Archiwizacja danych w firmie – co to jest?

Archiwizacja danych jest nieodłącznym elementem prowadzenia firmy. To sposób na bezpieczne przechowywanie plików, a także ochronę przed niepowołanym dostępem. Mimo iż archiwizacja danych cyfrowych jest wygodniejsza niż gromadzenie dokumentacji papierowej, proces jest dość skomplikowany. Przechowywanie danych wymaga stosowania rozwiązań, które zapewnią odpowiednią ochronę przed zniszczeniem, wyciekiem danych lub ich nieprawidłowym zarządzaniem.

Co to jest archiwizacja i kompresja danych?

Archiwizacja danych a kopia zapasowa

Archiwizacja danych często błędnie utożsamiana jest z tworzeniem kopii zapasowej. Tymczasem terminy te oznaczają dwie różne czynności. Wykonanie kopii zapasowej polega na skopiowaniu danych na inny nośnik, a jednocześnie ich pierwotna wersja zostaje w obecnej lokalizacji. W razie wystąpienia ewentualnej awarii lub nieoczekiwanego utracenia plików możliwe jest szybkie odzyskanie niezbędnych do pracy informacji. Proces tworzenia kopii zapasowej (tzw. backup) służy przede wszystkim bezpieczeństwu przedsiębiorstwa i ochronie know-how danej firmy.

Z kolei archiwizacja danych jest procesem porządkowania danych, które nie są aktualnie niezbędne, ale stanowią wartość dla organizacji lub mogą być potrzebne w przyszłości. Wówczas dane kopiowane są na inny nośnik i w przeciwieństwie do tworzenia kopii zapasowej, są one usuwane z pierwotnej lokalizacji. Archiwizacja danych ma służyć ich praktycznemu i długoterminowemu przechowywaniu, a proces ten powinien być przeprowadzany regularnie.

Sprawdź teraz, jak przebiega archiwizacja dokumentów firmy i jak przygotować się do elektronicznej archiwizacji dokumentów.

Kompresja danych – na czym polega?

Skoro wiadomo już, co to jest archiwizacja danych, warto wspomnieć o kompresji. Jest ona bezpośrednio związana z procesem przechowywania informacji i polega na zmianie metody zapisu danych, która pozwala zmniejszyć objętość przechowywanych plików. Dzięki temu dane na nośnikach zawierają te same informacje, a jednocześnie zajmują mniej miejsca niż pliki źródłowe.

Przeczytaj też: Co to jest pamięć masowa i jaką rolę odgrywa w zarządzaniu danymi w firmie?

Archiwizacja i backup danych – jak to rozróżnić?

Backup oznacza tworzenie kopii zapasowych danych operacyjnych, pozwalających na ich szybkie przywrócenie w razie awarii systemu, ataku ransomware lub przypadkowego usunięcia. Archiwizacja odnosi się do długoterminowego przechowywania informacji nieaktywnych, istotnych pod względem prawnym, audytowym czy analitycznym, przechowywanych poza środowiskiem produkcyjnym. W odróżnieniu od kopii zapasowej, archiwum nie służy do codziennego odzyskiwania danych, lecz zabezpiecza przed utratą historycznych zasobów. W praktyce backup wymaga częstej rotacji i automatyzacji procesów, natomiast archiwizacja bazuje na trwałości nośników i integralności metadanych. Rozróżnienie tych mechanizmów pozwala precyzyjnie dobrać narzędzia zabezpieczające i zoptymalizować politykę retencji.

Jakie są rodzaje archiwizacji danych?

Archiwizacja danych obejmuje różnorodne strategie przechowywania informacji nieaktywnych, skoncentrowane na ich długoterminowej ochronie, zgodności z regulacjami oraz łatwym dostępie w razie potrzeby. Dobór odpowiedniego podejścia zależy od charakterystyki danych, wymogów prawnych i dostępnej infrastruktury.

