Woman texting in the storage

Digital posthantering

Digital posthantering för att enkelt och smidigt hantera företagets post som blir tillgänglig för dig digitalt.

Kontakta oss

Smidig digital posthantering av företagets post

Med allt mer flexibilitet på arbetsplatser och förändrade krav på fysisk närvaro kommer nya utmaningar för företagets posthantering. I dagens digitaliserade värld arbetar allt fler hemifrån och det saknas folk på kontoret som kan ta emot post såsom fakturor, kontrakt, kreditnotor och annan viktig information som inte får missas. Detta kan leda till allt från tappade affärer till missade betalningar som kan vara förödande för din organisation.

Med Iron Mountains digitala posthantering kan du arbeta precis varifrån du vill och behöver aldrig oroa dig för att missa något. Vi tar emot er post som öppnas på våra säkra anläggningar av vårt expertteam. Med skanning blir posten tillgänglig digitalt och vi delar dokumenten direkt med rätt avdelning och rätt användare. Postservice som den ska vara – enkel och säker.

Posthantering för alla företag och organisationer

Vår lösning för posthantering är naturligtvis både skalbar och anpassningsbar för att möta din verksamhets behov. Välj om vi ska ta hand om allt eller bara delar av posthanteringen. Ni kan själva dela posten genom skanning med oss så gör vi den tillgänglig i vårt digitala posthanteringssystem och ser till att posten hamnar där den ska. På så vis får du all fysisk och digital post för företaget samlad på ett och samma ställe som du kan nå oavsett var du arbetar ifrån. Detta bidrar till effektivare arbetsflöden och en välfungerande organisation.

Så här fungerar Iron Mountains digitala posthantering

Vår digitala postservice är säker och enkel att hantera för att allt med din post ska gå så smidigt som möjligt. Så här fungerar det:

  • Ni omdirigerar er post till Iron Mountain som digitaliserar den. Posten lämnar aldrig Iron Mountains spårbarhetskedja.
  • Vårt expertteam tar emot och öppnar er fysiska post på en av våra säkra anläggningar.
  • Vi skannar och indexerar posten med OCR-teknik och gör den tillgänglig digitalt. Nyckelord fångas automatiskt upp så att de digitala kopiorna dirigeras till rätt mottagare. Nyckelord bestäms av er och kan enkelt ändras.
  • Ni kontrollerar vem den slutgiltiga mottagaren är med hjälp av rollbaserad behörigheter och olika undantag.
  • Er elektroniska information krypteras under hela processen i ett säkert nätverk.
  • Rollbaserade behörigheter, som ni äger och hanterar, säkerställer att bara rätt användare har åtmost till det digitala arkivet.
  • Med Iron Mountains digitala posthanteringssystem når du din digitala post dygnet runt oavsett om du arbetar från kontoret eller någon annanstans.
  • Du kan snabbt söka efter specifik information och dela väsentlig post med rätt personer.
  • Efter digitaliseringen kan ni välja vad ni vill göra med pappersposten; få den returnerad, lagra den eller makulera den på ett säkert sätt.
Iron Mountains tjänst för Digital posthantering

 

  • 75%

    Av organisationerna rapporterar problem med att få rätt information till rätt person
    (Source: AIIM report, Implementing a Digital Workforce)

Fördelar med digital post för företag

Du kan vinna mycket på att få all post för företaget digitalt. Här är några av fördelarna med vår digitala posthanteringstjänst:

  • Bli pappersfri
    Genom att konvertera all fysisk post till att bli digital kan du samla all information på ett ställe och slippa hålla på med tråkigt pappersarbete. Du sparar tid och kan enkelt dela posten med de på företaget som berörs utan att ni behöver ses.
  • Sök snabbt
    Tack vare att vi använder oss av optisk igenkänningsteknik (OCR) blir allt innehåll i dina dokument sökbart både via text och index. Du kan snabbt söka efter specifik information eller specifika dokument.
  • Skydda din information
    Hos oss har alltid din information högsta säkerhet. När posten blir digital krypteras den och överförs till ett säkert nätverk med begränsad åtkomst.
  • Automatisera arbetsflöden
    Skapa möjlighet för automatisering och ett bättre samarbete i dokumentcentrerade processer. Genom att minska manuellt arbete med posthanteringen frigörs värdefull tid, vilket möjliggör ökad fokus på kärnverksamheten.
How Iron Mountain digital mailroom works
man working on laptop

