Powrót pracowników do biura po pandemii? oto 9 wskazówek, jak się do tego przygotować

Jeżeli Twoja organizacja przygotowuje się do powrotu do pracy w biurze, musisz przeczytać poniższe wskazówki

Wielu z nas nie pojawiło się w biurze przez długi czas. Wspaniale jest ponownie pomyśleć o wszystkich szafach przepełnionych dokumentami (i butami, parasolami czy kubkami do kawy), które tam pozostały i okazały się zbędne w minionych miesiącach. Ponieważ wracamy do biur, nadszedł czas, żeby zadać sobie pytanie – czy zawartość tych szaf nadal ma dla nas jakąś wartość?

Czasy kultury „przechowywania absolutnie wszystkiego” odeszły w niepamięć. Prezentujemy 9 wskazówek pokazujących, jak wykorzystać tę sytuację, aby zgodne z prawem, bezpieczne i bezproblemowe przeprowadzić „wiosenne porządki”.

Wskazówka 1: Spójrz na przestrzeń biurową świeżym okiem

Aktualnie praca odbywa się głównie w świecie cyfrowym. Warto więc na nowo ocenić wykorzystywane procesy, które dotyczyły konieczności przechowywania dokumentów papierowych w miejscu pracy. Warto również rozważyć nowy model pracy w trybie hybrydowym lub zdalnym i jego wpływ na optymalne zagospodarowanie przestrzeń .

Wskazówka 2: Opracuj strategię porządkowania szaf z dokumentami

Dokumenty oficjalne należy traktować inaczej, niż pozostałe. Upewnij się, że osoba odpowiedzialna za strategię zarządzanie dokumentami (RIM) zgadza się na przyjętą metodologię. Powinieneś również podjąć współpracę z zespołem ds. nieruchomości, aby poznać ich plany na zagospodarowanie biura.

Wskazówka 3: Usuń dokumenty nieoficjalne, przechowywane „na wszelki wypadek”

Najłatwiej jest rozpocząć od „pojemników”, które są używane do przechowywania materiałów referencyjnych, kopii zapasowych, wersji roboczych itp. Zanim zajmiesz się oficjalnymi dokumentami, zapoznaj się z wewnętrzną polityką zarządzania dokumentacją, aby określić ich sposób utylizacji.

Wskazówka 4: Dokonaj przeglądu oficjalnych dokumentów, aby ustalić jak długo mają być przechowywane

Przeprowadź ocenę pozostałych oficjalnych dokumentów. W ten sposób określisz, jak długo należy je przechowywać, zgodnie z harmonogramem. W przypadku pytań dotyczących tego etapu warto skonsultować się z osobą odpowiedzialną za strategię zarządzanie dokumentacją. Jeżeli dokumenty mogą być zniszczone, należy postępować zgodnie z polityką RIM. Prawdopodobnie pojawią się przypadki, w których dokumenty będzie można zdigitalizować i zanonimizować, aby wykorzystać je do analizy danych. Jeśli nie masz pewności, skontaktuj się ze specjalistą RIM.

Wskazówka 5: Wykorzystaj okazję i zdecyduj, które dokumenty mają zostać zdigitalizowane

Dokumenty, których okres retencji jeszcze nie upłynął, muszą być przechowane zgodnie z terminami określonymi w harmonogramie przechowywania dokumentów. Może warto je digitalizować? W ten sposób będą łatwiej dostępne w hybrydowym, elastycznym środowisku pracy i potencjalnie bardziej użyteczne przy realizacji projektów ML/AI (Machine Learning i Artificial intelligence). Warto skonsultować się w tym zakresie z osobą odpowiedzialną za zarządzanie dokumentacją, aby ustalić, czy wersje papierowe mogą zostać bezpiecznie zniszczone po digitalizacji, co najczęściej jest możliwe.

Wskazówka 6: Wskaż dokumenty, które można spakować w pudła i przechowywać poza biurem

Jeżeli dokumenty nie zostały zeskanowane, najlepiej opisać je metadanymi z myślą o ich wykorzystaniu w przyszłości, następnie zapakować w pudła i wynieść poza miejsce pracy. Pamiętaj! Jeżeli dokumenty nie były wykorzystywane przez 2 lata, nie ma sensu, aby nadal zabierały miejsce w biurze. Pomyśl: to nowy początek!

Wskazówka 7: Przeprowadź inwentaryzację nieużywanego sprzętu IT

Nie zapominaj o zasobach IT i urządzeniach mobilnych, które zbierają kurz. Należy się ich pozbyć w bezpieczny i zrównoważony sposób. Pamiętaj, że nadal mogą zawierać wrażliwe dane, w tym dane objęte własnością intelektualną. Dlatego też warto współpracować z zespołem IT, który wskaże, w jaki sposób dane z firmowych zasoby IT powinny zostać bezpiecznie usunięte zanim trafią do recyklingu, ponownej sprzedaży lub zanim zostaną zniszczone.

Wskazówka 8: Warto dzielić się sukcesami

Informuj pracowników odpowiedzialnych za zarządzanie nieruchomościami o planowanych zmianach w miejscu pracy. Kiedy zaczniesz dostrzegać poprawę oraz postęp w realizowanych działaniach, przekazuj im swoje wnioski. Ponieważ wiele organizacji znajduje się w podobnej sytuacji – możesz stać się źródłem inspiracji.

Wskazówka 9: Nie rób tego sam!

Przy planowaniu porządków w biurze należy połączyć siły z zespołem ds. nieruchomości, który pomoże w bezpiecznym usuwaniu i przenoszeniu informacji oraz zasobów. Warto również rozważyć współpracę z zewnętrznymi firmami, którzy mogą służyć pomocą w tym procesie.

Jeżeli jesteś gotowy na nowy porządek, zachęcamy do skorzystania z pomocy naszych ekspertów, którzy mogą wesprzeć Cię w tym projekcie.