Aufbewahrungsfristen: Tabelle verrät, was wann weg darf

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Umfangreiche Liste verschiedener Dokumente mit Aufbewahrungsfristen ✓ gesetzliche Grundlagen ✓ richtige Aufbewahrung ✓ Unterlagen mit 6- und 10-jährigen Fristen ✓ Jetzt kostenlos herunterladen!

9. Januar 20236 Min.
Aufbewahrungsfristen 2023: Was darf weg?

Die Ordner stapeln sich – ob nun analog oder digital. Gerade in Unternehmen fallen enorm viele Dokumente an, die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen unterliegen. Seien es Steuerunterlagen, der Jahresabschluss, Projektdaten oder Buchungsbelege: Irgendwann müssen sie der Ordnung halber weichen oder sogar aus rechtlichen Gründen vernichtet werden. Was Sie wann entsorgen dürfen, erfahren Sie hier in unserer Aufbewahrungsfristen-Tabelle.

Die Gesetzeslage kennen: Aufbewahrungsfristen für Unternehmen

Wen betreffen sie?

Für Unternehmen, die pro Jahr einen Umsatz von mindestens 500 000 Euro sowie einen Gewinn von mindestens 5000 Euro erwirtschaften, gelten die Aufbewahrungsfristen.

Ab wann starten die Fristen?

Generell beginnt die Aufbewahrungsfrist mit Ablauf des Kalenderjahres. Das heißt: Wenn zum Beispiel ein Dokument mit 10-jähriger Aufbewahrungsfrist im Februar 2014 final ist, beginnt die Frist ab dem 01.01.2015 und endet mit dem 31.12.2024. Somit können Sie es ab dem 01.01.2025 vernichten. Aber: Je nach Branche und Dokumententyp gibt es Unterschiede.

Unsere Tipps:

  • Prüfen Sie § 257 HGB, § 147 AO und § 14 UstG.
  • Beachten Sie
    • für Handels- und Geschäftsbriefe das Versand- oder Empfangsdatum
    • und für laufende Aufzeichnungen das Datum des letzten Eintrags

Die wichtigsten Dokumente mit 6-jähriger Aufbewahrungsfrist

  • Handels- und Geschäftsbriefe (empfangene wie versandte)
  • Import- und Exportunterlagen
  • Angebotsunterlagen mit Auftragsfolge (ohne diese dürfen sie sofort vernichtet werden)
  • abgelaufene Versicherungspolicen
  • Betriebsprüfungsberichte
  • Mahnbescheide
  • Kalkulationsunterlagen
  • weitere steuerrelevante Unterlagen

Die wichtigsten Unterlagen mit 10-jähriger Aufbewahrungsfrist

  • Steuerunterlagen
  • Eröffnungsbilanz
  • Jahresabschluss
  • Konzernabschluss inkl. der hierzu erstellten Lageberichte
  • Buchungsunterlagen wie Steuerbescheide, Kontoauszüge, Quittungen
  • Handelsbücher
  • Inventur
  • Konzernlagebericht
  • Arbeitsanweisungen, Projektunterlagen, Fertigungsunterlagen
  • Lohnunterlagen wie Lohnlisten und Lohnsteuerbescheide
  • und weitere Unterlagen

Eine genaue Auflistung von A bis Z mitsamt einer umfangreichen Aufbewahrungsfristen-Tabelle finden Sie in unserem PDF.

Overview of retention periods

Dokumente mit Iron Mountain besser digital verwahren

Viele Unternehmen halten am guten alten Papier fest. Allerdings bedeutet das immer einen Mehraufwand: Um Unterlagen zu finden oder im korrekten Ordner abzuheften, müssen Sie die Aktenschränke händisch durchsuchen. All die Dokumente nehmen zudem eine Menge Platz weg. Und sind die Aufbewahrungsfristen abgelaufen, müssen die Blätter datenschutzgemäß mühsam geschreddert werden.

Eine digitale Aufbewahrungsform vermeidet Zeit- und Platzfresser: Mit einer professionellen Digitalisierung sind Ihre Dokumente datenschutzkonform gesichert und Sie können jederzeit und überall darauf zugreifen. Dank OCR (Optical Character Recognition) finden Sie über die Suchfunktion präzise die Unterlagen, die Sie gerade benötigen. Die Löschung funktioniert unkompliziert per Mausklick.

Außerdem können Sie mit Iron Mountain ganz einfach Ihre Aufbewahrungsfristen für Unternehmen verwalten, indem Sie unsere cloudbasierte Plattform Policy Center nutzen. Lassen Sie sich gleich von uns beraten!