Säkerhet och efterlevnad

Vi tar säkerhet på allvar, vilket är anledningen till att 95 % av Fortune 1000-företagen väljer att låta Iron Mountain hjälpa dem att hantera viktiga och känsliga handlingar. Vi har säkrat känsliga data i över 70 år och tillhandahåller tjänster inom ett brett spektrum av branscher i över 60 länder. Du kan känna dig trygg med att er information är säker i vår helhetslösning – från att den omdirigerade pappersposten hämtas av våra säkra lastbilar för digitalisering på våra skanningscenter till att den automatiskt dirigeras till den avsedda mottagaren och kasseras på det sätt ni önskar (vi kan antingen lagra, förstöra eller returnera pappersposten).
Era digitala dokument lagras i Iron Mountain InSight® – en plattform för informationshantering och innehållstjänster som använder National Institute of Standards and Technology (NIST) Cyber Security Framework (CSF) som ramverk för företagssäkerhet. Iron Mountain InSight® uppfyller branschstandarder inklusive men inte begränsat till:

  • HIPAA
  • FedRAMP/FISMA
  • GDPR
  • Soc 2 Type II
  • ISO27001

Läs mer om säkerheten i vår lösning

Effektivare arbetsprocesser när företagsposten är digital

Ingen av dina anställda vill lägga ner mängder med tid på att hantera den fysiska posten som kommer in till kontoret. Fakturor som ska betalas, kontrakt som ska skrivas under, viktig information som behövs för att fatta kritiska affärsbeslut. All post ska öppnas, sorteras och sedan hamna hos rätt personer vilket är otroligt tidskrävande. Iron Mountain har lösningen som innebär att dina anställda kan fokusera på din kärnverksamhet istället för att ta hand om post: Digital Posthantering!

En digital postservice är ett steg mot en pappersfri arbetsplats

Många organisationer strävar efter att bli en pappersfri arbetsplats både för miljöns skull och för att effektivisera arbetsprocesser. Men när den fysiska posten fortsätter strömma in till kontoret kan pappersfrihet kännas långt borta. Välj Iron Mountains digitala posthantering och ta första steget mot att eliminera de fysiska papperna på din arbetsplats.

Genom att automatisera er posthantering får du full kontroll på er post. Vi lägger in er fysiska post i vårt automatiserade posthanteringssystem och du kan sedan sköta både den fysiska posten och elektroniska i samma program. Du får full överblick och kan effektivt söka, hantera och dela posten på ett säkert sätt utan att behöva hantera ett enda fysiskt papper.

Med Iron Mountains posthanteringstjänst kan du:

Automate icon

Automatisera posthanteringen och förbättra samarbetet

Medarbetarna kommer att uppleva en ökad samarbetsmöjlighet med automatiserade arbetsflöden som byggs på nyckeldata. Arbetet blir enklare när ni snabbt och smidigt kan söka efter posten på en säker och central plats.
Icon scanning

Digitalisera er post

Ta hjälp av Iron Mountains skanningsexperter, processer och infrastruktur för att konvertera er inkommande fysiska post till digital genom vårt omfattande nätverk av bildbehandlingscenter med en granskningsbar spårbarhetskedja.
Secure cloud portal

Erhålla säker åtkomst till och förvaring av information

Era digitala dokument lagras i Iron Mountain InSight® – en plattform för informationshantering och innehållstjänster som använder National Institute of Standards and Technology (NIST) Cyber Security Framework (CSF) som ramverk för företagssäkerhet. Den elektroniska informationen krypteras i ett säkert nätverk med speciella krypteringsnycklar som ni får tillgång till. Rollbaserade behörigheter gör det möjligt för behöriga användare att komma åt den information de behöver dygnet runt.
Läs mer
Magnifier icon

Integrera data mellan olika plattformar

Integration med befintliga affärssystem som e-post, Salesforce och Microsoft Office-paketet gör att ni kan koppla samman data mellan olika plattformar och därigenom öka effektiviteten i organisationen. Det går också att tillämpa dokumentlagringsregler genom en integration som finns tillgänglig i Iron Mountains Policy Center-lösning.
Policy center
Manage the entire lifecycle of your mail

Hantera hela postkedjan

Efter digitaliseringen hjälper vi er med hanteringen av pappersposten. Ni väljer om ni vill ha den returnerad, lagrad eller makulerad på ett säkert sätt.
Unlock icon

Få överblick över er effektivitet

Förenkla beslutsfattandet med dashboards som visar data och mätvärden för viktig information så som omdirigeringens noggrannhet, genomsnittlig leveranstid, mängden post m.m.

Modernare posthantering: utvecklas I takt med verksamhetens behov

Utmaningarna med den traditionella hanteringen av inkommande post är många, likaså fördelarna med en digital och automatiserad posthantering.

