Iron Mountain Scan and View

Herausforderung für Unternehmen

Das manuelle Dokumentenmanagement verhindert die digitale Transformation und erschwert die Bereitstellung von Informationen für Nutzer:innen, wo und wann sie diese benötigen, mit der Sicherheit, Compliance und Nachhaltigkeit, die das Unternehmen verlangt.

Auswirkung

• Dokumente in Papierform machen es unmöglich, jederzeit und überall auf Informationen zuzugreifen, was die Produktivität steigern und Remote-Arbeit ermöglichen würde.
• Papierdokumente wirken sich negativ auf die Nachhaltigkeit aus und erfordern ein Budget für Papier und die Lagerung von Papier.
• Die Verwaltung von Dokumenten in Papier- und elektronischer Form, wie Rechnungen, Verträgen und anderen geschäftskritischen Informationen in isolierten Systemen beeinträchtigt die Transparenz und Prüfbarkeit und verkompliziert gleichzeitig die Datensicherheit.

Was wäre, wenn …

… Sie Ihr Dokumentenmanagement automatisieren und folgende Vorteile nutzen könnten?

• Steigern Sie die Effizienz und Produktivität, einschließlich der Möglichkeit, Mitarbeiter:innen, die remote arbeiten zu unterstützen.
• Reduzieren Sie den Papierverbrauch, um zu Nachhaltigkeitszielen beizutragen und gleichzeitig die Kosten zu senken.
• Verbessern Sie Ihre Kompetenzen hinsichtlich der Datensicherheit und der Einhaltung von Vorschriften.

Iron Mountain Scan and View

Mit Scan and View von Iron Mountain können wir Ihnen dabei helfen:

• Ältere Papierdokumente zu digitalisieren: Sie können alle papierbasierten Dokumente wie Rechnungen, Verträge, Kundendaten, Aufzeichnungen und andere geschäftskritische Dokumente digitalisieren – oder Iron Mountain kann dies für Sie übernehmen. Die optische Zeichenerkennung (OCR) extrahiert Inhalte, um sie leicht durchsuchen zu können. Dank Low-/No-Code-Funktionen können Sie automatisierte Workflows noch besser an Ihre Anforderungen anpassen, um schnellere und genauere Ergebnisse zu erzielen.
• Daten plattformübergreifend zu vernetzen: Durch die Integration in vorhandene Systeme können Sie Daten plattformübergreifend verbinden und Silos aufbrechen. Sie können dynamische oder statische Workflows oder unterschiedliche Prozesse je nach Vertragsart oder Abteilung definieren.
• Jederzeit und überall Zugriff zu ermöglichen: Zugelassene Teammitglieder können auf der sicheren ECM-Plattform (Enterprise Content Management) über ein einziges webbasiertes Portal nach Verträgen suchen, auf sie zugreifen und sie einfach durchsuchen. Integrieren Sie wahlweise eine elektronische Unterschrift, um die Vertragsgenehmigung zu vereinfachen und die Kundenerfahrung zu verbessern.
• Ihr Unternehmen zu schützen: Unsere Content-Services-Plattform entspricht den Branchenstandards und bietet Audit-, Nachverfolgungs- und Berichterstellungsfunktionen, damit Sie zeitnah auf Prüfungen und Offenlegungsanfragen reagieren können.
• Den gesamten Lebenszyklus zu verwalten: Iron Mountain kann über Ihre physischen Dokumente verfügen, indem wir sie sicher aufbewahren, vernichten oder an Sie zurückschicken.

Die Ergebnisse werden sich erheblich auf Ihr Tagesgeschäft auswirken und Ihnen dabei helfen:

• Informationen und Dokumente schneller zu finden: Verbringen Sie weniger Zeit mit der Suche nach dem, was Sie brauchen, und konzentrieren Sie sich auf strategische wertschöpfende Aktivitäten.
• Ihr Unternehmen vor Risiken zu schützen: Automatisieren Sie das Dokumentenmanagement, um aktuelle Verträge und Vertragsverlängerungen bereitzustellen.
• Sicherheit und Prüfbarkeit zu verbessern: Schützen Sie vertrauliche Geschäftsinformationen durch robuste Zugriffskontrollen, Sicherheitsregeln und Berichte und erleichtern Sie die Einhaltung von Prüfungs- und Offenlegungsvorschriften durch effizientere Funktionenverwaltung.