Zarządzanie informacją w organizacji – Na czym polega?

Zarządzanie informacją w firmie – jak zrobić to dobrze? Podpowiadamy, jakie usługi od Iron Mountain mogą ci pomóc!

Postępująca cyfryzacja oraz pandemia wymusiły na wielu przedsiębiorstwach zmianę modelu zarządzania informacją. Trzeba było wziąć pod uwagę znaczny wzrost pracy zdalnej, która praktycznie wyparła pracę z biura. Istotne stało się więc dostosowanie procesów zarządzania informacją do nowych warunków. Jeśli dostosowywanie zarządzania informacjami w firmie jeszcze przed Tobą, sprawdź, jak Iron Mountain może Ci pomóc!

Zarządzanie informacją w firmie – co warto wiedzieć?

Przejście od fizycznych do cyfrowych schematów działania i repozytoriów treści jeszcze bardziej rozmyło podział odpowiedzialności pomiędzy zarządzaniem dokumentacją i informacjami a IT. Dlatego też tak ważne jest określenie granic i określenie systemów oraz jednostek, które będą odpowiedzialne za utrzymanie zarządzania informacjami na odpowiednim poziomie.

Zarządzanie informacją – definicja

Zarządzanie informacją to termin, na którego znaczenie składa się wiele procesów. Zarządzanie informacją ma na celu dostarczenie wszystkim działom bądź jednostkom w firmie informacji, które są niezbędne do płynnej organizacji i sprawnego wykonywania zadań przez określone zespoły.

Zarządzanie informacją obejmuje działania:

• związane z pozyskiwaniem i przetwarzaniem informacji,
• technologiczne i organizacyjne związane z realizacją information governance.

Sprawne zarządzanie informacją zależy od prawidłowo wdrożonych systemów i procedur, ale również od osób odpowiedzialnych za ich przestrzeganie. W ich zakresie obowiązków leży przede wszystkim przystosowanie technologiczne firmy, a także kontrolowanie przetwarzania danych, aby zostały spełnione wszystkie wymogi dotyczące bezpieczeństwa.

Zarządzanie informacją z Iron Mountain

Podejście do zarządzania informacją w organizacji powinno być holistyczne, to znaczy powinno obejmować wszystkie procesy zachodzące w firmie. Wiele organizacji nie posiada optymalnych procesów i określonych priorytetów w zakresie praktyk związanych z zarządzaniem danymi, dlatego niezbędne jest wsparcie zewnętrznych podmiotów. Współpraca z Iron Mountain zakłada dążenie do osiągnięcia „porządku informacyjnego” w całym przedsiębiorstwie, tak aby spełnione były wszystkie wymagania prawne i organizacyjne.

Iron Mountain^® Advisory Services

Iron Mountain^® Advisory Services jest kombinacją najnowszych technologii i szerokiego doświadczenia ekspertów, którzy związani są z obszarem zarządzania informacją. Usługi Doradcze świadczone są przez profesjonalistów, którzy zajmują się zagadnieniami przechowywania i dystrybuowania informacji.

Advisory System zakłada zajęcie się następującymi zagadnieniami:

1. Utrzymaniem informacji.
2. Polityką i ogólną oceną „porządku informacyjnego”.
3. Opracowywaniem technologicznym procesów informacyjnych.
4. Klasyfikacją danych.

Dzięki narzędziom diagnostycznym oraz wywiadom z interesariuszami jesteśmy w stanie dokonać metodycznej oraz merytorycznej oceny projektów, a także przebiegu prac w organizacji. Współpracujemy z zarządem, aby określić jak najkorzystniejsze warunki przechowywania informacji oraz wdrażania nowych rozwiązań. Twoja firma jest w stanie z pełną świadomością korzystać ze wszystkich informacji, które są obecne w firmowym obiegu.

Wartości dla klienta:

• przekształcanie danych w cenne informacje biznesowe,
• zwiększenie zgodności procesów z prawem (compliance), a więc także zmniejszenie ryzyka,
• obniżenie kosztu przechowywania informacji oraz zarządzania nimi,
• zapewnienie spójnej polityki informacyjnej w całym przedsiębiorstwie.

Z Iron Mountain^® Advisory Services otrzymasz kompleksowy plan zarządzania informacją w organizacji. Dzięki temu Twoja firma będzie mogła osiągać wysoko postawione cele biznesowe.

eVault – zarządzanie zasobami cyfrowymi

Z tą usługą kompleksowa obsługa zasobów cyfrowych Twojej firmy nie będzie problemem. Zapewniamy skanowanie dokumentacji pracowniczej, finansowej, technicznej i wielu innych rodzajów. Dzięki temu pracownicy Twojej firmy będą mieli znacznie łatwiejszy dostęp do istotnych w ich pracy dokumentów.

Zamawiając usługę, eVault masz możliwość:

• skanowania dokumentów,
• indeksowania plików,
• eksportowania dokumentów do systemów informatycznych,
• tworzenia kopii zapasowych.

Usługa eVault znacznie ułatwi zarządzanie informacjami w Twojej firmie. Usprawni nawigację po dokumentach elektronicznych, tak aby każdy mógł bez problemu odnaleźć interesujące go pliki.

Iron Mountain InSight

Zarządzanie informacją, w tym treścią, wymaga zastosowania odpowiednich narzędzi. Na to także Iron Mountain ma rozwiązanie – InSight, czyli zaawansowaną platformę usług treści, która pozwala firmom wykorzystać wartość ukrytą w danych.

Dzięki Iron Mountain InSight możesz:

• połączyć wszystkie systemy z platformą przystosowaną do działania w chmurze,
• zintegrować wyszukiwanie we wszystkich działach firmy,
• ułatwić dostęp do danych, które umieszczone są w chmurze,
• pozyskiwać i przetwarzać informacje fizyczne i cyfrowe.

InSight umożliwia Ci zarządzanie informacją w codziennych działaniach firmy. Możesz mieć pewność, że wszyscy pracownicy będą mieli dostęp do aktualnych i obowiązujących w całej organizacji danych.

Mądrze zarządzaj informacjami w firmie!

Zarządzanie informacjami w firmie powinno być dobrze przemyślane i opracowane, aby każdy pracownik mógł w łatwy sposób korzystać z potrzebnych mu zasobów. Z Iron Mountain Twoja firma może osiągnąć spójną politykę informacyjną w całej organizacji. Zdaj się na ekspertów, wybierz jedną z naszych usług i ciesz się przejrzystym programem information governance.