Elektroniczna archiwizacja dokumentów. Jak wyglądają przepisy? Co należy wiedzieć?

Coraz częściej archiwizacja dokumentów przenosi się do świata cyfrowego. Taki sposób zarządzania dokumentami pozwala zaoszczędzić miejsce i ułatwić pracownikom dostęp do dokumentacji z każdego miejsca na ziemi. Podobnie jak tradycyjna archiwizacja dokumentów, elektroniczna również podlega odpowiednim przepisom. Zobacz, o czym musisz pamiętać, gdy chcesz zlecić elektroniczną archiwizację dokumentów Twojej firmy.

Elektroniczna archiwizacja dokumentów – co to jest i na czym polega?

W każdej firmie – niezależnie od wielkości – obowiązuje archiwizacja dokumentów, ponieważ muszą one być dostępne do wglądu dla różnych instytucji prawnych, np. Urzędu Skarbowego. Elektroniczna archiwizacja dokumentów to proces, który polega na przeniesieniu wszystkich dokumentów papierowych do archiwów cyfrowych tak, aby były one łatwo dostępne dla wyznaczonych pracowników. Do takich dokumentów wliczają się różnego rodzaju umowy, faktury, rachunki, które dokumentują współpracę między podmiotami.

Elektroniczna archiwizacja dokumentów a przepisy

Zgodnie z obowiązującym prawem na elektroniczne przechowywanie dokumentów ma wpływ kilka przepisów prawnych.

1. Kodeks pracy – art. 94 pkt 9b
2. Ustawa z dnia 9 września 1994 r. o rachunkowości
3. Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług

Ustawy zakładają, że:

• dokumenty przechowywane w sposób elektroniczny powinny być uporządkowane chronologicznie, aby w każdej chwili można było odnaleźć potrzebny dokument,
• digitalizacja archiwum powinna zostać przeprowadzona na trwałych i bezpiecznych nośnikach, a co za tym idzie – dostęp do nich powinien być ograniczony do zaufanych osób,
• firma, która decyduje się na elektroniczną archiwizację dokumentów, powinna także regularnie tworzyć kopie zapasowe dokumentów, aby w razie awarii nie utracić żadnych istotnych danych.

Pamiętaj też, że jeśli zmieniasz dokumentację swojej firmy z papierowej na elektroniczną, musi ona posiadać podpis elektroniczny lub pieczęć elektroniczną.

Archiwizacja elektroniczna – skorzystaj z pomocy fachowców

Iron Mountain może pomóc Twojej firmie zatroszczyć się o digitalizację archiwum. Zapewniamy bezpieczne i profesjonalne usługi, które możesz wykorzystać w wielu działach Twojej firmy. Poznaj nasze sposoby na elektroniczną archiwizację dokumentów i sprawdź, który z nich będzie najlepiej pasował do potrzeb Twojego przedsiębiorstwa.

Skanowanie i digitalizacja dokumentów

Dobrze wiemy, że praca z dokumentami w wersji elektronicznej jest znacznie poręczniejsza. Nie musisz wchodzić do archiwum i przerzucać wielu kartonów z lekko wyblakłymi kartkami. Dzięki naszej usłudze:

• szybko i bez problemu znajdziesz odpowiednie dokumenty i udostępnisz je wybranym pracownikom,
• przekierujesz tradycyjną pocztę do naszych placówek, a my ją dla Ciebie zdigitalizujemy,
• scentralizujesz dostęp do wszystkich zasobów, dzięki czemu ich wykorzystanie będzie zdecydowanie uproszczone,
• uwolnisz przestrzeń z ogromnych ilości papierowych dokumentów.

Możesz mieć pewność, że informacje będą odpowiednio zaszyfrowane, a więc nikt niepowołany nie będzie miał do nich dostępu.

eVault – zarządzanie zasobami cyfrowymi

Ta usługa pozwoli Ci na kompleksową obsługę zasobów cyfrowych Twojej firmy. Zapewniamy skanowanie dokumentacji pracowniczej, finansowej, technicznej i wielu innych rodzajów. Na proces zarządzania dokumentami składa się kilka punktów:

• odbiór dokumentów papierowych z siedziby Klienta,
• porządkowanie i kategoryzowanie,
• skanowanie,
• skanowanie do wybranego formatu pliku,
• indeksowanie (poprzez opis obrazu dokumentu wskazanymi indeksami lub za pomocą kodów kreskowych),
• eksportowanie do systemów informatycznych,
• tworzenie kopii zapasowych.

System eVault usprawnia nawigację po wszelkiego rodzaju dokumentach elektronicznych. Możesz je w dowolnej chwili i wybranym przez siebie miejscu przeglądać, udostępniać, a także raportować. Jeśli jednak potrzebujesz formy papierowej dokumentu, zawsze możesz zlecić wyszukanie jej w naszych archiwach oraz dostawę we wskazane miejsce.

Elektroniczna archiwizacja dokumentów zdecydowanie z Iron Mountain!

Elektroniczna archiwizacja dokumentów powinna być przede wszystkim bezpieczna i niezawodna. Warto zwrócić się po pomoc do wyspecjalizowanych podmiotów, które mają w tym obszarze znaczne doświadczenie. Powierz elektroniczną archiwizację dokumentów Twojej firmy Iron Mountain, korzystaj ze zdigitalizowanego archiwum dokumentów i zrób więcej miejsca w swoim biurze!

¹Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 roku o kodeksie pracy, Dz. U. 1974 Nr 24 poz. 141.
²Ustawa z dnia 9 września 1994 r. o rachunkowości, Dz. U. 1994 Nr 121 poz. 591.
³Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, Dz. U. 2004 Nr 54 poz. 535.