Skanowanie dokumentów: studium przypadku. Urząd miejski zdigitalizował procesy administracyjne

Studium przypadku

Dowiedz się, jak firma Iron Mountain wspiera Urząd ds. Rejestracji Cudzoziemców w mieście Schwäbisch Gmünd w zakresie digitalizacji i zarządzania rejestrami.

26 maja 20238 minut

Skanowanie dokumentów: studium przypadku. Urząd miejski zdigitalizował procesy administracyjne

Samorząd miejski zoptymalizował działalność urzędu ds. Cudzoziemców dzięki digitalizacji procesów

Zastosowane przez nas rozwiązanie firmy Iron Mountain było tańsze niż zakup nowych regałów karuzelowych i wydzielenie dodatkowej przestrzeni biurowej. Dzięki temu możemy korzystać ze wszystkich zalet związanych z produktywnością i współpracą, jakie daje cyfrowy obieg dokumentów.

Christian DolleProject Leader, Stadtverwaltung Schwäbisch Gmünd

Wyzwanie

W Urzędzie do Spraw Cudzoziemców w Schwäbisch Gmünd, gdzie przechowywanych było ponad 11 000 teczek na starzejących się regałach karuzelowych, brakowało miejsca, a jednocześnie tracono niepotrzebnie czas i energię potrzebną do rozpatrywania coraz to nowych spraw imigracyjnych.

Rozwiązanie

Usługa Iron Mountain^® Backfile Scanning zagwarantowała szybki i wydajny proces, zgodny z zasadami ochrony danych (RODO), dzięki przekształceniu dokumentów papierowych i odręcznych notatek w zasoby cyfrowe w celu przesłania ich przez SFTP do systemu zarządzania dokumentami urzędu.

Rezultaty

Pracownicy wykonują swoje zadania wydajniej i szybciej odpowiadając na wnioski sądów i urzędów. Zmniejsza się również ryzyko zagubienia lub pominięcia istotnych dokumentów. Inne korzyści to oszczędność miejsca, niższe koszty przechowywania i stały dostęp do plików dla pracowników zdalnych.

Uproszczenie procesów biurowych

Zakup trzech nowych regałów magazynowych kosztowałoby około 120 000 euro, a my nadal mielibyśmy te same problemy z obsługą administracyjną oraz brakiem miejsca.

Christian DolleProject Leader, Stadtverwaltung Schwäbisch Gmünd

Rozległe i trudne do zarządzania archiwum

Przestarzałe praktyki pracy z dokumentami papierowymi

SMiasto Schwäbisch Gmünd, położone u podnóża Jury Szwabskiej i gór Dreikaiserberge, zamieszkuje około 60 000 osób. Urząd miasta dążył do wprowadzenia cyfrowych usług publicznych i procesów e-administracji. Z powodu napływu uchodźców pod szczególną presją znalazł się Urząd ds. Cudzoziemców a tym samym stał się obiektem zainteresowania.

„Coraz większym wyzwaniem w Urzędzie ds. Cudzoziemców stawało się zarządzanie dokumentacją” – mówi kierownik projektu, Christian Dolle. „Ponad 11 000 papierowych akt było przechowywanych na regałach karuzelowych, które były zużyte i nie nadawały się do naprawy. Szybko zabrakło miejsca, musieliśmy zamontować tymczasowe regały zajmujące coraz więcej powierzchni biurowej.”

Solidne argumenty handlowe

Po niedawnym wprowadzeniu systemu zarządzania dokumentami i zintegrowaniu go z LaDiVA, programem wykorzystywanym przez inne niemieckie urzędy imigracyjne, urząd miasta skorzystał z możliwości przejścia na rejestry cyfrowe. Decyzja ta miała również sens z finansowego punktu widzenia. „Zakup trzech nowych regałów kosztowałby około 120 000 euro, a my nadal mielibyśmy te same problemy z obsługą administracyjną oraz brakiem miejsca” – dodaje Dolle.