Die Ordner stapeln sich – ob nun analog oder digital. Gerade in Unternehmen fallen enorm viele Dokumente an, die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen unterliegen. Seien es Steuerunterlagen, der Jahresabschluss, Projektdaten oder Buchungsbelege: Irgendwann müssen sie der Ordnung halber weichen oder sogar aus rechtlichen Gründen vernichtet werden. Was Sie 2023 entsorgen dürfen, erfahren Sie hier.

Die Gesetzeslage kennen: Aufbewahrungsfristen für Unternehmen

Wen betreffen sie?

Für Unternehmen, die pro Jahr einen Umsatz von mindestens 500 000 Euro sowie einen Gewinn von mindestens 5000 Euro erwirtschaften, gelten die Aufbewahrungsfristen.

Ab wann starten die Fristen?

Generell beginnt die Aufbewahrungsfrist mit Ablauf des Kalenderjahres. Das heißt: Wenn zum Beispiel ein Dokument mit 10-jähriger Aufbewahrungsfrist im Februar 2010 final ist, beginnt die Frist ab dem 01.01.2011 und endet mit dem 31.12.2020. Somit können Sie es ab dem 01.01.2021 vernichten. Aber: Je nach Branche und Dokumententyp gibt es Unterschiede.

TIPPS:

• Prüfen Sie § 257 HGB, § 147 AO und § 14 UstG
• Beachten Sie:
• für Handels- und Geschäftsbriefe das Versand- oder Empfangsdatum
• für laufende Aufzeichnungen das Datum des letzten Eintrags

Korrekte Aufbewahrung

Viele Unternehmen halten am guten alten Papier fest. Allerdings bedeutet das immer einen Mehraufwand: Um Unterlagen zu finden oder im korrekten Ordner abzuheften, müssen Sie die Aktenschränke händisch durchsuchen. All die Dokumente nehmen zudem eine Menge Platz weg. Und sind die Aufbewahrungsfristen abgelaufen, müssen die Blätter datenschutzgemäß mühsam geschreddert werden.

Eine digitale Aufbewahrungsform vermeidet Zeit- und Platzfresser: Mit einer professionellen Digitalisierung sind Ihre Dokumente datenschutzkonform gesichert und Sie können jederzeit und überall darauf zugreifen. Dank OCR (Optical Character Recognition) finden Sie über die Suchfunktion präzise die Unterlagen, die Sie gerade benötigen. Die Löschung funktioniert unkompliziert per Mausklick.

Unterlagen mit 6-jähriger Aufbewahrungsfrist

Für folgende Dokumente aus dem Jahr 2016 oder früher laufen die Aufbewahrungsfristen 2023 ab:

• Handels- und Geschäftsbriefe (empfangene wie versandte)
• Import- und Exportunterlagen
• Angebotsunterlagen mit Auftragsfolge ohne diese dürfen sie sofort vernichtet werden)
• 2016 oder früher abgelaufene Versicherungspolicen
• Betriebsprüfungsberichte
• Mahnbescheide
• Kalkulationsunterlagen
• weitere steuerrelevante Unterlagen

Unterlagen mit 10-jähriger Aufbewahrungsfrist

Für folgende Dokumente aus dem Jahr 2012 oder früher laufen die Aufbewahrungsfristen 2023 ab:

• Steuerunterlagen
• Eröffnungsbilanz
• Jahresabschluss
• Konzernabschluss inkl. der hierzu erstellten Lageberichte
• Buchungsunterlagen wie Steuerbescheide, Kontoauszüge, Quittungen
• Handelsbücher
• Inventur
• Konzernlagebericht
• Arbeitsanweisungen, Projektunterlagen, Fertigungsunterlagen
• Lohnunterlagen wie Lohnlisten und Lohnsteuerbescheide
• und weitere Unterlagen

Eine genaue Auflistung von A bis Z mitsamt der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen finden Sie in unserem PDF.

Klicken Sie auf „Inhalte herunterladen“, um die Übersicht als PDF anzuzeigen.

