Birmingham City University umożliwia pracę w elastycznym modelu, ochronę dokumentacji historycznej i efektywne przeprowadzanie audytów w ramach projektów badawczych

Pogodzenie funkcji przechowywania i niszczenia dokumentów

Zapewnienie bezproblemowej relokacji wymagało znalezienia zaufanego partnera do obsługi procesu przenoszenia obszernych archiwów uniwersyteckich. Uniwersytet składający się z pięciu różnych college’ów, z których dwa powstały w XVIII wieku był zdeterminowany, aby zachować swoje bogate zasoby historyczne, a jednocześnie chciał zapewnić efektywne zarządzanie dokumentacją oraz skuteczną politykę niszczenia dokumentów.

Przykładowo historycy lub członkowie rodziny mogą kontaktować się z BCU, aby potwierdzić, na jakie przedmioty uczęszczał dany student. Mogą to być również audytorzy badający projekty badawcze finansowane ze środków unijnych, które muszą spełniać rygorystyczne wymogi, lub dział HR poszukujący transkrypcji połączeń telefonicznych lub plików, w celu spełnienia wymagań stawianych studentom wyjeżdżających za granicę w ramach kursów.

„Otrzymujemy wiele różnych zapytań” – mówi Claire Parker, Records Manager. „Sztuką jest wiedzieć, które dokumenty należy przechowywać i jak długo, aby koszty były jak najniższe”.

Cyfryzacja na żądanie

Przeniesienie archiwum BCU do pobliskiego, zapewniającego wysoki poziom bezpieczeństwa magazynu Iron Mountain® zajęło zaledwie trzy tygodnie. Początkowe prace obejmowały ok. 6 000 pudeł, z których wszystkie zostały starannie zebrane, skatalogowane i opatrzone indywidualnymi kodami kreskowymi umożliwiającymi ich śledzenie.

W projekcie wykorzystano rozwiązanie Iron Mountain Connect™ umożliwiające łatwe wyszukiwanie plików. „Portal jest bardzo przyjazny dla użytkownika i świetnie nadaje się do szybkiego wyszukiwania i pobierania raportów” – dodaje Claire Parker. „Możemy na przykład sprawdzić, kiedy kończy się okres przechowywania plików zgodnie z prawem i poprosić o ich bezpieczne zniszczenie w celu zapewnienia lepszego zarządzania ryzykiem”.

Specjaliści Iron Mountain wspierają również uniwersytet w przejściu na rejestry online i w tym celu przygotowali ponad 875 000 obrazów. Zajmują się skanowaniem i indeksowaniem wszystkich zapisów.

„Nasze działy mogą kontaktować się i współpracować bezpośrednio z Iron Mountain” – mówi Claire Parker. „Niedawny projekt polegał na konwersji starych mikrokart, które były niezwykle delikatne i zagrożone zniszczeniem. Dzięki tej inicjatywie zapisy te zostały zachowane dla przyszłych pokoleń” – dodała.

Większa widoczność i kontrola

Połączenie przechowywania zbiorów poza siedzibą uczelni i skanowania na żądanie okazuje się być doskonałym narzędziem umożliwiającym sprawną pracę w miarę rozwoju uniwersytetu. „Wraz ze wzrostem liczby studentów będziemy potrzebować większej liczby bibliotek i sal dydaktycznych” – dodaje Claire Parker. „Współpraca z Iron Mountain, dzięki której możemy uwolnić powierzchnie zajmowane przez obszerne zbiory archiwalnych dokumentów, to dla nas ogromna pomoc”.

Inne korzyści obejmują mniejszy nakład czasu na poszukiwanie dokumentów, co przekłada się na szybsze wyszukiwanie i lepsze doświadczenie dla osób poszukujących informacji. Dobrym przykładem jest proces audytu unijnych projektów badawczych, który przebiega sprawnie i efektywnie.

„Mamy teraz znacznie lepszy obraz całego naszego archiwum na poziomie poszczególnych wydziałów” – dodaje Claire Parker. „Łatwiej jest więc ustalić, które dokumenty są najważniejsze i częściej wykorzystywane. Możemy też łatwiej ustalać priorytety w zakresie przechowywania, skanowania i niszczenia materiałów”.

Jednym z takich priorytetów jest nadchodzący projekt digitalizacji delikatnych, papierowych dokumentów studentów z lat 40. ubiegłego wieku, które wkrótce mogą stać się nieczytelne.

„Cieszymy się z bliskich relacji z Iron Mountain. Firma zawsze szybko reaguje na nasze potrzeby. Często pomaga nam przy przeprowadzkach biur, które zlecamy z bardzo krótkim wyprzedzeniem” – podsumowuje Claire Parker.