Brakowanie dokumentacji – co to jest i jak wygląda cała procedura?

Brakowanie dokumentacji to szansa, aby zabezpieczyć wrażliwe i poufne informacje. Sposób na zaoszczędzenie dodatkowej przestrzeni, a co za tym idzie zwiększenia komfortu i wydajności pracowników. Dzisiejszy artykuł poświęcimy zagadnieniu pt.: „brakowanie dokumentacji”. Wyjaśnimy, czym dokładnie jest to zjawisko i jak wygląda cała procedura. Miłej lektury!

Co to jest brakowanie dokumentacji?

Według oficjalnych informacji pochodzących ze strony rządowej ank.gov.pl brakowanie dokumentacji to nic innego jak wydzielenie i przekazanie do zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej. Aby zlikwidować dokumentację, powinna ona być przedawniona (terminy zostały określone w wykazie akt lub kwalifikatorze dokumentacji).

Sprawdź: Kasowanie danych z dysku firmowego – jak je trwale usunąć?

Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej – procedura

Poniżej przedstawiamy, jak wygląda brakowanie dokumentacji niearchiwalnej spółek podlegających pod Sektor Publiczny krok po kroku:

• Krok 1 – złożenie wniosku o wydanie zgody na brakowanie i dołączenie do wniosku spisu dokumentacji niearchiwalnej;
• Krok 2 – przeprowadzenie ekspertyzy archiwalnej dokumentacji przez archiwum państwowe;
• Krok 3 – uzyskanie zgody lub odmowy na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej (decyduje o tym dyrektor właściwego archiwum państwowego); wyłączenie z procedury brakowania dokumentacji, której opis lub kwalifikacja zostały poddane wątpliwościom lub które zostały przekwalifikowane na kategorie A;
• Krok 4 – zgoda na przekazanie dokumentacji niearchiwalnej na makulaturę i jednocześnie uznanie dokumentacji lub jej części za materiały niearchiwalne; z kolei dokumentacja archiwalna nie zostaje zniszczona. Przekształca się ją, opracowuje, a następnie wysyła do Archiwum Państwowego;
• Krok 5 – przekazanie akt do zniszczenia; potwierdzenie zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej (np. przez protokół zniszczenia);
• Krok 6 – odnotowanie przez archiwistę daty wybrakowania oraz numeru zgody w środkach ewidencyjnych;
• Krok 7 – przechowywanie dokumentacji z procedury przez archiwum zakładowe lub składnicę akt.

Chcesz bezpiecznie zniszczyć dokumentację z zachowaniem niezbędnych zasad RODO? Skorzystaj z naszej usługi Secure Shredding – nie pozwól, by posiadana dokumentacja stanowiła obciążenie. Zwiększ przestrzeń użytkową w swojej firmie i zredukuj koszty zarządzania zasobami do minimum. Jeśli chcesz dowiedzieć się szczegółów – zadzwoń do nas na +48 801 800 802 lub wypełnij niezobowiązujący formularz kontaktowy.

Brakowanie dokumentów archiwalnych – podsumowanie

W Iron Mountain specjalizujemy się nie tylko w brakowaniu dokumentów niearchiwalnych, ale także w procesach dot. utylizacji sprzętu elektronicznego w firmie. Jeśli zależy Ci na bezpiecznym zlikwidowaniu przedawnionej dokumentacji zgodnie z najnowszymi wytycznymi RODO – pozostajemy do Twojej dyspozycji. Oferujemy również innowacyjne rozwiązania cyfrowe (np. skanowanie dokumentów, automatyzacja procesów HR lub efektywne zarządzanie powierzonymi zasobami papierowymi oraz cyfrowymi).