5 utfordringer i byggebransjen og hvordan digital dokumenthåndtering kan løse dem

Byggeprosjekter er store og komplekse med mange involverte aktører. Det er derfor svært viktig at alle som er involvert i prosjektet, har tilgang til den nyeste informasjonen for å unngå kostbare feil i produksjonen. Intelligent informasjonshåndtering gjør det mulig å automatisere manuelle, tidkrevende oppgaver og gjøre viktig informasjon tilgjengelig for dem som trenger den, uansett hvor i verden de befinner seg. Her ser vi på fem vanlige utfordringer i byggebransjen og hvordan digital dokumenthåndtering løser dem.

1. Dokumenter og filer er lagret på forskjellige lokasjoner

Når dokumenter og filer er lagret på flere forskjellige steder, er det alltid en risiko for at viktig informasjon går tapt og at medarbeidere må bruke tid på å lete etter informasjon før de kan starte på de faktiske oppgavene. Undersøkelser viser at medarbeidere i snitt bruker 1,5 time hver dag på å lete etter spesifikke papirdokumenter – noe som utgjør hele seks uker på et år. Ved å samle all informasjon på ett sentralt sted får du full oversikt over all informasjonen du trenger. Iron Mountains digitale arkiv kan håndtere alt fra CAD-tegninger og prosjektplaner til e-post og kontordokumenter i ett og samme system. Vi kan også integrere AutoCad for å tilby støtte for Xrefs og søk i DWG-filer.

2. Dere trenger tilgang til informasjonen fra byggeplassen

En annen utfordring i byggebransjen er at alle som er involvert i de ulike delene av prosjektet, har behov for å få tilgang til den nyeste informasjonen raskt og enkelt. Hvis dokumenter sendes manuelt mellom ulike parter, er det en risiko for at en endring i prosjektet ikke når frem til prosjektlederen i tide. Dette kan bli kostbart hvis byggeprosjektet gjennomføres på grunnlag av feil dokumentasjon. I et digitalt arkiv arbeider alle parter med én versjon, noe som minimerer risikoen for at ikke alle har tilgang til den nyeste versjonen av et dokument. All informasjon er dessuten tilgjengelig fra mobile enheter som laptop, nettbrett og mobiltelefon, uansett hvor man befinner seg. Dette gjør det enkelt å få tak i den informasjonen du trenger, selv når du er på byggeplassen.

3. Avtaler må godkjennes av flere parter

I et byggeprosjekt må nye avtaler godkjennes fortløpende av flere parter før prosessen kan fortsette. Skulle noen glemme å signere eller hvis avtalen blir borte, risikerer hele prosjektet å stoppe opp, noe som kan få enorme konsekvenser for både tidsplanlegging og budsjett. Med vårt digitale arkiv kan du gjennomgå, godkjenne og e-signere kontrakter og dokumenter fra hvor som helst i verden. Med andre ord kan alle parter i prosjektet godkjenne en avtale i løpet av noen minutter, så dere risikerer dermed ikke å miste verdifull tid.

4. Manuelle arbeidsprosesser tar tid og reduserer effektiviteten

Enkle, repeterende oppgaver er tidkrevende og kan være en bremsekloss i store byggeprosjekter, som ofte har en stram tidsfrist. Ved å automatisere manuelle prosesser kan bedrifter i byggebransjen redusere unødvendige kostnader, effektivisere arbeidet og redusere risikoen for menneskelige feil. Du kan for eksempel automatisere fakturabehandlingen og redusere prosessen fra uker til minutter. Andre vanlige arbeidsoppgaver innen AEC (Architecture, Engineering, Construction) som er egnet for automatisering, er gjennomgang og godkjenning av prosjektplaner, forslag og tekniske tegninger. Når enklere oppgaver blir automatisert, kan de ansatte bruke kompetansen sin der det er behov for den!

5. Alle medarbeidere må følge de samme reglene og retningslinjene for å sikre kvaliteten

En utfordring i byggebransjen er å sikre at alle ansatte følger de samme reglene og retningslinjene, og å sørge for at prosjektet holder en gjennomgående høy kvalitet. Med automatisering kan du unngå å gjenta tidligere feil og redusere risikoen for menneskelige feil som lett kan oppstå under tidspress. Et digitalt arkiv gjør det også enklere å distribuere sikkerhetsrutiner i sanntid, spore læringsoppdrag og motta informasjon om sikkerhetsrapporter i tilfelle en hendelse. På denne måten kan dere være raskt på plass og unngå kostbare feil.

Iron Mountain spesialtilpasser det digitale arkivet for deg

Hos Iron Mountain har vi lang erfaring med og omfattende kunnskap om informasjonshåndtering. Ta kontakt med oss, så kan vi sammen utvikle et digitalt arkiv tilpasset bedriften din. Automatisering og digitalisering er en del av fremtiden og en effektiv måte å løse vanlige utfordringer i byggebransjen på.

Vil du vite mer om hvordan vi kan hjelpe byggefirmaet ditt med automatisering og digitalisering, håper vi du kontakter oss.