5 kroków do cyfryzacji informacji HR

Działy HR zarządzają wieloma informacjami, dzięki którym ich organizacje mogą działać — od ocen wydajności po sprawdzanie przeszłości i świadczenia zdrowotne. Dlatego zdumiewa nas to, że 85% organizacji twierdzi, że ich zarządzanie informacjami HR nie jest zoptymalizowane. Pracownicy działów HR twierdzą, że spośród wszystkich aspektów zarządzania informacjami najbardziej zależy im na większym bezpieczeństwie danych (78%) i ich integralności (74%). Ale w jaki sposób HR może osiągnąć te cele w efektywny i zgodny z przepisami sposób?

Nadszedł czas, aby wszystkie informacje kadrowe zostały przekształcone do postaci cyfrowej. W badaniu, które współfinansowaliśmy wraz z HR.com, pracownicy działów HR ocenili korzyści płynące z korzystania z technologii do zarządzania informacjami:

Rysunek 1. Większa wydajność HR, oszczędność czasu (77%); ochrona poufnych informacji pracowników (74%); przestrzeganie przepisów (68%); zwiększenie dostępu i widoczności informacji o pracownikach (67%); prostsze/szybsze odpowiedzi na pytania audytowe (64%); identyfikacja trendów związanych z pracownikami ułatwiająca podejmowanie decyzji (57%); obniżenie całkowitych kosztów świadczenia usług HR (50%); skuteczne wspieranie pracowników zdalnych (49%)

Oto pięć kroków transformacji, które pokazują, jakie korzyści dział HR może odnieść, przechodząc z ręcznego modelu pracy na cyfrowy.

Najpierw identyfikacja

Byłoby idealnie, gdyby wszystkie informacje, z których korzysta dział HR, były cyfrowe. Czy wiesz, że 63% działów HR nadal przechowuje akta pracowników w formie papierowej?

Jeśli uważasz, że podejście do transformacji cyfrowej polegające na skanowaniu wszystkiego jest dobrym rozwiązaniem, być może powinieneś przemyśleć swoją strategię. Aby pomóc w zbudowaniu cyfrowych fundamentów działu HR, na początek zalecamy określenie, co należy zachować, przechowywać i zniszczyć w odpowiedni sposób. W dłuższej perspektywie pozwoli to zaoszczędzić czas i pieniądze Twojego zespołu.

Ze względu na to, że działy HR pracują z poufnymi informacjami o pracownikach, przeprowadzają regularne audyty informacji — 34% z nich odbywa się raz w roku, a 22% raz na kwartał. Bez cyfrowego sposobu zarządzania dokumentacją takie rutynowe audyty stają się znacznie bardziej czasochłonne. A im większa organizacja, tym dłużej pracownicy nie wykonują swoich standardowych obowiązków, ponieważ muszą przygotować się do każdego audytu. Wiemy, że spośród ankietowanych przez nas pracowników HR 65% uważa, że wdrożenie technologii zarządzania informacjami pomogłoby uprościć procedury audytowe.

Dzięki uporządkowaniu informacji kadrowych, przygotujesz swój zespół na przyszłe audyty i zadbasz o wydajność przepływów pracy.

Wszystko uporządkowane? Czas na cyfryzację!

Po odrzuceniu niepotrzebnych dokumentów i przygotowaniu tych, które mają być zeskanowane, zaczyna się prawdziwa transformacja. Dzięki digitalizacji tego, co niezbędne, dołączasz do 67% pracowników HR, którzy mają lepszy dostęp do informacji i nieograniczoną widoczność.

Lepszy wgląd w akta pomaga działom HR skuteczniej chronić poufne informacje pracowników. 49% pracowników HR zgadza się, że znacznie łatwiej jest skutecznie wspierać pracowników zdalnych, kiedy te dane są bezpieczne.

Dzięki cyfrowym kartotekom pracowników robisz jeden krok w kierunku zwiększenia produktywności swojego działu HR. Nie trzeba już przeszukiwać starych szafek z dokumentami ani jeździć do biura na drugim końcu miasta, aby znaleźć konkretne informacje. Co więcej, wyeliminowanie większości fizycznego papieru uwalnia również miejsce w biurze.

Znajdź odpowiednie miejsce przechowywania

Wszystko, co musi być w formacie cyfrowym, zostało posortowane, a wszystkie niezbędne dokumenty – zeskanowane. Teraz Twój dział kadr może wybrać najlepszy sposób przechowywania swoich danych cyfrowych.

