Cyfryzacja firmy – jakie daje korzyści? Jakie są rozwiązania?

Okres pandemii, szczególnie w początkowym etapie zainicjował konieczność nie tylko cyfryzacji firm, ale przede wszystkim zmiany podejścia do tego procesu. Obecnie pojęcie digitalizacji nie jest wyłącznie chwytliwym sloganem marketingowym stosowanym w reklamach, ale koniecznością większości polskich, jak i zagranicznych przedsiębiorstw. Dzisiejszy artykuł poświęcimy właśnie temu zagadnieniu. Opiszemy korzyści wiążące się z cyfryzacją, a także przedstawimy rozwiązania, które umożliwiają digitalizację. Miłej lektury!

Na czym polega cyfryzacja przedsiębiorstw?

Cyfryzacja przedsiębiorstw zgodnie z zasadami ekspertów Iron Mountain składa się z 5 fundamentalnych elementów:

1. Identyfikacja

Wynika to z prostego powodu – nie każdy plik powinien zostać zdigitalizowany. Zadaniem Klientów, których obsługujemy, jest zdefiniowanie co należy zeskanować, przechować lub zniszczyć w sposób zgodny z zasadami RODO. Takie podejście umożliwia zaoszczędzenie nie tylko czasu, ale także pieniędzy.

2. Cyfryzacja

Cyfryzacja to szansa na zwiększenie zarówno dostępności projektów, jak i ich wydajności czy też efektywności. Aktualnie ludzie pracują w trybie hybrydowym, przez co wiele dokumentów występuje w formie cyfrowej i papierowej, co powoduje wymieszanie się dokumentacji cyfrowej i papierowej. To skutkuje brakiem dostępności określonych materiałów, a w konsekwencji niższą wydajnością pracowników. W takiej sytuacji kompleksowa cyfryzacja w firmie jest niezwykle istotna.

Sprawdź: Jakie korzyści może przynieść digitalizacja w obiegu dokumentów?

3. Przechowywanie

Za sprawą digitalizacji firmy przestaniesz spędzać godziny na przeszukiwaniu szafek z konkretnymi dokumentami. Wystarczy, że wpiszesz nazwę dokumentu lub jego numer w bezpiecznym, łatwo dostępnym i scentralizowanym repozytorium cyfrowym. Pozwoli to również przearanżować przestrzeń biurową na bardziej elastyczną i przyjazną pracownikom. Z doświadczenia możemy stwierdzić, iż jednym z najlepszych rozwiązań na cyfrowe przechowywanie danych jest eVault – czyli platforma ułatwiająca:

• dostęp do dokumentów (wszechstronny wgląd we wszystkie dane),
• obsługę archiwum (zarządzanie dokumentacją, generowanie raportów oraz definiowanie uprawnień Twojego zespołu i składanie zamówień)
• integrację (usprawnianie procesów biznesowych w swojej organizacji).

Cyfryzacja firm przy wykorzystaniu eVault to naszym zdaniem „strzał w dziesiątkę”. Dlaczego? Ponieważ dane Twojego przedsiębiorstwa będą w bezpiecznym miejscu – na naszych serwerach. Wiele osób będzie mogło w jednym czasie pracować na tym samym dokumencie, a cały proces wdrożenia zostanie przeprowadzony w bardzo krótkim czasie, nie zakłócając normalnego trybu pracy Twojej firmy.

4. Automatyzacja

Pełna cyfryzacja spowoduje, że Twój zespół uniknie powtarzalnych, czasochłonnych czynności, skupiając się wyłącznie na kluczowych obszarach działalności firmy. Oznacza to m.in.:

• większą produktywność,
• generowanie dodatkowych pomysłów,
• nowe możliwości.

W celu zautomatyzowania procesów rekomendujemy Workflow Automation od Iron Mountain.

5. Odblokowanie danych

Cyfryzacja plików w połączeniu z zaawansowaną analityką ułatwi Twojemu zespołowi identyfikowanie najnowszych trendów. Pozwoli lepiej zarządzać danymi w firmie, uwalniając Cię od papierowych zasobów. Zanim zdecydujesz się na tzw. cyfrową transformację – skontaktuj się z nami przez formularz kontaktowy. Jesteśmy dostępni także pod numerem telefonu +48 801 800 802.

Jeżeli chcesz dodatkowo chronić swoje dane i środowisko – zdecyduj się na zarządzanie cyklem życia zasobów IT. ALM od Iron Mountain to kompleksowa usługa obejmująca utylizację i usuwanie danych, recykling sprzętu IT oraz współtworzenie procesów zmniejszających ślad węglowy. Robimy wszystko, co koniecznie, aby Twoja firma była ekologiczna. Zrób krok w kierunku innowacji i zdecyduj się na ALM – świadome zarządzanie cyklem życia zasobów!

Cyfryzacja w firmie – jak można na tym skorzystać?

Korzyści wynikające z transformacji cyfrowej to m.in.:

• automatyzacja procesów administracyjnych,
• poprawa doświadczenia Klientów końcowych,
• możliwość przeprowadzania szczegółowych analiz,
• oszczędność przestrzeni biurowej,
• wyższy stopień bezpieczeństwa dokumentów.

Warto również wspomnieć, iż cyfryzacja w firmie wiąże się także z optymalizacją tzw. workflow, obniżeniem kosztów oraz poprawą wydajności pracowników, którzy mogą zająć się bardziej priorytetowymi zadaniami.

Cyfryzacja firm – jak iron mountain pomógł wejść marce almirall na nowe rynki dzięki digitalizacji?

Iron Mountain zapoczątkował obszerny projekt cyfryzacyjny, który pozwolił marce Almirall przyspieszyć globalne wdrażanie produktów i zapewnić dodatkowe korzyści większej liczbie pacjentów przy jednoczesnym przestrzeganiu lokalnych przepisów prawnych.

W pierwszej kolejności pracownicy Iron Moutain opracowali strategię cyfrową opartą na centralizacji i digitalizacji dokumentów. Następnie zadbali o bezpieczeństwo łańcucha nadzoru pod kątem pełnego zabezpieczenia materiałów poufnych w szyfrowanych bazach.

Fachowcy Iron Mountain zweryfikowali ponad 4000 pudeł i skatalogowali wszystko w taki sposób, aby dokumentacja była bezpieczna fizycznie oraz możliwa do zdigitalizowania.

Dzięki temu pracownicy Almirall mogą obecnie dostać się do dowolnego dokumentu za pomocą kilku kliknięć. Wprowadzone rozwiązanie pozwoliło firmie uzyskać zezwolenie lokalnych władz i sprzedawać leki na nowych rynkach. Od teraz Zarząd oraz pracownicy każdego szczebla mogą w prosty, szybki i bezpieczny sposób mieć dostęp do elektronicznych dokumentów oraz udostępniać je między sobą, a także konkretnymi organami państwowymi.