Storage icons

Traditionell posthantering

Fysiska manuella processer
Utforska mer

Traditionell posthantering

Traditionell posthantering innebär manuell sortering och distribution av stora volymer fysisk post. Detta kan resultera i:

  • En försämrad produktivitet bland de anställda i och med att de måste sortera och dela ut posten till rätt personer på de olika avdelningarna
  • En dålig kundupplevelse
  • Potentiellt negativa konsekvenser gällande efterlevnad och regler
  • Att känslig information hamnar på villovägar
  • Större utmaningar när det kommer till att främja distansarbete
Digitized mail and routing

Digital posthantering

Digital post, dirigering
Utforska mer

Digital posthantering

Digital posthantering fungerar med hjälp av intelligent dokumentbehandling (Intelligent Document Processing, IDP), vilket inkluderar:

  • Skanning och digitalisering av fysisk post för webb- och mobilåtkomst
  • Extrahering av metadata för effektiva sökningar
  • Validering och granskning
  • Klassificering med AI/ML
  • Regler och dirigering för användaråtkomst
  • Granskningsspårning för förbättrad efterlevnad
Intelligent mailroom

Automatiserad posthantering

Automatisering, metadata extrahering och arbetsflöden
Utforska mer

Automatiserad posthantering

Den digiitala posthanteringen hanteras via vår plattform för innehållstjänster (Content Services Platform, CSP). plattformen erbjuder följande fördelar:

  • Innehållshantering och Informationsstyrning
  • AI baserad extrahering och förbättring av metadata
  • Funktioner för sökning och hämtning
  • Samarbete
  • Automatisering av arbetsflödet
  • Federerad förvaringsplats
  • Funktioner för optisk teckenigenkänning (OCR)

Vanliga frågor

Hur säkerställer Iron Mountain att posten dirigeras till rätt mottagare?

Varje användare tilldelas en användargrupp, och användargrupperna sammanställs med säkerhetsregler för att säkerställa att posten dirigeras till rätt personer. Iron Mountains implementeringsteam ser till att rätt roller och säkerhetslösningar för er verksamhet finns implementerade för att upprätthålla datasäkerhet och integritet.

Vem har tillgång till min post?

Iron Mountains implementeringsteam kommer att besöka er för att lära sig hur posten ska hanteras inom just er verksamhet: efter avdelning, våning, individ osv.

Iron Mountain implementerar sedan era användare, användargrupper och säkerhetsregler för att säkerställa att rätt personer har tillgång till posten. Många verksamheter väljer också att ha en administratör som kan uppdatera denna hierarki om mottagaren till exempel inte är på kontoret och tillfälligt behöver omdirigera sin post.

Vad händer efter att den har digitaliserats?

Välj mellan flera alternativ för er fysiska post:

  • Den returneras till er
  • Den lagras i ett av Iron Mountains lagringscenter
  • Den makuleras på ett säkert sätt
Vad händer efter att den har digitaliserats?

Välj mellan flera alternativ för er fysiska post:

  • Den returneras till er
  • Den lagras i ett av Iron Mountains lagringscenter
  • Den makuleras på ett säkert sätt
Vad händer efter att den har digitaliserats?

Välj mellan flera alternativ för er fysiska post:

  • Den returneras till er
  • Den lagras i ett av Iron Mountains lagringscenter
  • Den makuleras på ett säkert sätt
Vad händer efter att den har digitaliserats?

Välj mellan flera alternativ för er fysiska post:

  • Den returneras till er
  • Den lagras i ett av Iron Mountains lagringscenter
  • Den makuleras på ett säkert sätt

Vi gör det enkelt att komma igång.

Genom att skicka formuläret godkänner jag att Iron Mountain behandlar mina personuppgifter i enlighet med deras sekretesspolicy. I och med detta bekräftar jag även att jag har läst och förstått sekretesspolicyn. Vid frågor eller om förtydligande önskas vänligen kontakta Iron Mountain via epost: kundservice.sverige@ironmountain.com. Du kan närsomhelst avanmäla ditt tidigare samtycke till att erhålla digitala marknadsutskick genom att klicka här .

Kontakta oss

paper and pen

Kontakta oss

Fyll i detta formulär för att komma i kontakt med en av Iron Mountains experter inom en arbetsdag.
Beställ offert
laptop profile screen

Logga in och betala faktura

Logga in på ditt konto eller lär dig hur du skapar ett.
Så här kommer du igång
customer service

Kundservice

Vårt team på kundservice kan hjälpa dig att snabbt få svar på dina frågor.
Få support
ringing telephone

Ring säljavdelningen

Kontakta en av våra kunniga representanter för att få hjälp med att hitta en lösning som passar just dina behov.
+46 8 55 10 2030