Aufbewahrungsfristen-Tabelle: Diese Unterlagen müssen Sie 6 oder 10 Jahre aufbewahren

Dokumentenname

Aufbewahrungsfrist (Jahre)

Abhängigkeitserklärungen

10

Abrechnungsbelege

10

Abtretungserklärungen

6

Abschreibungsunterlagen

10

Akkordunterlagen

10

Akkreditive

6

Aktenvermerke (soweit steuerrechtlich relevant)

10

An-, Ab- und Ummeldungen der Krankenkassen

6

Änderungsnachweise der EDV-Buchführung

10

Angebotsunterlagen, die nicht zum Auftrag geführt haben

keine

Angebotsunterlagen, die zum Auftrag geführt haben

6

Angestelltenversicherung

10

Anhang

10

Anlagenverzeichnisse

10

Anleihebücher

10

Anträge auf Arbeitnehmersparzulage

6

Anwesenheitsliste (soweit für Lohnbuchhaltung erforderlich)

10

Arbeitsanweisungen für EDV-Buchführung

10

Ausfuhrbelege

10

Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (Krankmeldung)

10

Ausgangsrechnungen

10

Außendienstabrechnungen

10

Bahnabrechnungen

10

Bahnfrachtbriefe

6

Bankauszüge, Bankbelege

10

Bankbürgschaften

6

Bauakten, -bücher, -genehmigungen

abhängig von der Lebensdauer des Bauwerkes

Beitragsabrechnungen zur Sozialversicherung

10

Belastungsanzeigen (intern und extern)

10

Belege, Sammelbelege, Beleglisten

10

Bestell- und Auftragsunterlagen

6

Beteiligungsunterlagen

10

Betriebsabrechnungsbögen

10

Betriebskostenabrechnungen

10

Betriebsprüfungsberichte

6

Bewertungsunterlagen

10

Bewirtungsunterlagen

10

Bilanzen

10

Bilanzanlagen

10

Buchungsanweisungen, Buchungsbelege

10

Bürgschaftsinformationen (nach Vertragsende)

6

Carnet-Zolldokumente

6

Clearing-Auszüge

6

Clearing-Belege

10

Darlehensunterlagen (nach Vertragsablauf)

10

Dateien (soweit Verfahrensdokumentationen – § 47 AO)

10

Datensicherungen

10

Dauerauftragsunterlagen

6

Debitorenbuchhaltung, Debitorenlisten

10

Depotbücher, Depotauszüge und Depotbestätigungen

10

Dokumentation für Programme und Systeme bei EDV, Fehlerprotokolle

10

Doppelbesteuerungsunterlagen

6

Doppel von Rechnungen

10

Edelmetallbestände, Edelmetallumsätze

10

EDV-Unterlagen, soweit zum Verständnis der Buchführung erforderlich

10

Ablaufdiagramme (Blockdiagramme und ähnliche Organisationsbeschreibungen)

10

Effektenkassenquittungen, Effektenempfangsbescheinigungen, Effektenbuch

10

Einfuhrunterlagen

6

Eingangsrechnungen

10

Einheitswertunterlagen

10

Einnahmen-Überschuss-Rechnung

10

E-Mails mit steuerrelevantem Inhalt

10

Eröffnungsbilanzen

10

Essensmarkenabrechnungen

10

Exportunterlagen

6

Fahrtkostenerstattungsunterlagen

10

Feuerversicherungsunterlagen

6

Finanzberichte

6

Frachtbriefe

6

Freistempelabrechnungen

10

Gebäude- und Grundstücksunterlagen

10

Gehaltslisten

10

Geschäftsberichte

10

Geschäftsbriefe

6

Geschenknachweise

10

Gesellschafterversammlung /-beschlüsse

10

Gewerbesteuerunterlagen

10

Gewinn- und Verlustrechnungen

10

Grundbuch- und Journalblätter

10

Grundstücksverzeichnis

10

Gründungsakten der Gesellschaft

10

Gutachten

10

Gutschriften, Gutschriftsanzeigen

10

Handelsbriefe

6

Handelsbücher

10

Handelsregisterauszüge

10

Hauptabschlussübersicht

10

Hauptbücher

10

Hauptversammlungen

10

Hypothekenpfandbriefe

6

Inkassobücher, -karteien, -quittungen

10

Investitionszulage (Unterlagen)

