Czym jest dług technologiczny i jak wpływa na efektywność organizacji?

Czym jest dług technologiczny i jak wpływa na efektywność organizacji? Jeśli czytasz ten artykuł, być może zauważyłeś, że wzrost Twojej firmy został ostatnio zahamowany poprzez nieodpowiednie, wcześniej zaimplementowane rozwiązania. Na szczęście, tak jak każdy inny dług, również i ten możesz spłacić. Dowiedz się więcej.

Czym jest dług technologiczny? Definicja pojęcia

W 1992 r. definicję długu technologicznego sformułował Ward Cunningham, który stwierdził, że jest to efekt zbyt szybkiej implementacji rozwiązania informatycznego, bez dokładnego przemyślenia tego, jak będzie ono funkcjonowało i pomagało firmie w przyszłości. Porównał on to do zaciągania kredytu, jaki trzeba będzie zapłacić za jakiś czas wraz z odsetkami.

Czym jest dług technologiczny dzisiaj? Obecnie uważa się, że jest to zjawisko, zgodnie z którym firma nie zadbała o wdrożenie, automatyzację lub optymalizację nowoczesnych rozwiązań. Zamiast tego zdecydowała się ona na szybsze, niekoniecznie dobrze przemyślane działania albo nie wdrożyła żadnych. Taka sytuacja wiąże się w dłuższej perspektywie z poważnymi konsekwencjami i – jak w przypadku każdego długu – z dużymi obciążeniami finansowymi.

Przyczyny długu technologicznego

Oto najczęstsze przyczyny długu technologicznego.

• Konieczność szybkiej implementacji – właściciele i menadżerowie firm często podejmują decyzje w pośpiechu, przez co wdraża się najprostsze rozwiązania, które sprawdzają się jedynie w danym momencie.
• Brak wystarczających kompetencji – osoby, którym zależy np. na implementacji nowych technologii, nie wiedzą, jak wiele możliwości mają do wyboru, ani które z nich będą optymalne dla przedsiębiorstwa.
• Brak odpowiednich zasobów – mowa tu nie tylko o zasobach finansowych, ale również ludzkich oraz czasowych.
• Bazowanie na najtańszych i najprostszych narzędziach – przy podejmowaniu decyzji o innowacji w firmie należy brać pod uwagę nie tylko szybkość wdrażania, ale także i jakość danego rozwiązania.
• Brak szerszej perspektywy – implementując np. nowe technologie, dobrze jest myśleć nie tylko o tym, jak sprawdzają się one dzisiaj, ale także jakie funkcjonalności będą potrzebne w przyszłości.

Dług technologiczny, który możesz ponieść na skutek braku e-teczki HR/kadrowej

Wiesz już, czym jest dług technologiczny. Warto jednak opisać go na pewnym przykładzie. Może być on efektem np.: braku outsourcingu teczki personalnej. Mowa tu konkretnie o e-teczce, a więc teczce elektronicznej, która pozwala archiwizować dokumenty pracowników w formie cyfrowej. Czym może skutkować brak takiego rozwiązania w firmie? Oto jego potencjalne konsekwencje.

Nadmierne obciążenie działu kadrowo-płacowego

Kompletowanie i porządkowanie dokumentacji pracowników wiąże się z koniecznością poświęcania dużych nakładów czasowych i energetycznych, w wyniku czego pracownicy nie mogą się skupić na ważniejszych, bardziej strategicznych zadaniach. Co więcej, nadmierne skupienie na tym obszarze grozi przepracowaniem, a nawet wypaleniem zawodowym.

Ograniczenie możliwości rozwoju firmy

Jeśli Twoi pracownicy nie mają dostępu do zaawansowanych technologii związanych z dokumentacją, może to ograniczyć możliwości rozwoju firmy. Tymczasem wystarczy zadbać o outsourcing teczki personalnej i zlecić jej kompletowanie oraz przechowywanie zewnętrznym podmiotom, które dysponują zaawansowanymi narzędziami, aby znacznie zoptymalizować wiele procesów oraz otworzyć nowe możliwości dla Twojego przedsiębiorstwa.

Straty finansowe i wizerunkowe

Należy pamiętać, że jeżeli działania Twoich kadr, związane z teczkami personalnymi, nie będą zgodne z przepisami, grożą Ci kary. To z kolei sprawia, że warto powierzyć ich przechowywanie i kompletowanie prawdziwym profesjonalistom.

Brak cennej przestrzeni

Trzymając teczki personalne we własnej firmie, wykorzystujesz przestrzeń, którą mógłbyś przeznaczyć na coś innego. Jest to szczególnie istotne wśród przedsiębiorstw, które dynamicznie się rozwijają i dla których każdy metr kwadratowy jest na wagę złota.

Brak bezpieczeństwa danych

Jeśli teczki personalne są papierowe, istnieje większe niebezpieczeństwo ich utraty i uszkodzenia, a także wycieku cennych informacji niż w przypadku teczek elektronicznych, które są zwykle odpowiednio szyfrowane, a co za tym idzie – zapewniają znacznie wyższy poziom bezpieczeństwa.

Brak zdalnego dostępu do dokumentacji

Ten aspekt ma duże znaczenie zwłaszcza dla firm posiadających wiele oddziałów oraz zatrudniających pracowników, którzy wykonują swoje obowiązki zdalnie. Dzięki e-teczkom dostęp do dokumentów pracowniczych możliwy jest niemal z każdego miejsca na świecie przez 24h na dobę.

Inne rozwiązania, które pomagają wyeliminować dług technologiczny

W Iron Mountain oferujemy również szereg innych rozwiązań, które mogą pomóc Ci zniwelować dług technologiczny. Jednym z nich jest skanowanie i digitalizacja dokumentów. Możemy scentralizować je w jednej bazie, dzięki czemu każda osoba po otrzymaniu autoryzacji, będzie miała do nich dostęp w dowolnym momencie. Co więcej, zaoszczędzisz w ten sposób na cennej przestrzeni biurowej.

Ponadto, dzięki omawianej przez nas usłudze nie będziesz musiał przeszukiwać stosów dokumentów, aby dotrzeć do jednej, interesującej Cię informacji – wszystko zostanie zgromadzone na jednej platformie, gdzie wystarczy kilka kliknąć, aby znaleźć potrzebne dane. W ten sposób zyskasz cenny czas na inne, istotne z punktu widzenia Twojej firmy działania.

Przejrzyj pełną ofertę Iron Mountain i zacznij „spłacać” swój dług technologiczny już dziś. Dowiedz się też, na czym polega zarządzanie informacją w organizacji.