Międzynarodowe zarządzanie procesami HR

Studium przypadku

Sprawne rozliczanie dokumentacji delegacji w firmie międzynarodowej, działającej równolegle na wielu rynkach na świecie. Znaczące skrócenie czasu obsługi.

26 maja 20218 minut

Pobierz treści

Walidacja oryginałów dokumentów otrzymywanych codziennie od klienta z tymi zamieszczonymi w systemie skraca czas obsługi delegacji w międzynarodowej organizacji.

To już kolejny projekt, który pokazuje, jak Iron Mountain jest w stanie usprawnić procesy HR w międzynarodowych organizacjach. Dzięki naszej pracy i procesowi maksymalnie dopasowanemu do klienta znacząco usprawniamy proces wypłaty delegacji dla pracowników. Największym wyzwaniem było skoordynowanie współpracy ze wszystkimi 23 krajami, w których obsługujemy klienta, a z których dokumenty każdego dnia spływają do naszego centrum skanowania. Jednak nawet takie wyzwanie logistyczne, nie jest dla nas problemem.

Andrzej MarchewkaKey Account Manager w Iron Mountain Polska, Odpowiedzialny Za Projekt

Wyzwanie

Sprawna obsługa pracowników w organizacji jest szczególnie istotna w przypadku firm międzynarodowych, działających równolegle na wielu rynkach na świecie. Jednym z wielu wyzwań jest rozliczanie dokumentacji delegacyjnej. Liczne wyjazdy, a także związane z tym dokumenty, muszą zostać zamieszczone w systemie, a następnie odpowiednio sprawdzone z oryginałami, aby móc wypłacić pracownikom należne środki. Taka procedura, ze względu na mnogość dokumentacji, może się wydłużać w czasie, co wiąże się z późniejszym wypłaceniem należności pracownikom.

Korzyści z pełnej digitalizacji

2 000 – tyle stron dokumentacji delegacyjnej jest dziennie obsługiwana przez pracowników Iron Mountain Polska.
Praca non stop – wszelkie niezgodności w dokumentacji nie wstrzymują procesu rejestracji dokumentów. Są na bieżąco zgłaszane i wyjaśnianie z osobami kontaktowymi po stronie klienta.

Współpraca w liczbach

23

tyle rynków klienta obsługuje Iron Mountain Polska.

1

tyle zespołów jest potrzebnych do obsługi wszystkich 23 rynków. Wszystkie działania prowadzone są w Polsce, w centrum skaningowym Iron Mountain.

4 500

tyle kompletów miesięcznie jest obsługiwanych przez pracowników Iron Mountain (ok. 45 000 stron).

24h

tyle czasu maksymalnie od momentu otrzymania dokumentów zajmuje ich weryfikacja.

Jak tego dokonaliśmy?

Na samym początku skanowaliśmy dokumenty, które klient u siebie weryfikował i decydował o wypłaceniu środków za delegację. Obecnie przejęliśmy proces weryfikacji dokumentacji od pracowników firmy. Nasza rola polega na walidacji dokumentów, które otrzymujemy w oryginale, ze skanami zamieszczonymi w systemie. Skany w systemie zamieszcza sam pracownik – wystarczy nawet zdjęcie dokumentu. My sprawdzamy ich zgodność i odpowiednio to oznaczamy na platformie. Oryginały dokumentów są archiwizowane u nas, chyba że obostrzenia prawne danego kraju wymagają przechowywania dokumentacji księgowej lokalnie. Wtedy wszystko jest odsyłane zgodnie z ustalonym harmonogramem.