Die Ordner stapeln sich – ob nun analog oder digital. Gerade in Unternehmen fallen enorm viele Dokumente an, die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen unterliegen. Seien es Steuerunterlagen, der Jahresabschluss, Projektdaten oder Buchungsbelege: Irgendwann müssen sie der Ordnung halber weichen oder sogar aus rechtlichen Gründen vernichtet werden. Was Sie 2023 entsorgen dürfen, erfahren Sie hier.

Die Gesetzeslage kennen: Aufbewahrungsfristen für Unternehmen

Wen betreffen sie?

Für Unternehmen, die pro Jahr einen Umsatz von mindestens 500 000 Euro sowie einen Gewinn von mindestens 5000 Euro erwirtschaften, gelten die Aufbewahrungsfristen.

Ab wann starten die Fristen?

Generell beginnt die Aufbewahrungsfrist mit Ablauf des Kalenderjahres. Das heißt: Wenn zum Beispiel ein Dokument mit 10-jähriger Aufbewahrungsfrist im Februar 2010 final ist, beginnt die Frist ab dem 01.01.2011 und endet mit dem 31.12.2020. Somit können Sie es ab dem 01.01.2021 vernichten. Aber: Je nach Branche und Dokumententyp gibt es Unterschiede.

TIPPS:

• Prüfen Sie § 257 HGB, § 147 AO und § 14 UstG
• Beachten Sie:
• für Handels- und Geschäftsbriefe das Versand- oder Empfangsdatum
• für laufende Aufzeichnungen das Datum des letzten Eintrags

Korrekte Aufbewahrung

Viele Unternehmen halten am guten alten Papier fest. Allerdings bedeutet das immer einen Mehraufwand: Um Unterlagen zu finden oder im korrekten Ordner abzuheften, müssen Sie die Aktenschränke händisch durchsuchen. All die Dokumente nehmen zudem eine Menge Platz weg. Und sind die Aufbewahrungsfristen abgelaufen, müssen die Blätter datenschutzgemäß mühsam geschreddert werden.

Eine digitale Aufbewahrungsform vermeidet Zeit- und Platzfresser: Mit einer professionellen Digitalisierung sind Ihre Dokumente datenschutzkonform gesichert und Sie können jederzeit und überall darauf zugreifen. Dank OCR (Optical Character Recognition) finden Sie über die Suchfunktion präzise die Unterlagen, die Sie gerade benötigen. Die Löschung funktioniert unkompliziert per Mausklick.

Unterlagen mit 6-jähriger Aufbewahrungsfrist

Für folgende Dokumente aus dem Jahr 2016 oder früher laufen die Aufbewahrungsfristen 2023 ab:

• Handels- und Geschäftsbriefe (empfangene wie versandte)
• Import- und Exportunterlagen
• Angebotsunterlagen mit Auftragsfolge ohne diese dürfen sie sofort vernichtet werden)
• 2016 oder früher abgelaufene Versicherungspolicen
• Betriebsprüfungsberichte
• Mahnbescheide
• Kalkulationsunterlagen
• weitere steuerrelevante Unterlagen

Unterlagen mit 10-jähriger Aufbewahrungsfrist

Für folgende Dokumente aus dem Jahr 2012 oder früher laufen die Aufbewahrungsfristen 2023 ab:

• Steuerunterlagen
• Eröffnungsbilanz
• Jahresabschluss
• Konzernabschluss inkl. der hierzu erstellten Lageberichte
• Buchungsunterlagen wie Steuerbescheide, Kontoauszüge, Quittungen
• Handelsbücher
• Inventur
• Konzernlagebericht
• Arbeitsanweisungen, Projektunterlagen, Fertigungsunterlagen
• Lohnunterlagen wie Lohnlisten und Lohnsteuerbescheide
• und weitere Unterlagen

Eine genaue Auflistung von A bis Z mitsamt der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen finden Sie in unserem PDF.

Bitte füllen Sie das Formular aus, um die Übersicht kostenlos als PDF herunterzuladen. Nach dem Absenden des Formulars wird Ihnen auf dieser Seite der Downloadlink angezeigt.