Elevate the power of your work
Uzyskaj BEZPŁATNĄ konsultację już dziś!
Firma z branży windykacyjnej eliminuje dokumentację papierową, optymalizując model pracy hybrydowej.
W pełni zarządzane rozwiązanie w modelu subskrypcyjnym Iron Mountain Digital Mailroom zapewnia zautomatyzowany system obsługi poczty przychodzącej, przekształcając dokumentację papierową w pliki cyfrowe, które mogą być przekazywane drogą elektroniczną, a także odpowiednio oznaczane, wyszukiwane, przechowywane i archiwizowane.
Uwolnienie wewnętrznych zasobów działu obsługi poczty przychodzącej pozwoliło spółce Ultimo skoncentrować się na kluczowych obszarach działalności biznesowej. Podjęte działania umożliwiły również wyeliminowanie ogromnej liczby papierowych dokumentów w pięciu liniach biznesowych i zapewniły skutecznie wsparcie dla modelu bezpiecznej pracy hybrydowej.
Firma Iron Mountain została wybrana przez Ultimo z kilku powodów. To partner strategiczny na długie lata, nie tylko w zakresie zarządzania i przechowywania dokumentów papierowych i elektronicznych, ale także bieżącej cyfryzacji zasobów. „Infrastruktura i zaawansowane technologie Iron Mountain stanowiły gwarancję sukcesu” - zauważa Anna Pospiech. „Dodatkowym atutem była wiedza i doświadczenie w realizacji podobnych projektów dla sektora finansowego”.
Rozwiązanie Digital Mailroom oferowane przez Iron Mountain przekształca pocztę papierową Ultimo w dokumenty cyfrowe, które mogą być przekazywane drogą elektroniczną, a także odpowiednio oznaczane, wyszukiwane, przechowywane i archiwizowane.
Cały proces jest realizowany poza siedzibą firmy. Wszystkie przesyłki i dokumentacja są przetwarzane w ściśle chronionej hali przez specjalistów Iron Mountain. Ta kompleksowa usługa obejmuje odbieranie korespondencji Ultimo bezpośrednio z poczty, otwieranie (lub, w niektórych przypadkach, nieotwieranie) przesyłek i kopert, oznaczanie kodem kreskowym, rejestrowanie oraz skanowanie, segregowanie i archiwizowanie dokumentów.
„Ponadto firma Iron Mountain wspiera nas w zarządzaniu harmonogramami przechowywania danych i dostarcza nam wszelkie powiązane metadane, a także regularne raporty na potrzeby monitorowania umów SLA” - mówi Anna Pospiech. Rodzaje przetwarzanych dokumentów obejmują korespondencję pochodzącą z sądów, od komorników, klientów, innych przedsiębiorstw i zarejestrowanych zwrotów.
Konwersja korespondencji papierowej na obrazy cyfrowe zapewnia pracownikom Ultimo lepszy dostęp do dokumentacji, nawet jeśli pracują z domu. Dodatkowo rozwiązanie pomaga wyeliminować ogromne wolumeny papierowej dokumentacji, a jednocześnie spełnia rygorystyczne wymogi dotyczące poufności i bezpieczeństwa danych.
„Wiemy, że Iron Mountain przestrzega bardzo wysokich standardów w zakresie ochrony danych, przykładowo w odniesieniu do norm ISO i PCI DSS” - dodaje Anna Pospiech. „To daje ogromne poczucie komfortu, że nic złego nie może się wydarzyć”.
Dzięki unikalnemu znakowaniu Iron Mountain jest w stanie zapewnić przejrzysty łańcuch kontroli (chain of custody) na każdym etapie procesu. Począwszy od chwili otrzymania dokumentów w dziale obsługi poczty, poprzez rejestrację, skanowanie i archiwizację lub dostarczenie do biura Ultimo.
„Firma Iron Mountain zwykle aktualizuje dane w naszym systemie w ciągu kilku godzin, więc nasi pracownicy zawsze mogą śledzić korespondencję i sprawdzić, czy zeskanowane dokumenty są dostępne.” - podsumowuje Anna Pospiech. „Co więcej, nasz partner zapewnia również usługę kurierską tego samego dnia, jeśli potrzebujemy oryginałów”
Czas zadbać o korespondencję pocztową.
Digitalizacja | Przechowywanie | Automatyzacja | Odblokowywanie danych
Przeprowadź cyfrową transformację swojej firmy i scentralizuj informacje
Uzyskaj BEZPŁATNĄ konsultację już dziś!