Wśród najczęściej stosowanych metod archiwizacji wyróżnisz m.in. poniższe rozwiązania – każde z nich spełnia inne funkcje i sprawdza się w odmiennych środowiskach:

• archiwizacja pełna – obejmująca całkowite przeniesienie danych z systemów operacyjnych na osobne nośniki (eliminująca zależność od środowiska źródłowego i pozwalająca na kompletne odtworzenie zasobu);
• archiwizacja przyrostowa – rejestrująca jedynie zmiany od ostatniego zapisu (zmniejszająca zużycie zasobów oraz skracająca czas kopiowania, ale wymaga jednak pełnej historii do odtworzenia danych);
• archiwizacja różnicowa – zapisująca zmiany względem ostatniej archiwizacji pełnej (kompromis pomiędzy szybkością przywracania a oszczędnością miejsca);
• archiwizacja ręczna – wykonywana przez użytkownika na żądanie, zazwyczaj przy wykorzystaniu nośników offline np. DVD, dysków zewnętrznych (zalecana w środowiskach o niskiej dynamice danych lub do celów audytowych);
• archiwizacja automatyczna – zaplanowana i uruchamiana cyklicznie przez systemy zarządzania danymi (eliminuje błędy ludzkie i wspiera zgodność z wewnętrznymi politykami);
• archiwizacja hybrydowa – łącząca mechanizmy lokalne i chmurowe w jednym systemie (umożliwia utrzymanie i optymalizację dostępu w zależności od lokalizacji użytkownika);
• archiwizacja do chmury – polega na przesyłaniu danych do środowisk zewnętrznych (odciąża infrastrukturę lokalną i zapewnia skalowalność).

Archiwizacja danych w firmie – zacznij od programu Clean Start

Celem programu Clean Start od firmy Iron Mountain jest przekształcenie Twojego środowiska pracy tak, by zmaksymalizować wartość nieruchomości poprzez usunięcie materiałów zajmujących cenne miejsce. Przeprowadzimy proces oczyszczania powierzchni – zbędne dane zostaną skutecznie zniszczone a te, które chcesz zachować, poddamy archiwizacji. Zajmujemy się również archiwizacją sprzętu biurowego, danych papierowych czy mebli.

Jak to działa?

1. Zespół specjalistów Iron Mountain dokonuje oceny miejsca pracy, wyłaniając obszary wymagające poprawy.
2. Otrzymujesz zestawienie, w którym przedstawiamy możliwości ulepszenia funkcjonowania organizacji.
3. Na podstawie przeprowadzonej oceny sytuacji wspólnie opracowujemy plan porządkowania przestrzeni

Jakie korzyści daje program Clean Start?

• Zniszczenie lub archiwizacja zbędnych zasobów  cyfrowych i fizycznych pozwala zmniejszyć powierzchnię przechowywania. Ta redukcja umożliwia lepsze wykorzystanie przestrzeni biurowej. Powierzchnię można przekształcić w sale konferencyjne lub dodatkowe miejsce do pracy.
• Proces niszczenia przeprowadzamy zgodnie z obowiązującymi przepisami, dlatego nie musisz martwić się o kwestie prawne. Nasi eksperci stale czuwają nad jakością wykonywanej usługi, a procesy regularnie poddawane są kontroli.
• Nośniki danych i dokumentację papierową archiwizujemy w wyspecjalizowanych magazynach, a transport odbywa się z wykorzystaniem przystosowanych do tego samochodów. Na każdym etapie dbamy o zapewnienie bezpieczeństwa informacji Twojej firmy.

Archiwizacja danych w firmie? Zaufaj ekspertom!

Powierzenie obowiązku archiwizacji danych wyspecjalizowanej firmie zewnętrznej niesie za sobą szereg korzyści. Iron Mountain dysponuje zasobami, które pozwolą Twojej organizacji usprawnić zarządzanie informacjami. Oferujemy doradztwo w zakresie zewnętrznego składowania nośników oraz archiwizację w magazynach, które spełniają kluczowe wymogi tego typu obiektów.

W zarządzaniu danymi wykorzystujemy innowacyjne rozwiązania. Dzięki platformie eVault® możesz zarządzać online plikami (w tym metadanymi), a znalezienie informacji odbywa się za pomocą kilku kliknięć.

Sprawdź, dlaczego warto zdecydować się na digitalizację archiwum!

Profesjonalne wsparcie, dzięki któremu usprawnisz procesy w firmie

Specjalizujemy się w zarządzaniu informacjami, ale archiwizacja danych to nie koniec naszych możliwości. Zajmujemy się oceną bieżących procesów, a zespół naszych ekspertów udziela praktycznych porad. Sprawdź nasze rozwiązania, odwiedzając Iron Mountain, i poznaj możliwości, które mogą usprawnić funkcjonowanie Twojej firmy.