Public sector women

En ny æra for digitaliseringen av offentlig forvaltning

Offentlige virksomheter – inkludert kommuner, fylkeskommuner, utdanningsinstitusjoner og helseforetak – står overfor sammensatte utfordringer knyttet til håndtering av fysisk og digital informasjon gjennom hele livssyklusen. Fra oppbevaring og systematisk arkivering til etterlevelse av strenge lovkrav, kan manuelle arbeidsprosesser hemme effektiviteten. Iron Mountain leverer skreddersydde løsninger som effektiviserer hvert steg i dokumentenes livssyklus. Vi automatiserer rutineoppgaver fra opprettelse og sikker arkivering to digitalisering og forskriftsmessig kassasjon. Vi bidrar til at norske kommuner, helseforetak og statlige organer kan modernisere sine arkiver, redusere driftskostnader og oppfylle kravene i Arkivlova og GDPR.

Våre tjenester for offentlig sektor

Arkivering

Offentlige institusjoner håndterer store mengder dokumenter og må forholde seg til et strengt regelverk, blant annet GDPR og Arkivlova. Vi tilbyr arkiveringstjenester som oppfyller alle gjeldende lover og forskrifter, slik at du unngår juridiske og økonomiske konsekvenser som følge av feilaktig håndtering. Ved å oppbevare dokumentene hos oss sikrer du at regelverket blir etterlevd, samtidig som virksomheten kan fokusere på sine kjerneoppgaver. Våre effektive arkiveringstjenester hjelper deg med å strukturere og indeksere store dokumentmengder, slik at du raskt og enkelt finner informasjonen du trenger, enten i fysisk eller digitalt format.

Digital posthåndtering

Offentlige institusjoner håndterer store mengder dokumenter, og må følge strenge regler og forskrifter, blant annet GDPR og arkivloven. Vi tilbyr arkivtjenester som følger alle gjeldende lover og regler, slik at dere unngår juridiske og økonomiske konsekvenser ved feilaktig håndtering. Ved å lagre dokumenter hos oss, sikrer dere at reglene blir overholdt, og dere kan fokusere på bedriftens kjerneoppgaver. Våre effektive arkivtjenester hjelper dere med å organisere og indeksere store dokumentmengder, samtidig som dere raskt og enkelt kan finne informasjonen dere behøver, enten i fysisk eller digitalt format.

Plattform for informasjonsforvaltning

Effektiv informasjonshåndtering er avgjørende for offentlige institusjoner som håndterer sensitiv og omfattende informasjon. Med vår plattform kan dere automatisere manuelle prosesser, noe som frigjør tid og ressurser til mer verdiskapende oppgaver. Systemet vårt har høy sikkerhet og kryptering for å beskytte sensitiv informasjon, samtidig som det er lett tilgjengelig for autoriserte brukere uansett hvor de måtte befinne seg. Dette sikrer enkel og sikker håndtering av informasjon gjennom hele livssyklusen.

Dokumentskanning

Mange offentlige virksomheter står ovenfor utfordringen med å håndtere store mengder gamle og fysiske arkiver. Vår skannetjeneste hjelper dere med å digitalisere dokumenter, slik at de blir lett tilgjengelige samtidig som dere sparer både tid og plass. Ved å skanne og digitalisere papirdokumenter, kan dere effektivisere informasjonshåndteringen og raskt dele viktig informasjon med de som trenger den. Vi tar oss av hele prosessen, fra skanning til digital arkivering. Dermed kan dere fokusere på å tilby tjenester som kommer innbyggere til gode i stedet for å måtte lete etter dokumenter.

Full arkivkontroll og mediekonvertering av muggrammede dokumenter

Gjenvinn kontrollen over offentlige og kommunale arkiver. Vi håndterer helhetlig forvaltning av fysiske dokumenter – fra henting og systematisk registrering til sikker depotlagring. For elektroniske arkiver utnytter vi AI og maskinlæring for effektiv indeksering, noe som sparer fysisk plass og administrative kostnader.

Har du muggsopp i arkivet? Vi berger innholdet!

