Data Lifecycle Management in fünf Phasen

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Der Lebenszyklus von Daten und Akten erfordert eine adäquate Handhabung. Data Lifecycle Management sorgt für kontrollierte Verwaltung bis zur Vernichtung.

4. Jänner 20237 Min.
Die fünf Phasen des Data Lifecycle Management

Daten altern und dabei ändert sich ihre Rolle innerhalb des Data Lifecycle Managements (DLM): Werden sie anfangs noch täglich verwendet, nimmt ihre Nutzungshäufigkeit im Laufe der Zeit ab. Schließlich kommt der Zeitpunkt, zu dem sie nicht mehr gebraucht werden und vernichtet werden müssen – zusammen mit der Hardware und den Medien, auf denen sie gespeichert waren.

Effizient und kostensparend: den Datenlebenszyklus verstehen und optimal handhaben

Ihr Unternehmen braucht seine Daten nicht für immer. Wenn sie als veraltet gelten, haben sie das Ende ihres Lebenszyklus erreicht. Doch im Falle eines Gerichtsverfahrens, einer Revision oder eines sonstigen unerwarteten Ereignisses müssen Sie unter Umständen schnell darauf zugreifen können. Um für diesen Fall vorbereitet zu sein, betreiben viele Unternehmen ihr Data Lifecycle Management nach der Devise: Alles aufbewahren! Doch diese Strategie kann schnell äußerst kostspielig werden – immerhin verdoppeln sich die weltweiten Datenbestände alle zwei Jahre!

Eine Möglichkeit, die Kosten unter Kontrolle zu behalten und trotzdem für den unerwarteten Bedarf an bestimmten Daten vorzusorgen, besteht darin, sich die fünf Phasen des Daten-Lebenszyklus zu vergegenwärtigen und danach zu handeln:

  1. Datenerstellung
  2. Datensicherung
  3. Datennutzung
  4. Datenarchivierung
  5. Datenlöschung
Phase 1 – Schöpfung neuer Daten

Phase 1 – Schöpfung neuer Daten

Am Anfang des Data Lifecycle Managements stehen neue Daten. Sie sind „Kraftquellen“ für das Unternehmen. Wenn Mitarbeiter neue Dateien anlegen und speichern, fließen sie in den aktiven Tagesbetrieb des Unternehmens ein. Oft speichern Unternehmen diese aktiven Daten lokal und auf einem Netzwerkserver; zusätzlich werden sie vor Ort oder in der Cloud gesichert, sodass sie im Fall eines Datenverlustes rasch wiederhergestellt sind.

Phase 2 – Sicherung der Daten

Phase 2 – Sicherung der Daten

Datensicherung schützt vor Datenverlust. Wenn Daten altern, kann Ihr Unternehmen sie aus der primären Ablage entnehmen und an kostengünstigere Orte transferieren, beispielsweise in externe Backup-Tape-Archive oder in die Cloud. Bei einer größeren Störung oder im Katastrophenfall lassen sich die Daten vollständig wiederherstellen.

 

Eine ausgewogene Datensicherungs- und -wiederherstellungsstrategie kombiniert externe Speicherbandarchive mit Datensicherung in der Cloud und Vorkehrungen zur Datenrettung. In einem solchen Hybridsystem wird für jede Datei das bestgeeignete Ablagemedium gewählt.

Phase 3 – Teilen und Nutzen der Daten

Phase 3 – Teilen und Nutzen der Daten

Daten gehören nicht bloß in die Ablage – eine gewinnbringende Nutzung ist in den letzten Jahrzehnten so wichtig geworden wie noch nie. Im dritten Schritt des DLM definiert Ihre IT daher, wer Zugriff auf die Dateien hat und wofür sie verwendet werden dürfen. Ob zur unternehmensinternen Analyse und Auswertung, als wichtige Informationen für Stakeholder oder für die Zusammenarbeit mit internen und externen Partnern, Ihre Daten spielen eine wichtige Rolle.

Phase 4 – Archivierung der Daten

Phase 4 – Archivierung der Daten

Durch Archivierung lassen sich die Datenspeicherungskosten in Grenzen halten. Ältere, inaktive Daten müssen Sie für eventuelle juristische und Revisionszwecke sowie zur Einhaltung von Vorschriften aufbewahren. Für manche Daten gilt eine Aufbewahrungsfrist von bis zu zehn Jahren – externe Backup-Archive erfüllen die Anforderungen langfristiger Datenspeicherung. Sie bieten ein hohes Maß an Sicherheit bei schnellem Zugriff und geringen Speicherungskosten.

 

Sie eignen sich besonders gut für unstrukturierte Daten wie E-Mails. Unternehmen bevorzugen diese Archive auch deshalb, weil die für Big-Data-Analysen benötigten großen Datenmengen dort kostengünstig vorgehalten werden können.

