform som kan hantera och digitalisera inkommande dokument från en av de 10 största staterna i USA.
• Inkluderar digitalisering och hantering av tiotusentals arbetslöshetsersättningskrav och tillhörande dokument, vilket är ett avgörande stöd för svårigheterna i samband med pandemin
• Gav 1500 aktiva användare tillgång till Iron Mountain InSight® – vår intelligenta plattform för dokumentbehandling & dataanalys
• Extraherade data från ersättningsformulär, vilket möjliggjorde att regeringen i staten kunde söka efter ansökningar och tillhörande dokument i informationshanteringsplattformen
• Går efter NIST 800-5