Elevate the power of your work
Uzyskaj BEZPŁATNĄ konsultację już dziś!
Innowacyjne rozwiązania technologiczne i organizacyjne, które usprawnią pracę działów kadrowo-płacowych. Sprawdź nasz sposób!
Sprawnie funkcjonujący dział personalny jest jednym z fundamentów dobrze prosperującego przedsiębiorstwa. Efektywność pracowników zależy w dużej mierze od odpowiedniej organizacji obiegu dokumentów w firmie. By zwiększyć wydajność pracy, warto rozważyć wdrożenie automatyzacji procesów w firmie. Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom Klientów, oferujemy sprawdzone rozwiązania technologiczne i organizacyjne.
Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, od 2019 r. przedsiębiorcy mogą prowadzić teczki HR w wersji elektronicznej. Stwarza to nowe możliwości organizacji obiegu dokumentacji w firmie.
Jak usprawnić obieg dokumentów w firmie? Wykorzystaj outsourcing dokumentów firmowych! Sprawdź, jakie niesie za sobą korzyści:
Warto również przytoczyć cytat Michała Ledziona, który stwierdził, że „korzyści płynące z cyfryzacji w kontekście zarządzania dokumentacją są wielowymiarowe i mają bezpośredni wpływ na efektywność, zgodność z regulacjami i jakość współpracy z różnymi interesariuszami.”
Implementując nowoczesne technologie, firmy mogą lepiej dostosować się do zmieniających się wymogów rynkowych i oczekiwań klientów, jednocześnie budując zaufanie wśród potencjalnych Klientów.
Sprawny obieg dokumentów jest ważny w każdej firmie – niezależnie na jej wielkość oraz przyjętych założeń. Doskonałym przykładem implementacji naszego rozwiązania jest modernizacja cyfrowa na uczelni. Jeden z większych uniwersytetów skutecznie ulepszył procesy związane z informacjami o studentach i pracownikach, rezygnując z papieru.
Przełożyło się to na sprawniejsze zarządzanie dokumentacją oraz większą wydajność i likwidację odrębnych systemów obsługi danych, co poskutkowało oszczędnościami. Dzięki temu zarówno studenci, jak i profesorzy mają dostęp do cyfrowego zarządzania wszelkimi procesami za pomocą zbiorczego repozytorium treści, w którym poszczególne informacje wyszukuje się na podstawie prostych słów kluczowych.
Koncepcja Iron Mountain Paperless University pozytywnie oddziałuje również na bezpieczeństwo i zarządzanie treścią – nawet, jeśli lekcje odbywają się na poziomie zdalnym.
Wszystko to przekłada się na oszczędności, które można zainwestować w dodatkowe materiały edukacyjne oraz badania.
Pozbądź się papieru z Iron Moutain: sprawdź, dlaczego dokumenty papierowe i ręczne procesy spowalniają funkcjonowanie uczelni.
W ramach automatyzacji obiegu dokumentów w Twojej firmie proponujemy outsourcing teczki personalnej. Co mamy do zaoferowania?
Outsourcing proponujemy rozpocząć od dokumentów dotyczących nieaktywnych teczek pracowników.
W ramach outsourcingu bieżącej teczki personalnej, po walidacji zgodności, odebraną dokumentację rejestrujemy w systemie archiwizacyjnym. Aktualizujemy zawartość i tworzymy wirtualne teczki HR. Dzięki temu dostęp do dokumentów jest bezproblemowy, możliwy o każdej porze dnia i nocy, niezależnie od lokalizacji.
Digitalizacja teczek HR polega na utworzeniu dokumentacji w formie elektronicznej. Digitalizacja teczek pozwala na szybki dostęp i bieżącą pracę z dokumentacją.
Obieg dokumentów w outsourcingu teczki personalnej przedstawiony w formie graficznej znajdziesz tutaj.
A jeżeli chcesz wiedzieć, jak zarządzać dokumentami w praktyce, zdecyduj się na obejrzenie naszego Webinaru.
Sprawdź już dziś: Zarządzanie dokumentami – jak to robić w praktyce?
Spójne podejście do zarządzania informacjami w firmie jest bardzo istotne pod kątem wydajności biznesowej. Decydując się na kompleksową analizę dokumentów oraz ich cyfryzację i digitalizację, możesz wyprzedzić konkurencję i sprostać wymaganiom nowoczesnego rynku.
Korzystanie z naszych rozwiązań usprawnia strukturę organizacyjną przedsiębiorstwa i sprawia, że zawsze jesteś o krok przed konkurencją. Outsourcing teczek HR realnie wpływa na sytuację biznesową przedsiębiorstw, korzystających z naszych rozwiązań. To co wyróżnia firmę Iron Mountain na rynku, to kompleksowość usługi, która łączy nowoczesną technologię z wykonaniem pracy fizycznej związanej ze skanowaniem, dokładaniem dokumentów do teczek, aktualizacją spisów treści oraz fizycznym wyszukiwaniem teczek. To dzięki tym usługom dział HR może zaoszczędzić do 40%* swego czasu pracy.
Europejskie konsulaty postawiły na zminimalizowanie papieru, stawiając na technologię paperless. Jest to ściśle powiązane z pandemią COVID. Od teraz wszelkie instytucje podchodzą do biznesu świadomie – zabezpieczając swoje dokumenty oraz czyniąc je bardziej dostępnymi dla osób, które powinny być w ich posiadaniu. Dzięki temu praca zdalna nie będzie przeszkodą – pracownicy będą mieli pełne prawo do wykorzystania poszczególnych rozwiązań również w standardach home office.
Sprawdź teraz: Jaka jest motywacja europejskich konsulatów, aby odejść od papieru na rzecz digitalizacji?
Reasumując, podejście paperless jest odpowiednim kierunkiem ku usprawnieniu obiegu dokumentacji. Wiąże się to przede wszystkim z przyspieszeniem procesów, maksymalizacją bezpieczeństwa firmy oraz redukcją kosztów. Przejście na tzw. bezpapierowy system ułatwia także dostęp do informacji oraz archiwizację zbędnych materiałów zgodną z zasadami RODO.
Digitize, store, automate, and unlock the power of your data through the power of automation
Zmień perspektywę. Wprowadź innowacje w swoim biznesie.
Zmień sposób funkcjonowania działu HR
Uzyskaj BEZPŁATNĄ konsultację już dziś!