Phase 5 – Vernichtung der Daten

Phase 5 – Vernichtung der Daten

Abschließend muss eine sichere Löschung aus allen IT-Systemen erfolgen. Backup-Tape-Archive sind zwar kostengünstig, aber eine unbefristete Datenspeicherung können sich die meisten Unternehmen auch dort nicht leisten. Die letzte Phase des Datenlebenszyklus ist daher die zuverlässige Vernichtung nicht mehr benötigter Daten. Diese findet in der Regel nach einem festgelegten Zeitplan statt, der sich nach den behördlichen und rechtlichen Vorschriften sowie den Anforderungen des Unternehmens richtet.

Sicheres Data Lifecycle Management: Darauf müssen Sie achten

  • Halten Sie alle Regeln und Vorschriften bezüglich der Datenaufbewahrung ein. Um genau das sicherzustellen, empfiehlt es sich, einen kompetenten Dienstleister zurate zu ziehen.
  • Wenn Daten das Ende ihrer Aufbewahrungsfrist erreichen, ist eine sichere und umweltfreundliche Entsorgung geboten.
  • Der Datenspeicherungs-Lebenszyklus endet erst, wenn die letzten Spuren der Daten gelöscht sind – auch von ausgemusterten Computern und Peripheriegeräten.
  • Wie bei der Vernichtung von Datenmedien muss die lückenlose Nachweiskette bei der Ausmusterung alter Rechner und Bürogeräte aufrechterhalten werden.

Setzen Sie auf einen erfahrenen Partner

Wenn Ihr Unternehmen veraltete Hardware und Speichermedien nur behält, um im Bedarfsfall auf Altdaten zugreifen zu können, kann es sich als sinnvoll erweisen, eine Fachfirma zu beauftragen, die die Datenmigration übernimmt und die Datenwiederherstellbarkeit gewährleistet. Mit spezieller Technologie bietet ein solcher Dienstleister Zugang zu archivierten Daten und erspart Ihrem Unternehmen den mit der Pflege von Altsystemen und Altsoftware verbundenen Kostenaufwand.

Beauftragen Sie einen Partner, der strikte Datensicherheit gewährleistet, über ausreichende Erfahrung und Sachkenntnis im Bereich Data Lifecycle Management verfügt und wirksame Kontrollen sowie eine dokumentierte, ununterbrochene Beaufsichtigung nachweisen kann.

Im Management des Datenlebenszyklus geht es immer wieder darum, einen Ausgleich zwischen schnellem Datenzugriff und möglichst niedrigen Speicherungskosten zu schaffen. Ist diese Balance gefunden, sind alle Daten verfügbar, wann und wo immer Sie sie brauchen.

FAQ – Ihre Fragen zu Data Lifecycle Management

Was ist Data Lifecycle Management?
Data Lifecycle Management (DLM) behandelt die Verwaltung von Daten auf Dateiebene über ihren gesamten Datenlebenszyklus hinweg. Es soll gewährleisten, dass Daten gemäß den geltenden Gesetzen und Vorschriften sicher, strukturiert und möglichst kostensparend aufbewahrt werden. Sie müssen bei Bedarf problemlos auffindbar und abrufbar sein. Es umfasst außerdem die sachgemäße Vernichtung am Ende des Data Lifecycles. Das Information Lifecycle Management ist Teil des DLM, darf aber nicht damit verwechselt werden.
Was ist der Unterschied zwischen Data Lifecycle Management und Information Lifecycle Management?
Während das DLM sich um die Dateien kümmert, sie also beispielsweise sortiert, indexiert und archiviert, verwaltet das Information Lifecycle Management die Bestandteile dieser Dateien – also die enthaltenen Daten selbst. Es soll sicherstellen, dass hinterlegte Informationen korrekt und aktuell sind.
Warum ist Data Lifecycle Management so wichtig?
Unternehmen stehen heutzutage vor einer so großen Datenmenge wie noch nie, die sie sammeln und speichern. Je mehr Daten vorhanden sind, desto mehr Speicherplatz ist notwendig, was wiederum mit steigenden Kosten einhergeht. Gleichzeitig handelt es sich nicht selten um hochsensible Informationen, die geschützt und über einen gesetzlich geregelten Zeitraum aufbewahrt werden müssen. Gutes DLM ermöglicht der IT, all diese Punkte zu berücksichtigen: Datensicherheit, -verfügbarkeit und -integrität bei möglichst niedrigen Kosten. Darum ist es essenziell, den Datenlebenszyklus zu kennen und im eigenen Unternehmen sinnvoll zu verwalten.