A to, co jest dobre dla jednych, może nie być odpowiednie dla innych — wszystko zależy od branży, w której działa Twoja organizacja. Istnieją sektory wymagające wyższych poziomów bezpieczeństwa lub surowych zasad przechowywania. Aż 69% pracowników działów HR twierdzi, że dane ich pracowników mogłyby być lepiej zabezpieczone. Nie jest to zaskakujące, biorąc pod uwagę ilość dokumentacji kadrowej, która wciąż jest przechowywana w fizycznym formacie papierowym.

Ochrona poufnych informacji pracowników ma kluczowe znaczenie, dlatego sposób przechowywania tych nowo zdigitalizowanych akt jest ważny. Masz następujące opcje:

• Lokalnie
• Kolokowane centra danych (poza siedzibą)
• W chmurze
• Archiwum

Zalecamy przechowywanie dokumentów o kluczowym znaczeniu dla pracowników i firmy na bezpiecznej platformie zarządzania informacjami i usługami treści z kontrolą dostępu opartą na rolach dla pracowników na całym świecie. Zapewnia to bardziej scentralizowane i bezpieczne cyfrowe miejsce przechowywania, które przechowuje Twoje cyfrowe akta z jednym źródłem prawdziwych danych pracowników, integruje się z popularnymi aplikacjami biznesowymi w ramach silosów funkcjonalnych i umożliwia automatyzację procesów.

W jaki sposób automatyzacja może usprawnić pracochłonne procesy HR

Świetnie! Jesteś już na dalekim etapie swojej cyfrowej podróży, ale to jeszcze nie koniec — prawdziwa transformacja zaczyna się teraz. Bez automatyzacji nie będziesz mógł korzystać z przepływów pracy i procesów oszczędzających czas.

Automatyzacja zadań opartych na dokumentach pomaga zredukować ręczne procesy. W badaniu, które współfinansowaliśmy, 77% respondentów potwierdza, że kluczową zaletą przyjęcia technologii jest możliwość zaoszczędzenia czasu przez dział HR i zwiększenia wydajności procesów.

Wdrożenie systemu automatyzacji dla nowo zdigitalizowanych akt HR umożliwia łatwe i aktualne zastosowanie przechowywania dokumentacji i zarządzania polityką. Z naszych badań wynika, że 66% działów HR ma zasady przechowywania identyfikatorów pracowników, a tylko 55% zgadza się, że dział HR usuwa poufne dane w odpowiednim czasie. Ale 68% twierdzi, że technologie informacyjne, takie jak automatyzacja, pomagają w przestrzeganiu przepisów. Pomyśl o tym, jak często zmienia się prawo na całym świecie i co pracownicy działów HR muszą aktualizować, aby zapewnić zgodność swoich organizacji — automatyzacja może rozwiązać ten problem.

Więc jeśli naprawdę chcesz poprawić ogólne zarządzanie informacjami, automatyzacja jest koniecznością.

Informacja to moc — odblokujmy ją

Tak, jest jeszcze jeden poziom cyfrowej transformacji Twoich danych HR.

Udało ci się już zautomatyzować kilka prostych procesów, ale technologia informacyjna ma do zaoferowania coś więcej. 57% pracowników HR twierdzi, że automatyzacja pomaga identyfikować trendy w danych pracowników, co wpływa na podejmowanie decyzji. Dlatego naszym ostatnim krokiem jest stosowanie analityki.

Dzięki włączeniu analityki do procesów zarządzania dokumentacją, Twój zespół HR może łatwiej zobaczyć, co działa, a co nie, i pomoże Ci zdecydować, na czym należy się skoncentrować. Podobnie jak 50% specjalistów HR, wierzymy, że taka technologia informacyjna pomoże obniżyć ogólne koszty Twojej organizacji.

Przejście przez te pięć kroków transformacji cyfrowej z zaufanym dostawcą, który może o to wszystko zadbać, pomoże Twojemu działowi kadr szybciej wdrażać zmiany i usprawniać pracę. Jeśli Twój zespół zdecyduje, że chce korzystać z usług wielu dostawców, ryzykujesz, że pozostaniesz w starym systemie, a informacje nie będą dostępne w jednym miejscu. Wybierając jednego dostawcę do tego procesu, sprawisz, że Twój zespół HR będzie mógł zarządzać wszystkimi istotnymi informacjami i uzyskiwać do nich dostęp w jednym scentralizowanym źródle prawdy.

Aby uzyskać więcej informacji o tym, jak możemy pomóc, zapoznaj się z naszym rozwiązaniem Human Resources.