  • Utfordringen: Fuktskader og muggsopp bryter ned papirets cellulose, ødelegger uerstattelige historiske og juridiske dokumenter, og utgjør en alvorlig helserisiko for de ansatte.
  • Vår løsning: Vann- eller muggskader betyr ikke at informasjonen er tapt. Vi henter ut og berger den viktige informasjonen under strengt kontrollerte betingelser. Slik digitaliseres skadet materiale så innholdet lever videre i trygge, digitale filer.

Prosessen i 3 steg

Photo of woman in a library

Digitalisering i kommunene

Digitalisering i kommunesektoren er av stor betydning, da det effektiviserer de administrative prosessene betraktelig. Bruk av digitale teknologier gjør at innbyggernes henvendelser behandles raskere og at informasjon blir lettere tilgjengelig. Dette styrker innbyggermedvirkningen og sikrer en mer transparent forvaltning. Utfordringene ved digital omstilling i offentlig sektor ligger ofte i teknisk infrastruktur og krav til personvern. Profesjonell gjennomføring gir imidlertid klare fordeler: høyere servicekvalitet, tidsbesparelse for innbyggere og ansatte, samt bedre ressursutnyttelse.

Digitalisering i byer og urbane strøk

Byer har stor nytte av digitalisering gjennom optimalisering av kommunale tjenester og infrastrukturer. Smartby-teknologi muliggjør effektiv trafikkstyring, bærekraftig energiforsyning og god avfallshåndtering. Digitaliseringen bidrar til å møte utfordringer knyttet til urbanisering og klimaendringer. Videre fremmer digitale plattformer samhandling mellom kommunal forvaltning, næringsliv og innbyggere. Personvern og datasikkerhet står helt sentralt her. På lang sikt gjør digitalisering byene mer bærekraftige og levedyktige gjennom optimalisert ressursbruk og økt kostnadseffektivitet.

Abstract photo of hand holding an arrow
Employees looking at data

Digitalisering i statlige myndigheter og organer

Digitalisering i offentlige myndigheter revolusjonerer forvaltningen ved å automatisere arbeidsprosesser og gjøre digitale tjenester tilgjengelige for innbyggerne på nett. Dette forenkler tilgangen til informasjon, noe som er spesielt verdifullt i distriktene. Å ivareta datasikkerhet og personvern er en overordnet prioritet. Digitale løsninger optimaliserer arbeidsflyten, reduserer kostnader og hever kvaliteten på offentlige tjenester. Slik bidrar digitalisering til en modernisert, åpen forvaltning og fremtidsrettet informasjonsforvaltning på alle forvaltningsnivåer.

Enkel informasjonshåndtering med Iron Mountain

Med Iron Mountain som partner for informasjonshåndtering i offentlig sektor, får dere tilgang til en omfattende og sikker løsning som dekker informasjonens livssyklus. Vår lange erfaring og ekspertise på området gjør at vi kan tilby skreddersydde tjenester som oppfyller deres behov og utfordringer.

Med Iron Mountain får dere en sikker partner som forstår de unike behovene i offentlig sektor, og som jobber for å sikre at informasjonshåndteringen deres er både sikker og effektiv. Gjennom våre totalløsninger kan offentlige institusjoner sikre at de følger lovmessige krav, forbedre effektiviteten i informasjonshåndteringen og redusere kostnadene.

Vil du vite mer om informasjonshåndtering for offentlig sektor? Ta gjerne kontakt!

Vi gjør det enkelt å komme i gang.

FAQ

Etter hvert som offentlig sektor moderniserer og faser ut eldre papirarkiver til fordel for kunstig intelligens og automatiserte arbeidsflyter, møter mange virksomheter nye utfordringer innen informasjonsforvaltning. Her er svarene på spørsmålene vi oftest får, og hvordan vi kan bistå.

Hvordan samsvarer digitaliseringstjenestene deres med arkivlova og retningslinjer fra Arkivverket?

