Brakowanie dokumentacji – co to jest i jak wygląda cała procedura?

Brakowanie dokumentacji to szansa, aby zabezpieczyć wrażliwe i poufne informacje. Sposób na zaoszczędzenie dodatkowej przestrzeni, a co za tym idzie zwiększenie komfortu i wydajności pracowników. Chcesz dowiedzieć się więcej o brakowaniu dokumentacji? Wyjaśnimy, czym dokładnie jest to zjawisko i jak wygląda cała procedura.

Co to jest brakowanie dokumentacji?

Według oficjalnych informacji pochodzących ze strony rządowej ank.gov.pl brakowanie dokumentacji to nic innego jak wydzielenie i przekazanie do zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej. Aby zlikwidować dokumentację, powinna ona być przedawniona (terminy zostały określone w wykazie akt lub kwalifikatorze dokumentacji).

Sprawdź: Kasowanie danych z dysku firmowego – jak je trwale usunąć?

Jakie znaczenie ma brakowanie dokumentacji?

Brakowanie dokumentacji to istotny element procesu zarządzania danymi i informacjami w organizacji, wpływający na efektywność, zgodność z przepisami oraz bezpieczeństwo. Proces ten polega na systematycznym usuwaniu dokumentów, które utraciły swoją wartość użytkową, wspierając utrzymanie porządku i ograniczając zbędne obciążenie archiwów. Dzięki temu możesz zoptymalizować zarządzanie zasobami oraz minimalizować ryzyko związane z gromadzeniem przestarzałych informacji. Brakowanie jest szczególnie ważne w kontekście zgodności z przepisami prawa, m.in. ochrony danych osobowych.

Warto zwrócić uwagę na kilka aspektów tego procesu:

• poprawne identyfikowanie dokumentów przeznaczonych do usunięcia;
• stosowanie odpowiednich zasad retencji danych;
• zapewnienie właściwego niszczenia dokumentów poufnych;
• dokumentowanie procesu brakowania w celu zachowania przejrzystości.

Ostatecznie, wdrożenie skutecznych praktyk brakowania pozwala na optymalizację procesów biznesowych i redukcję kosztów przechowywania danych. Dobrze zorganizowany proces zwiększa bezpieczeństwo i wspiera zgodność z wymaganiami regulacyjnymi.

Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej krok po kroku – procedura w sektorze publicznym

Poniżej przedstawiamy, jak wygląda brakowanie dokumentacji niearchiwalnej organizacji podlegających pod sektor publiczny krok po kroku:

• Krok 1 – złożenie wniosku o wydanie zgody na brakowanie i dołączenie do wniosku spisu dokumentacji niearchiwalnej;
• Krok 2 – uzyskanie zgody lub odmowy na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej (decyduje o tym dyrektor właściwego archiwum państwowego); wyłączenie z procedury brakowania dokumentacji, której opis lub kwalifikacja zostały poddane wątpliwościom. W toku postępowania dokumentacja może zostać wyłączona z procedury brakowania i może zmienić kwalifikację archiwalną na  materiały archiwalne ( kategoria A);
• Krok 3 – zgoda na przekazanie dokumentacji niearchiwalnej na makulaturę i jednocześnie uznanie dokumentacji lub jej części za materiały niearchiwalne; z kolei dokumentacja archiwalna nie zostaje zniszczona. Przekształca się ją, opracowuje, a następnie wysyła do Archiwum Państwowego;
• Krok 4 – przekazanie akt do zniszczenia; potwierdzenie zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej (np. przez protokół zniszczenia);
• Krok 5 – odnotowanie przez archiwistę daty wybrakowania oraz numeru zgody w środkach ewidencyjnych;
• Krok 6 – przechowywanie dokumentacji z procedury przez archiwum zakładowe lub składnicę akt.

Chcesz bezpiecznie zniszczyć dokumentację z zachowaniem niezbędnych zasad RODO? Skorzystaj z naszej usługi Secure Shredding – nie pozwól, by posiadana dokumentacja stanowiła obciążenie. Zwiększ przestrzeń użytkową w swojej organizacji i zredukuj koszty zarządzania zasobami do minimum. Jeśli chcesz dowiedzieć się szczegółów – zadzwoń do nas na +48 801 800 802 lub wypełnij niezobowiązujący formularz kontaktowy.

Przeczytaj także: Kategoria archiwalna (A, B) – podział i oznaczenie.

Brakowanie dokumentów archiwalnych – podsumowanie

W Iron Mountain specjalizujemy się nie tylko w brakowaniu dokumentów niearchiwalnych, ale także w procesach dot. utylizacji sprzętu elektronicznego w firmie. Jeśli zależy Ci na bezpiecznym zlikwidowaniu przedawnionej dokumentacji znajdującej się na nośnikach elektronicznych zgodnie z najnowszymi wytycznymi RODO – pozostajemy do Twojej dyspozycji. Oferujemy również innowacyjne rozwiązania cyfrowe (np. skanowanie dokumentów, automatyzacja procesów HR lub efektywne zarządzanie powierzonymi zasobami papierowymi oraz cyfrowymi).