Elektronische Formate lösen immer mehr das Papier ab. Doch damit entstehen auch neue Herausforderungen: Viele Daten müssen so gesichert werden, dass sie nicht ohne Weiteres verändert oder gelöscht werden können, vor allem solche, für die lange gesetzliche Aufbewahrungsfristen gelten. Die Revisionssicherheit ist neben dem Datenschutz eine wichtige Komponente in der Digitalisierung von Unternehmen.
Auf einen Blick: Was bedeutet Revisionssicherheit?
Revisionssicherheit bezieht sich hauptsächlich auf Daten im digitalen Format. Die revisionssichere Speicherung soll sie vor Manipulation und Verlust schützen. Hierbei müssen rechtliche Vorgaben eingehalten werden. Die Verfahrensdokumentation spielt eine wichtige Rolle.
Revisionssicherheit ist ein tiefgreifender Prozess
Revisionssicher bzw. Revisionssicherheit bezeichnet nicht bloß ein Datenformat oder eine Software – vielmehr handelt es sich um ein ganzheitliches Konzept. Das heißt,
- Hardware,
- Software (z. B. ein Dokumenten-Management-System (DMS)),
- interne Prozesse (Verfahrensdokumentation, wie handhaben Sie Daten, wer hat Zugriff) und
- Zertifizierungen (durch unabhängige Wirtschaftsprüfer)
sorgen in ihrer Gesamtheit für eine revisionssichere Archivierung.
Sie müssen zu jeder Zeit sicherstellen können, dass Ihre wertvollen Daten nicht verfälscht oder gelöscht werden können und dass genau protokolliert wird, wer wann und wie Zugriff hatte. So verfügen passende Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM) und Content-Service-Plattformen (CSP) etwa über die Möglichkeit, Benutzergruppen mit Zugriffsrechten einzustellen und jede Aktivität zu protokollieren.
Welche Daten gehören in die revisionssichere Ablage?
Hauptsächlich betroffen sind Daten, die nach rechtlichen Vorgaben unverändert bleiben und über einen längeren Zeitraum aufbewahrt werden müssen. Früher zählten dazu vor allem Finanz- und Steuerunterlagen, heute fallen auch andere Informationen darunter, etwa Akten aus der pharmazeutischen Forschung, medizintechnische Daten und viele weitere. Welche Daten genau Sie revisionssicher archivieren müssen, hängt auch von Ihrer Branche ab.
Welche Gesetze bestimmen die revisionssichere Archivierung?
Elektronische Archivierungssysteme müssen in Österreich den Anforderungen folgender Vorschriften entsprechen:
- Rechnungslegungsrecht (957 – 958f OR, 961 OR, 962 OR, 963 OR)
- Geschäftsbücherverordnung (GeBüV, SR 221431 sowie Art. 9 GeBüV)
Es können je nach Branche weitere Gesetze hinzukommen, so zum Beispiel in der Lebensmittelbranche, dem Gesundheitswesen und der Elektronikindustrie.
Kennen Sie alle rechtlichen Bestimmungen? Mit dem richtigen Tool stellen Sie gesetzlich korrekte Aufbewahrungspläne auf und verwalten Ihre Daten einfach und effektiv.
Die 10 Merkmale für eine revisionssichere elektronische Archivierung
vollständig
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Es dürfen keine Daten verloren gehen. Wichtig: Dazu zählen auch Metadaten!
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unveränderbar
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Stellen Sie sicher, dass niemand die Informationen verfälschen kann.
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ordnungsgemäß
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Die Aufbewahrung Ihrer Dokumente muss den geltenden Gesetzen und internen Guidelines entsprechen.
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wiederauffindbar
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Daten müssen jederzeit auffind- und abrufbar sein. Nutzen Sie dafür eine Lösung mit individueller Indexierung.
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nachvollziehbar
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Ob externe oder interne Prüfung – Expert:innen benötigen genauen Einblick in Ihre Maßnahmen für Revisionssicherheit.
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zeitnah
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Eingegangene Daten sollen umgehend abgelegt werden.
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dokumentiert
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Jegliche Prozesse im Umgang mit Daten müssen Sie genau protokollieren.
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verlustsicher
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Gutes Backup-Management stellt sicher, dass Ihnen keine Daten verloren gehen.
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geschützt durch Zugriffsberechtigungen
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Datenschutz und Revisionssicherheit überschneiden sich. Sorgen Sie dafür, dass nur berechtigte Mitarbeiter:innen auf Informationen zugreifen können.
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gemäß Aufbewahrungsfristen
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Selbstverständlich müssen Sie sich an die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen halten. Wichtig: Nicht alle Dokumente dürfen Sie digital archivieren. Sparen Sie wertvolle Zeit und teure Büroflächen, indem Sie externe Archive nutzen. Erfahrene Teams kümmern sich dort um Ihre aufbewahrungspflichtigen Papierdokumente.
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