Våre arbeidsflyter for skanning, indeksering og mediekonvertering er bygget for å være i samsvar med kravene i arkivforskriften. Vi bistår offentlige virksomheter med å etablere tydelige bevarings- og kassasjonsplaner, og sikrer at metadatastrukturene muliggjør en sømløs overføring til Arkivverket eller interkommunale arkivinstitusjoner (IKA).

Hvordan støtter Iron Mountain forespørsler i henhold til offentleglova (offentlighetsloven)?

Ved å digitalisere eldre papirarkiver og fange opp innkommende post via vårt digitale postmottak (Digital Mailroom), blir dokumentene umiddelbart søkbare i hele nettverket deres. Dette eliminerer manuelle dokumentsøk og gjør det mulig for saksbehandlere å raskt skjerme personopplysninger og besvare innsynskrav innen de lovpålagte fristene.

Er personopplysninger og sensitive innbyggerdata beskyttet i samsvar med kravene fra Datatilsynet?

Ja. All skanning, prosessering og elektronisk lagring følger strengt personopplysningsloven (GDPR). Vårt personell har nødvendig sikkerhetsklarering, og våre anlegg har 24/7 overvåking, streng adgangskontroll og rollebasert tilgangsstyring for å beskytte sensitive kommunale data.

Hva er erstatningsskanning (substituttscanning)?

Erstatningsskanning er prosessen der fysiske dokumenter digitaliseres og deretter kasseres/destrueres etter godkjente rutiner. Dette frigjør fysisk lagringsplass og gjør informasjonen betydelig lettere tilgjengelig og søkbar i digitale arkiver.

Hva bør en kommune gjøre dersom et arkiv blir utsatt for vann- eller muggskader?

Isoler det berørte området umiddelbart og unngå at personell uten verneutstyr kommer i kontakt med materialet på grunn av helserisiko. Iron Mountain tilbyr en akuttjeneste for berging av arkiver: vi henter infiserte dokumenter under sikre forhold, renser, trekker ut og konverterer informasjonen ved hjelp av spesialskannere, leverer digitale filer tilbake til deres virksomhet, og destruerer det infiserte papiret på en trygg og miljøvennlig måte.

Kan Iron Mountain integrere digitaliserte filer direkte i våre fagsystemer (f.eks. Noark-kompatible systemer)?

Ja. Skannede filer og uthentede metadata kan formateres for sømløs import til standard norske fagsystemer og elektroniske arkivsystemer (som Noark-5-kompatible plattformer), noe som sikrer kontinuitet i arbeidsflyten uten manuell datatasting.

Hvorfor er digitalisering viktig i offentlig sektor?

Digitalisering i offentlig sektor gir raskere og mer effektiv saksbehandling, reduserer byråkrati og administrative kostnader, bedrer tilgjengeligheten til offentlige tjenester og øker gjennomsiktigheten og innbyggermedvirkningen.

Hva er målene med digitalisering i offentlig sektor?

Hovedmålene er modernisering og effektivisering av forvaltningen, forbedring av innbyggertjenester, reduksjon av kostnader og ressurser, samt økt innsyn og sporing av forvaltningsvedtak.

Hva menes med digital forvaltning?

Digital forvaltning innebærer overgangen fra analoge til digitale arbeidsprosesseser i offentlig sektor. Det omfatter bruk av informasjonsteknologi for å yte tjenester, optimalisere interne rutiner og skape en mer effektiv og brukervennlig forvaltning.

Hvilke tiltak inngår i digitaliseringen av offentlig forvaltning?

Tiltakene inkluderer innføring av e-arkiv og elektronisk saksbehandling, utvidelse av digitale selvbetjeningsløsninger, etablering av sikre digitale kommunikasjonskanaler, automatisering av interne prosesser samt kompetanseheving blant de ansatte.

Hvordan drar kommuner og fylkeskommuner nytte av digitalisering?

Kommuner og fylkeskommuner oppnår mer effektive arbeidsprosesser, bedre tjenestekvalitet, lavere driftskostnader og økt tilfredshet blant innbyggerne. I tillegg styrkes lokalmiljøets attraktivitet for næringslivet, noe som gir et positivt omdømme og økt verdiskaping.

Kontakt oss