Elevate the power of your work
Uzyskaj BEZPŁATNĄ konsultację już dziś!
Które dokumenty można wyrzucić w 2024 r.? Kliknij tutaj i sprawdź, jak zniszczyć dokumenty zgodnie z prawem!
Jednymi z najważniejszych dokumentów firmowych jest dokumentacja dla urzędu skarbowego obejmująca m.in. dowody księgowe (np. faktury lub rachunki), deklaracje (np. roczny PIT, VAT) oraz ewidencje (np. przebieg firmowych pojazdów). Należy je przechowywać 5 lat, liczone od końca roku podatkowego, w którym upłynął termin płatności zobowiązania (z praktycznego punktu widzenia termin ten przedłuża się do 6 lat).
Reasumując, dokumenty obejmujące dokumentację do 2015 r. można zniszczyć w 2024 r. Nieco inaczej wygląda sprawa w przypadku dokumentacji dla urzędu skarbowego za 2018 r., której termin płatności minął 30.04.2019 r. – wówczas należy ją zachować aż do końca 2024 r. kalendarzowego.
Warto również zwrócić uwagę na fakt, czy w stosunku do żadnego dokumentu nie powstały okoliczności wydłużające okres przetrzymywania dokumentacji (więcej o tym możemy przeczytać w art. 70 ustawy – Ordynacja Podatkowa).
Jeśli natomiast chodzi o dokumentację ZUS (np. ZUS ZUA, ZUS ZWUA lub ZUS DRA) – termin wynosi 5 lat od daty złożenia dokumentu w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych (dotyczy to dokumentów wystawionych po 1 stycznia 2012 r.).
Sprawdź, jak przebiegała cyfrowa transformacja towarzystwa ubezpieczeniowego ACHMEA we współpracy z Iron Mountain. Zajęliśmy się w tym przypadku transportem, rejestracją i przechowywaniem fizycznych archiwów, co przełożyło się na oszczędność przestrzenną, obniżenie kosztów i maksymalizację efektywności pracowników.
Jakie dokumenty można zlikwidować w 2024 r.?
Poniżej przedstawiamy konkretne dokumenty, które można wyrzucić w 2024 r., oraz zasady ich likwidacji.
Dokumenty księgowe:
Dokumenty kadrowe:
Dokumenty handlowe:
Dokumenty techniczne:
Dokumenty pozostałe:
Przed zniszczeniem dokumentów należy upewnić się, że nie są one wymagane do celów dowodowych lub rozliczeniowych. Warto również pamiętać, aby dokumenty zniszczyć w sposób bezpieczny – nikt nie może ich później wykorzystać.
Zapamiętaj!
Terminy przechowywania dokumentów mogą się różnić w zależności od rodzaju działalności gospodarczej. W przypadku wątpliwości co do terminu przechowywania danego dokumentu, należy skonsultować się z prawnikiem lub księgowym.
O tym, czy dokument stracił ważność, dowiesz się, sprawdzając przepisy prawa lub poprzez kontakt z instytucją, która wydała dokument.
Przed wyrzuceniem dokumentów należy je zniszczyć w taki sposób, aby uniemożliwić dostęp do zawartych w nich informacji. Możesz to zrobić, niszcząc je w niszczarce papieru, przecinając na drobne kawałki lub spalając.
Ważne jest, aby dokumenty nie dostały się w niepowołane ręce, ponieważ mogą zawierać poufne informacje, m.in. dane osobowe, numery rachunków bankowych czy numery PESEL.
Jednym z najlepszych sposobów na pozbycie się dokumentów zgodnie z prawem jest usługa niszczenia dla firm. To bardzo bezpieczna metoda utylizacji poufnych informacji i zapisów, ponieważ wykonywana przez specjalistów działających zgodnie z procedurami, bezpiecznymi oraz przyjaznymi dla środowiska.
Jeśli dokładnie nie wiemy, za jakie lata możemy zniszczyć dokumenty w 2024 r., powinniśmy zdecydować się na usługę zewnętrznego przechowywania (tzw. archiwizację) – aby ochronić i zachować w stanie nienaruszonym dokumenty, których dozwolonego terminu utylizacji nie jesteśmy pewni. Firma Iron Mountain służy pomocą w uporządkowaniu wszelkich dokumentów zgodnie z obowiązującym prawem.
Digitalizacja dokumentów to doskonała metoda, aby zaoszczędzić czas i środki na poszukiwaniu dokumentów papierowych. Dzięki temu dowiemy się szybciej, jakie dokumenty można zniszczyć w 2024 r., a jakie należy zachować. Nie będziemy zmuszeni do przeglądania każdego pokwitowania – wystarczy, że wpiszemy odpowiednią nazwę dokumentu do systemu... i gotowe!
Archiwizacja i digitalizacja dokumentów mają kluczowe znaczenie – dzięki temu firma będzie mieć więcej miejsca w swojej siedzibie.
Większość dokumentów firmowych obejmujących dokumentację do 2015 r. możemy zniszczyć w 2024 r. Pamiętajmy jednak o przeczytaniu art. 70 ustawy (Ordynacja Podatkowa), aby poznać okoliczności wydłużające okres przetrzymywania dokumentacji. Jeśli zależy nam na zniszczeniu dokumentów zgodnie z prawem – warto wykorzystać usługę niszczenia dla firm. W przypadku długotrwałego przechowywania i sprawniejszego znajdowania dokumentów rekomendujemy zastanowić się nad archiwizacją, digitalizacją i zarządzaniem zasobami dzięki platformie eVault.
Transform your business and centralize your information with digital scanning and storage
Profesjonalne niszczenie dokumentów papierowych, zapisów w formie plastikowej czy nośników elektronicznych w sposób zgodny z przepisami prawa, ekonomiczny i bezpieczny.
Niszczenie na warunkach i zgodnie z oczekiwaniami Klienta.
Iron Mountain oferuje nie tylko digitalizację dokumentów, ale także autorskie narzędzie służące do zarządzania zasobami cyfrowymi – eVault.
Uzyskaj BEZPŁATNĄ konsultację już dziś!