6

Inventare, Inventarnachweise

10

Jahresabschluss

10

Jahreslohnnachweise für Berufsgenossenschaften

10

Journale für Hauptbuch und Kontokorrent

10

Jubiläumsunterlagen, Jubilarfeiern

10

Kalkulationsunterlagen

10

Kassenberichte

10

Kassenbücher und -blätter

10

Kassenzettel

10

Kontenpläne und -änderungen

10

Kontoauszüge, Kontenregister

10

Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte

10

Kostenträgerrechnungen

10

Krankenhaus-Buchführungsunterlagen

10

Kreditorenbuchhaltung

10

Kreditunterlagen (soweit Buchungsbelege)

10

Kreditunterlagen (soweit Korrespondenz)

6

Kurzarbeitergeldlisten und Anträge

6

Ladescheine

10

Lagebericht

10

Lagerbücher

10

Lastschriftanzeigen

10

Leasingunterlagen (soweit Buchungsbelege)

6

Leergutabrechnungen

6

Lieferantenerklärungen

10

Lieferscheine (soweit Buchungsbelege)

10

Lohnkontenarten, Lohnbelege

10

Lohnlisten

10

Lohnsteuer-Jahresausgleichsunterlagen

10

Luftfrachtbriefe

6

Magnetbänder mit Buchfunktion

10

Mahnvorgänge, Mahnbescheide

6

Maschinenkarteikarten (Inventur)

10

Mietunterlagen, Mietverträge (nach Vertragsende)

6

Mietunterlagen, Mietverträge (soweit Buchungsbelege)

10

Mutterschaftsgeldunterlagen

10

Nachnahmebelege (soweit Buchungsbelege)

10

Nebenbücher

10

Offenbarungseid, Anträge zur eidesstattlichen Versicherung

6

Organisationsunterlagen und -pläne

10

Pachtunterlagen, Pachtverträge (soweit Buchungsbelege)

10

Pachtunterlagen, Pachtverträge (soweit Handelsbriefe)

6

Patente und Patentunterlagen, nach Ablauf des Patents

6

Patientenakten in Krankenhäusern

30

Patientenakten in Arztpraxen

10

Pensionskassenunterlagen, Unterlagen zu Pensionsrückstellungen

10

Pfändungsunterlagen

10

Postquittungsbücher

10

Prämienunterlagen

10

Preislisten

10

Protokolle

10

Provisionsabrechnungen mit Unterlagen

10

Prozessakten

10

Prüfungsberichte des Abschlussprüfers

10

Qualitätsmanagement-Unterlagen

10

Quittungen

10

Rechnungen und Rechnungsunterlagen

10

Rechtsstreitfälle mit allen Unterlagen

6

Reisekostenabrechnungen

10

Repräsentationsaufwendungen

10

Saldenlisten

10

Schadensunterlagen

6

Scheck- und Wechselunterlagen

10

Schriftwechsel

6

Schuldtitel

10

Spendenbescheinigungen

10

Steuerunterlagen

10

Strahlenschutz-Anwendungen (Röntgenaufnahmen)

10

Strahlenschutz-Anwendungen (Röntgenbehandlung)

30

Strahlenschutzbelehrungen, -gesundheitsakte, -messergebnisse

30

Telefonkostennachweise

10

Transportschadenunterlagen

6

Überstundenlisten

10

Überweisungsbelege

10

Umsatzsteuervoranmeldungen

10

Unfallversicherungsunterlagen

6

Unterlagen über dubiose Forderungen

10

Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen)

10

Verkaufsbücher

10

Vermögensverzeichnis

10

Versand- und Frachtunterlagen

10

Versicherungspolicen (nach Ablauf der Versicherung)

6

Versteigerungsunterlagen

6

Verträge (nach Vertragsende, soweit kein Buchungsbeleg)

6

Versorgungsunterlagen (soweit Buchungsbelege)

10

Viehregister

10

VwL-Unterlagen (soweit Buchungsbelege)

10

Warenbestandsaufnahmen (Inventuren)

10

Wareneingangs- und -ausgangsbücher

10

Wechsel

10

Weihnachtsgratifikation

10

Werbegeschenkenachweise

10

Werbekostenbelege

10

Wertberichtigungsunterlagen

10

Wildhandelsbücher

10

Zahlungsanweisungen

10

Zessionen

6

Zinsabrechnungen

10

Zollbelege

10

Zollbelege über Einfuhrumsatzsteuer

10

Zustellungsquittungen

6

Zwischenbilanz

10